Het belang van pleeggezinnen 

Pleegouders vervullen een belangrijke rol in het leven van een kind. En vooral nu, in tijden van arbeidskrapte, biedt een pleeggezin een extra kans voor jeugdhulporganisaties. Pleeggezinnen zorgen voor een warm en liefdevol thuis, een omgeving die nagenoeg niet na te bootsen is binnen een jeugdhulpinstelling. 

Kijk kritisch naar het aanmeldproces  

Vlak voor de zomer publiceerde Pleegzorg Nederland de Factsheet pleegzorg 2022. Hierin zien we een behoorlijke daling in het aantal geaccepteerde (nieuwe) pleegouders en ook een forse daling in het aantal belangstellenden die informatie hebben aangevraagd. Tegelijkertijd daalt ook het aantal pleegkinderen, maar desondanks blijft er een tekort. Voor zorgaanbieders is het belangrijk om de stap van het aanmelden van pleegouders zo eenvoudig mogelijk te maken. Het laatste wat je wil, is dat een geïnteresseerde mogelijke pleegouder afhaakt vanwege frustratie of onduidelijkheid tijdens het aanmeldproces. 

Wat hierbij kan helpen is om het proces dat een toekomstige pleegouder doorloopt volledig uit te schrijven, digitaal of op een groot papier. Zo kom om je erachter hoe het aanmeldproces op dit moment verloopt en of hier verbeteringen in doorgevoerd kunnen worden. Gaan dingen bijvoorbeeld nog onnodig via papier en de post, of kan dit ook digitaal? Is alle informatie die pleegouders nodig hebben eenvoudig vindbaar en begrijpt men het? Hoeveel tijd neemt het hele proces in beslag, of kan dit sneller?  

Hoe betrek je pleegouders?

Wanneer een pleegouder het aanmeldproces succesvol heeft doorlopen begint het pas echt. Het pleegouderschap heeft een grote impact op het leven van een pleegouder. In veel gevallen vraagt een pleegkind meer van de pleegouders dan andere kinderen. 

Inzage in de behoeftes van pleeggezinnen

Het Nederlands Jeugdinstituut (NJi), Nederlandse Vereniging voor Pleeggezinnen (NVP) en Jeugdzorg Nederland hebben in 2020 een onderzoek gepubliceerd naar de redenen waarom pleegouders stoppen. 

Uit het onderzoek van het NJI blijkt dat de grootste groep mensen dat stopt met het pleegouderschap dit doet vanwege ongewenste omstandigheden, zoals problemen met het zorgsysteem, onvoldoende begeleiding, moeizame samenwerking met professionals, de moeizame relatie met de ouders van het kind, en de problematiek van het pleegkind. Ook kwam hieruit het gebrek aan erkenning en waardering als veelgenoemde reden.  

Vanwege personele, praktische en systeemtechnische uitdagingen komt het geregeld voor dat pleegzorgorganisaties moeite hebben om voldoende aandacht te besteden aan pleegouders. Om pleegouders te betrekken is het belangrijk goed te luisteren naar de behoeftes en wensen. Hiervoor kun je bijvoorbeeld een pleegouderraad oprichten, een centrale – en goed vindbare – (online) locatie openstellen waar pleegouders wensen kunnen doorgeven en natuurlijk in gesprek blijven met de pleeggezinnen. Daarnaast is het belangrijk om pleegouders niet alleen te ondersteunen, maar ze ook te complimenteren voor de ondersteuning die zij bieden. 

Ondersteuning en aandacht is essentieel 

Pleegouders hebben een enorme verantwoordelijkheid. Zij nemen kinderen die even niet meer thuis kunnen wonen op in hun gezin. Support, begeleiding en samenwerking met de pleegzorgorganisatie en andere pleegouders is belangrijk voor hen. Er is vanuit pleeggezinnen behoefte aan eenvoudige en gebruiksvriendelijke processen, zodat zij zich kunnen focussen op het ondersteunen van hun pleegkind(eren). 

Pleegouders willen graag op de hoogte gehouden worden over de afspraken rondom de hulpverlening en begeleiding van hun pleegkind. Verslaglegging door pleegouders en pleegzorgbegeleider (en eventueel een betrokken gedragswetenschapper) moet eenvoudig mogelijk zijn. Transparante communicatie is niet alleen belangrijk voor pleegouders, maar ook voor pleegzorgbegeleiders. Dit kan gaan om zaken zoals de frequentie van de gemaakte afspraken met de pleegzorgouder(s), communicatie tussen pleegouder en pleegzorg organisatie en een eenduidige methode van documenteren. Hierdoor is het voor pleegzorgbegeleiders duidelijk wat de wederzijdse verwachtingen zijn om voor begeleiding op maat. 

In veel gevallen schakelen pleegouders pas hulp in op het moment dat er een crisissituatie is (of bijna ontstaat). Op zo’n moment wil je dat het zo eenvoudig mogelijk is voor een pleegouder om hup in te schakelen en niet allerlei formulieren en vragenlijsten moeten invullen voordat zij zich gehoord voelen. 

Digitalisering van het pleegzorgproces 

In de ideale situatie kan het betrokken netwerk rondom het kind informatie in een cliëntportaal (mits de ouder of voogd van het kind hiermee akkoord is gegaan) toevoegen of inzien. Hierdoor zijn alle betrokkenen op de hoogte van de omstandigheden en de voortgang van het kind. Uit het jaarlijkse jeugdhulp marktonderzoek van M&I Partners blijkt dat veel jeugd- en pleegzorgaanbieders op dit moment nog weinig gebruikmaakt van de digitale mogelijkheden zoals een cliënt- of (pleeg)ouderportaal.

De inzet van een cliënt- of e-healthportaal biedt kansen om op een eenvoudige manier (digitaal) uit te vragen hoe het met het kind en pleegouders gaat, waaraan ze, gezamenlijk of apart, willen werken ten behoeve van de behandeling. Hiervoor kan bijvoorbeeld een emotiedagboek worden ingezet.

Wil je weten welke functionaliteiten in een ECD belangrijk zijn voor een efficiënt pleegzorgproces? Lees dan ons whitepaper ‘Hoe een ECD het pleegzorgproces ondersteunt’. Wij denken graag met je mee om de mogelijkheden om het pleegzorgproces verder te optimaliseren. 

Samen met een aantal Medicore consultants, waaronder Duncan Vermeer, onderzocht Carola waar zij na de invoering van het ZPM de software en processen zo konden optimaliseren dat er sneller, meer en beter inzicht zou komen. De ‘Rondrekenrapportage ZPM’ is daar één van de uitkomsten van.

Rondrekenrapportage ZPM

“De Rondrekenrapportage ZPM brengt onder meer informatie over consulten, het facturatieproces, onderhanden werk en uitval samen in één rapportage waardoor je sneller een breder inzicht krijgt in het financiële plaatje,” legt Duncan Vermeer, Medicore consultant bij Tenzinger, uit. “Voorheen moest ik verschillende rapportages handmatig samenvoegen in Excel, wat veel tijd kost. Maar met de nieuwe rapportage kan ik snel de omzet bepalen zonder meerdere rapportages aan elkaar te hoeven koppelen. Dit maakt het bijvoorbeeld makkelijker om het omzetplafond per koepel van zorgverzekeraars te bewaken,” vertelt Carola. “Hoewel het even zoeken was voordat we de juiste combinatie van rapportages en data vonden, is alles nu geïntegreerd in de nieuwe rapportage. Hierdoor kunnen alle contractafspraken worden bewaakt en kan de omzet in één keer in de boekhouding worden verwerkt.”

Vecozo koppeling

Ook de koppeling met Vecozo bespaart veel handmatig werk. Deze koppeling maakt het mogelijk om met één druk op de knop facturen aan te leveren bij Vecozo en de retourinformatie – de beoordeling van de factuur – van Vecozo in te lezen in Medicore. “Eerder moest ik onze facturen in batches downloaden vanuit Medicore en daarna uploaden naar Vecozo. En daarna de retourinformatie downloaden vanuit Vecozo en uploaden in Medicore. Dat waren natuurlijk heel veel stappen, die veel schaarse tijd kostten. Nu gaat dat met één druk op de knop automatisch.” Duncan voegt er aan toe dat het behalve sneller, ook minder foutgevoelig is.

Naast de genoemde verbeteringen, werken Ready for Change en Medicore ook aan het optimaliseren van enkele formulieren en brieven. “Deze aanpassingen variëren van kleine tot uitgebreidere veranderingen en passen in de weg die we samen zijn ingeslagen,” vertelt Carola. Duncan herkent Carola daar helemaal in. “Ze denkt altijd een paar stappen vooruit en gaat steeds heel pragmatisch en doelgericht aan de slag om verbeteringen door te voeren die bijdragen aan het verhogen van de efficiëntie.”

Over Ready for Change

Ready for Change is een zorgorganisatie voor gespecialiseerde ambulante verslavingszorg (S-GGZ), gespecialiseerd in de behandeling van verslaving (alcohol, drugs en/of gokken) en aan verslaving gerelateerde angst- en stemmingsstoornissen.

Het begint al met de ogenschijnlijk simpele vraag hoe je inzicht krijgt in je (regionale) wachtlijsten. Realtime wachtlijstdata ontbreekt vaak en zonder deze data is er geen inzicht en daardoor kan er onvoldoende gestuurd worden. De praktijk laat zien dat er veel ‘onnodige’ administratieve handelingen verricht worden, zoals het bijhouden van eigen Excel lijstjes die niet gedeeld worden tussen verwijzers en zorgaanbieders. Iedereen probeert naar eer en geweten te handelen en deze wachtlijsten zo goed als mogelijk aan te pakken. Maar er ontstaat onvermijdelijk ruis tussen zorgaanbieders en verwijzers vanwege het handmatig bijhouden van wachtlijstinformatie. Daarnaast blijft het tijdrovend en foutgevoelig om handmatig al die data te verzamelen en actueel te houden in Excel. En, het voldoet niet aan de privacy wetgeving, want je kunt het wel afschermen met rollen en rechten wie wat mag zien, maar in de praktijk gebeurt dit weinig.

Kortom, het is een enorm karwei om in Excel je wachtlijstinformatie bij te houden en daarmee tot enigszins betrouwbare stuurinformatie te komen. Hoe maak je dit makkelijker?

Welke knelpunten ervaren zorgaanbieders met wachtlijstdata?

Om deze vraag te beantwoorden, moeten we drie knelpunten overwinnen die het belemmeren goede stuurinformatie te krijgen uit wachtlijstdata. Deze knelpunten zijn:

• Er is geen realtime inzicht in de wachtlijsten is. Zonder extra hulpmiddelen is het namelijk een onmogelijk karwei om deze gegevens automatisch uit meerdere bronnen te halen. Als je bijvoorbeeld met meerdere zorgorganisaties samenwerkt, dan moet de data voor wachtlijsten uit meerdere ECD’s (of andere bronnen) komen. Om dat samen te brengen is ontzettend complex. Ook binnen een zorgorganisatie is vaak wachtlijstinformatie al gefragmenteerd geregistreerd. Elke locatie of afdeling heeft vaak een eigen wachtlijst, en vaak ook nog eens in een Excel lijstje in plaats van vanuit het ECD.
• Het tweede knelpunt brengt ons bij de vraag hoe moet worden omgegaan met jongeren die op meerdere wachtlijsten staan bij meerdere jeugdzorgaanbieders. Jongeren die zich bij meerdere zorgaanbieders aanmelden, komen automatisch op meerdere wachtlijsten te staan zonder dat jeugdzorgaanbieders onderling dit van elkaar weten, laat staan een gemeente. Dit vertroebelt het zicht en blokkeert daardoor een gemeenschappelijke aanpak om wachttijden te verkorten.
• Knelpunt drie betreft het onderling uitwisselen van wachtlijstgegevens. Tot nu toe is het voor alle partijen onbegonnen werk om op basis van juiste, gemeenschappelijke informatie samen te werken. Onvoldoende standaardisering van informatie (bijvoorbeeld gemeenschappelijke definities van wachtlijsten/wachttijden), het (onvermijdelijke) gebruik van verschillende informatiesystemen (zoals ECD’s) en het ontbreken van een platform waarop deze informatie gebundeld en gedeeld kan worden; het zijn allemaal factoren die hobbels vormen bij regionale samenwerking rondom wachtlijsten. Vaak worden bijvoorbeeld ook appels met peren opgeteld, zoals cliënten voor interne wachtlijst versus een externe wachtlijst (nieuwe cliënten). Zie dan maar eens je krachten te bundelen als er onvoldoende gemeenschappelijke informatie is om een beslissing over te nemen. Wat kun je doen om deze problemen op te lossen?

Drie tips om je wachtlijstdata te verbeteren en meer inzicht te krijgen

Om inzicht te krijgen in je wachtlijstdata en om de kwaliteit van deze (wachtlijst)data te verbeteren kun je aan een aantal knoppen draaien. Een belangrijke randvoorwaarde is dat het versterken van je stuurinformatie en processen alleen goed werkt als je datakwaliteit voldoende op orde is. Deze knoppen zijn:

Creëer een goede data-infrastructuur
Een goede data-infrastructuur is essentieel om informatie uit te wisselen tussen zorgorganisaties. Zowel voor je eigen zorgorganisatie als in samenwerkingsverbanden is het belangrijk dat je een goede data-infrastructuur neerzet waarbij de wachtlijstinformatie (bijvoorbeeld cliëntgegevens en aanmeldinformatie) kan uitwisselen met betrokken partijen, zodat dit niet meer handmatig per mail (of post) verstuurd hoeft te worden. Een centraal dataplatform kan hiervoor uitkomst bieden.

Wissel regionaal data uit door middel van een dataplatform
Met een centraal dataplatform kun je realtime inzicht krijgen in je wachtlijstinformatie en deze informatie snel en makkelijk delen met andere stakeholders. Als je dit regionaal organiseert met andere zorgaanbieders, dan heeft dat – ook al is het heel complex – grote meerwaarde voor een jongere en behandelaar. Denk bijvoorbeeld aan het kunnen voorspellen van een piek in behoeften aan een bepaalde therapievorm. Of bijvoorbeeld aan het effectief inzetten van vroegtijdige interventies om escalatie te voorkomen. Door te analyseren waar de grootste behoeften liggen en welke interventies het meest effectief zijn, openen zich nieuwe deuren voor verbeterde capaciteitsplanning, betere samenwerking met andere jeugdzorgaanbieders en betere preventie. Hierdoor kunnen jongeren beter en sneller de zorg krijgen die ze nodig hebben, waardoor de wachttijden kunnen dalen.

Gebruik standaarden
Belangrijk punt om te vermelden is dat je moet werken met standaarden, zoals overeenstemming in definities van wachtlijsten en wachttijden en bestaande technieken om informatie te kunnen uitwisselen. Zo hoef je niet voor elke stap opnieuw het wiel uit te vinden. Als je vervolgens de data-infrastructuur op orde hebt, kun je mooie stappen zetten om datagedreven werken te gaan werken!

Welke stakeholders zijn er binnen de jeugdzorg en wat is hun rol?

In het jeugdzorglandschap hebben we de volgende stakeholders:

• Verwijzers: Dit zijn de maatschappelijke organisaties zoals huisartsen, buurtteams, Ouder- en Kind-teams, maar ook gecertificeerde instellingen die jongeren mogen doorverwijzen naar (hoog)specialistische jeugdzorg. Als een jongere behoefte heeft aan specialistische jeugdhulp, dan komt deze eerst bij een verwijzer terecht voor een eerste inventarisatie van de zorgvraag. Daarna wordt de jongere verwezen naar het aanmeldloket van de desbetreffende specialistische aanbieder.
• Jeugdbeschermers: Zij begeleiden jongeren in hun zorgreis, op het moment dat ouders daar niet toe in staat zijn. Zij werken vaak voor een gecertificeerde instelling, die een jongere mag doorverwijzen naar een zorgaanbieder. Jeugdbeschermers kijken wat in het belang is van de jongere en zijn ondersteunend aan een gezin. Of ze zijn het eerste aanspreekpunt indien het gezag onder hun verantwoordelijkheid valt.
• Jongere: Dit is de centrale persoon waar het allemaal omdraait. In steeds meer situaties draait het om een probleem in de gezinssituatie, waardoor de jongere behoefte heeft aan zorg.
• Zorgaanbieder: Dit is de partij die op basis van een indicatie zorg mag leveren aan een jongere.
• Financier: Dat is de verantwoordelijke gemeente die betaalt voor de geleverde zorg, op basis van een afgegeven toewijzing.

De verwijzer

Verwijzers ervaren in het huidige systeem van verwijzen diverse knelpunten, waardoor ze een hoge werkdruk en administratielast ervaren. Zo vindt er veel communicatie op dit moment nog per e-mail, telefonisch of soms zelf per fax plaats. Dit is dan niet altijd een veilige wijze van communiceren conform de AVG. Daarnaast ondervinden verwijzers dat ze onvoldoende (realtime) inzicht hebben in het beschikbare zorgaanbod. Een belangrijke behoefte van verwijzers ligt in inzicht krijgen in wachttijden en het aanbod van zorgaanbieders.

De jeugdbeschermers

Jeugdbeschermers werken voor een gecertificeerde instelling, en begeleiden jongeren in hun zorgtraject op het moment dat ouders daar niet toe in staat zijn. Zij ervaren een zware administratieve last in het proces van verwijzen en begeleiden van jongeren naar de juiste zorg. Naast het gegeven dat er veel communicatie per e-mail en telefonisch plaatsvindt, moeten zij vaak ook veel en vaak uitgebreide rapportages schrijven (wat kan oplopen tot 27 pagina’s), wat logischerwijs leidt tot een hoge administratielast. Als zij inzicht zouden hebben in de wachtlijsten, dan kan daarmee de administratieve lasten al flink verlaagd worden. De behoefte van jeugdbeschermers is inzicht krijgen in de wachttijden en een substantiële verlaging van de administratieve lasten.

De jongeren

Jongeren ervaren lange wachttijden, zonder dat er duidelijk perspectief is op welk termijn zij kunnen starten met hun zorgtraject. Daarnaast ligt de oorzaak van een zorgvraag vaak binnen de gezinssituatie of sociale omgeving van een jongere, en niet zozeer op de jongere zelf. Naar mate de digitale mogelijkheden binnen de zorg exponentieel toenemen, groeit de behoefte van jongeren (en hun familie, sociale omgeving) om inzicht en regie te krijgen op hun eigen zorgproces. Idealiter zouden zij daar zelf ook nog op willen sturen. Gezien de groep met betrokkenen relatief groot is, wordt het goed afschermen en beheren van clientinformatie steeds belangrijker. Daarbij is het belangrijk dat de juiste toestemming wordt gegeven, voor wie wat mag zien. Al met al is de behoefte van jongeren om regie en inzicht op hun eigen zorgproces te krijgen.

De zorgaanbieders

Bij zorgaanbieders zitten de eerste knelpunten in het aanmeldingsproces. Hierin zijn de rode vlaggen vaak niet herkenbaar of worden deze te laat gesignaleerd. Daarnaast zorgt de AVG-regeling ervoor dat bij gegevensuitwisseling de zorgaanbieders beperkte informatie van de jongere mogen ontvangen en inzien tijdens de wachttijd. De zorgaanbieders hebben hierdoor niet altijd een heldere zorgvraag in beeld. Dit brengt het risico met zich mee dat de jongere niet voor de juiste behandeling op de wachtlijst staat en lastiger aansluitende ondersteuning kan ontvangen tijdens het wachtproces. Jongeren met complexe problematiek worden überhaupt minder snel aangenomen, omdat er vooraf onzekerheid is of de financiering voor deze zorg gaat rondkomen. Bij de jongeren die al in zorg zijn, is de uitstroom laag. Dat zorgt voor ophoping in de zorgketen en weinig ruimte voor nieuwe instroom. Vanuit deze ervaren knelpunten is er bij zorgaanbieders de behoefte aan meer inzicht in data van wachtlijsten, inzicht in de door- en uitstroom processen en de knelpunten binnen deze processen.

De financier

De financiers (gemeenten) hebben geen of weinig inzicht in de wachtlijsten van zorgaanbieders en beperkt inzicht in de zorgvraag in de regio. Er vindt ook weinig (wachtlijst)informatie-uitwisseling plaats tussen zorgaanbieders en gemeenten. Door gebrek aan inzichten en gegevensuitwisseling kan er niet gestuurd worden op het verdelen van de druk over de zorgaanbieders en de jongere hiermee sneller passende zorg te kunnen bieden in de regio. Vanuit de financier is er behoefte aan inzicht in wachtlijsten van zorgaanbieders.

Wat is er nodig om samenwerking en gegevensuitwisseling te stimuleren?

De meeste knelpunten ontstaan door te weinig inzicht en beperkte gegevensuitwisseling. Daarom is er genoeg ruimte voor optimaliseren van de samenwerking tussen verschillende instanties en (zorg)organisaties. Dit zorgt voor een optimale inzet van het beschikbare zorgaanbod, door bijvoorbeeld de mogelijkheid om de juiste match te maken tussen zorgvraag, behandeling bij een organisatie en mogelijk lagere wachttijd. Om de wachtlijsten en wachttijden inzichtelijk te maken en gericht te kunnen sturen op verbeteringen van knelpunten, zal er een data oplossing in moeten worden gezet die gegevensuitwisseling, AVG-proof, mogelijk maakt.