Klantverhaal28 sep 2019

Klantverhaal

Centiv tevreden over implementatie Medicore

In de zomer van 2017 stapte Centiv over op het Medicore ECD van Tenzinger. Wouter Hoge, directeur Centiv, is zeer tevreden over de implementatie van Medicore door Tenzinger. Voor de totale beleving, vanaf de ondertekening van het contract tot de live-gang geeft hij Tenzinger als eindcijfer een 9! Een resultaat van inbedden, betrokkenheid en een lerende organisatie.

Centiv werd als dochteronderneming van Vincent van Gogh een steeds meer zelfstandig opererende instelling. Hierbij hoort ook zelf de beslissing maken voor de keuze van een nieuw ECD. Wouter Hoge vertelt: “We zijn een ECD-selectietraject gestart, omdat het ECD dat Vincent van Gogh gebruikt niet voldoende geschikt is voor de basis-GGZ die wij leveren. Het beheer was lastig en het doorvoeren van uitzonderingen duurde soms lang. Centiv wil de beste zorg leveren, goed georganiseerd zijn en onze medewerkers moeten plezier hebben in hun werk. Een goed werkend ECD, waar onze medewerkers achter staan, draagt hieraan bij. De behandelaren zijn daarom betrokken in het ECD-selectietraject. Zij namen hun eigen ervaringen met de verschillende pakketten mee en hebben in hun netwerk gevraagd naar goede partijen. Hieruit is de keuze op Medicore gevallen.”

“We zochten een ECD-leverancier die niet alleen een gebruiksvriendelijk ECD heeft, maar ook een gedegen plan heeft voor implementatie.”

Wat Centiv aansprak aan Medicore is de gebruiksvriendelijkheid en de flexibiliteit in de inrichting. Wouter Hoge vervolgt: “Usability is heel belangrijk. Medicore werkt relatief logisch. Daarnaast is Medicore is goed aan te passen aan onze wensen. Het beheer, zoals het aanpassen van brieven, kunnen we zelf.”

Een duidelijk projectplan

Wouter Hoge vertelt: “Wij zijn geen projectorganisatie. We zochten een ECD-leverancier die niet alleen een gebruiksvriendelijk ECD heeft, maar ook een gedegen plan heeft voor implementatie, zodat wij hierin mee konden draaien. Tenzinger werkt projectmatig, maar met veel flexibiliteit. Er zat genoeg marge in de planning voor het oplossen van onverwachte problemen. Tussentijdse deadlines schoven wel eens op, maar de einddeadline is gehaald.”

Tenzinger start iedere implementatie met een kick-off meeting. Tijdens deze meeting stelt de Tenzinger projectmanager samen met de opdrachtgever de doelen en gewenste implementatie-aanpak vast. Op basis van de gewenste doelen in inrichting van Medicore, maakt de projectmanager van Tenzinger de planning voor de implementatie. Samen met de opdrachtgever stelt de Tenzinger projectmanager een projectteam samen. Tenzinger vindt draagvlak en commitment van de behandelaren, ondersteunende medewerkers en management cruciaal. Betrokkenheid en beschikbaarheid van het projectteam gedurende de implementatie en beslisvaardigheid van het management en het bestuur dragen bij aan een succesvolle implementatie.

Implementatie op basis van Prince 2

Wouter Hoge vervolgt: “Tenzinger gebruikt voor een implementatie de Prince2 methodiek. Hiermee heeft Tenzinger het implementatieproject goed en volgens vooraf afgesproken planning uitgevoerd. Maar bij Prince2 moet je wel weten welke onderdelen je wel en niet moet gebruiken, dat weet Tenzinger goed.”

Tenzinger een implementatie-aanpak ontwikkeld die toepasbaar is op iedere vorm en omvang organisatie.

Tenzinger heeft Prince 2 geïntegreerd in de integrale implementatie-aanpak. Op basis van jarenlange ervaringen met implementaties heeft Tenzinger een aanpak ontwikkeld die toepasbaar is op iedere vorm en omvang organisatie. Na iedere implementatie scherpt Tenzinger de methodiek verder aan met behulp van geleerde lessen uit projecten. De gecertificeerde Tenzinger projectmanager weet welk type implementatie past wij welke organisatie.

Gestructureerde overdacht

Onderdeel van de implementatie is het optuigen en inbedden van de beheerorganisatie. Tenzinger bespreekt samen met de opdrachtgever wie de key-users zijn en zorgt ervoor dat deze key-users goed getraind zijn in het beheer en gebruik van Medicore. Daarnaast maken de key-users kennis met de Customer Services afdeling bij Tenzinger. De projectmanager zorgt voor een goed gestructureerde overdracht naar de accountmanager en Customer Services, zodat ook na de implementatie de uitstekende service is gewaarborgd.

Betrokkenheid na implementatie

Na de implementatie blijft Tenzinger betrokken bij de instelling. Ook Wouter Hoge heeft dit zo ervaren. “Direct na livegang was de ondersteuning ook goed. De projectleden vanuit Tenzinger hebben zelfs een tijdje in onze appgroep met behandelaren en medewerkers gezeten. Het was prettig dat Tenzinger de vragen direct zelf beantwoorde in plaats van dat collega’s onderling eruit probeerden te komen. Alle verandering is lastig. Het gevoel direct met de leverancier te kunnen praten geeft een goede binding. Het gevoel het samen te doen. Dat is cruciaal in het accepteren van een nieuwe applicatie.”

“Direct contact met de leverancier, ook na de implementatie, geeft een goede binding.”

Wouter Hoge vervolgt: “Wat ik ook erg prettig vond, was de evaluatie achteraf. Niet het is opgeleverd, dus klaar. Zaken worden vastgelegd en ‘lessons learned’ worden meegenomen. Tenzinger wil graag leren van haar successen, maar ook van zaken die beter hadden gekund. Bij nieuwe implementaties nemen ze deze ervaringen mee.”

Tenzinger ook een goede kennispartner

Tenzinger is naast ECD-leverancier ook een goede kennispartner voor Centiv. De Tenzinger consultants hebben niet alleen kennis van het ECD, maar ook van de markt en de uitdagingen die er spelen op gebied van bedrijfsvoering en zorgprocessen. Wouter Hoge vertelt: “We zijn bezig met zelfsturing, onze medewerkers meer verantwoordelijkheid en controle geven. Wellbee past hier goed bij. Daarnaast zijn wij al veel bezig met de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en de gevolgen die de nieuwe wet gaat hebben. Tenzinger is hier ook druk mee bezig, dat is goed om te merken. En wat me na livegang positief is opgevallen, is dat Tenzinger snel reageert als er iets mis gaat. Het is een webbased ECD, fouten worden relatief snel opgelost.”

Over Centiv

Centiv is een zelfstandige dochteronderneming van Vincent van Gogh GGZ en levert kwalitatief hoogwaardige zorg binnen de Basis GGZ, vanuit 16 locaties in Noord-Midden Limburg en Oost Brabant. Op iedere locatie wordt gewerkt met kleine teams die hun eigen lokale inbedding en stijl kennen. Cliënten met zowel milde tot matige psychische, psychiatrische als verslavingsproblemen kunnen bij Centiv terecht voor behandeling. Centiv is laagdrempelig en levert zorg bij de cliënt in de buurt, staat voor persoonlijke aandacht en heeft ervaren behandelaren in dienst die oplossingsgericht werken volgens bewezen behandelmethoden.

Ook interessant

Whitepaper10 nov 2022

Meer tijd voor zorg met slimme signaleringen

In deze whitepaper gaan we dieper in op hoe je je ECD volautomatisch signalen kunt laten genereren op basis van zorginhoudelijke triggers.
Lees meer +
Opname18 okt 2022

Opname | Op weg naar een succesvolle verandering

Wat zijn randvoorwaarden voor succesvol verandermanagement in de zorg? In ieder geval een cultuur waar de veranderbereidheid groot is.
Lees meer +
Whitepaper10 okt 2022

Whitepaper hoe implementeer je een ECD

De overstap naar een nieuw ECD is een ingrijpende verandering voor processen binnen een zorginstelling. In dit whitepaper lees je over onze implementatiemethodiek.
Lees meer +

Schrijf je in voor onze nieuwsbrief

Zo ben jij elke maand op de hoogte van de laatste ontwikkelingen in de zorg!