De laatste release (2.4) van iJW en iWMO lijkt nog maar net achter de rug of de volgende staat al klaar. De overgang naar 3.0 wordt aangeduid als een major release. Deze release heeft een grote impact op de technische en functionele processen in jouw zorgorganisatie. Daarom zal deze release ook live gaan per 1 januari 2021 in plaats van, zoals normaliter, per april.
In deze publicatie nemen wij je mee in de wijzigingen die voortkomen uit de release 3.0 voor de iWMO en iJW.
Het onderdeel beschikking is in de nieuwste release verwijderd. Alhoewel ze nog wel in een verzoek om toewijzing kunnen worden meegestuurd. Daarentegen is het toewijzingsnummer verplicht geworden. Het beschikkingsnummer verwijst eigenlijk naar de papieren beschikking vanuit de gemeente. Nu blijkt in de praktijk dat dit niet één op één wordt overgenomen.
Daarom is er besloten deze relatie los te laten en het toewijzingsnummer meer van belang te maken. Door een uniek toewijzingsnummers verplicht te maken kan er bij een verzoek om wijziging naar verwezen worden. Het is in de praktijk vaak dat er voor elk product een nieuwe beschikking met nieuw toewijzingsnummer wordt toegestuurd. Wanneer een beschikking afloopt wordt deze gestopt en weer een nieuwe aangemaakt. Deze beschikkingen worden dan ook doormiddel van een stopbericht gestopt, terwijl het eigenlijk geen stop is. Door middel van het verplicht stellen van een uniek toewijzingsnummer kunnen in het vervolg verlengingen makkelijker worden toegestuurd en hoeven er geen onnodige start- en stopberichten gestuurd te worden.
De gemeenten zijn in de lead als het gaat om deze wijzigingen. Zij moeten controleren of zij voor elke cliënt een uniek toewijzingsnummer hebben. Indien dit niet het geval is, moeten zij de oude toewijzing per 31-12-2020 beëindigen en een nieuwe toesturen met als startdatum 01-01-2021. Deze nieuwe JW301’s zullen dan alle toewijzingen in één bericht bevatten.
Bij een verlenging of wijziging is het van belang dat alle toewijzingen worden meegenomen in de berichten. Denk hierbij aan de werkwijze van de WLZ als het gaat om een AAT.
Op dit moment is een verzoek om wijziging niet mogelijk via het berichtenverkeer en moet er alsnog buiten het berichtenverkeer om gecommuniceerd worden met de gemeenten. Vanaf de 3.0 is het mogelijk om via het berichtenverkeer door middel van een Verzoek om Wijziging (VOW) te communiceren. In dit bericht vermeldt de zorgaanbieder alle gewenste zorg. Zoals hierboven al vermeld is; het is vanaf de nieuwe release belangrijk dat alle zorg in één bericht wordt meegenomen. De gemeente kan dit dan toewijzen of afwijzen door middel van een antwoord- bericht (JW319).
Het antwoorden van de VOW wordt gelijkgetrokken met de antwoorden van de VOT. Indien de gemeenten niet binnen 5 werkdagen een antwoord heeft op de VOW, kunnen zij dit bericht beantwoorden met dat zij nog onderzoek gaan doen. Dan hebben zij maximaal 8 weken de tijd om alsnog te antwoorden. Een VOW bevat altijd reverentie Aanbieder. De gemeente zal dit ook gebruiken in haar antwoorden, waardoor de aanbieder het kan koppelen aan het aangevraagde product.
Er ligt binnen het sociaal domein al langer het verzoek om de complexiteit en diversiteit te verminderen. Vanuit deze wens is er besloten om vanaf 2021 een aantal wijzigingen in facturatie- of declaratieproces aan te passen. Hieronder zetten we deze wijzigingen op een rij.
Er zijn een aantal zaken die aandacht vragen van zorgaanbieders tijdens de overgang naar het nieuwe declaratieproces. Deze hebben we hieronder op een rijtje gezet.
Nee, dat hoeft gelukkig niet. De huidige facturatieberichten blijven nog wel beschikbaar voor prestaties die in 2020 of daarvoor zijn geleverd. Bepaalde doorlopende toewijzingen dienen (zoals per 4-weken, per jaar) dienen te worden omgezet naar de nieuwe standaard (declaratie per maand). Voor aspecifieke toewijzingen mag een budget worden toegekend voor een toewijzingsperiode, maar mag de omvang van deze inzet niet langer worden gespecificeerd.
Het administratief stoppen van de zorg kan zowel vanuit de gemeenten als vanuit de zorgaanbieder. Belangrijk hierbij is te weten wanneer je welke berichten moet sturen.
Eerder zou het woonplaatsbeginsel van start gaan per 1 januari 2021, dit is door omstandigheden met een jaar uitgesteld.
Lees ook: het woonplaatsbeginsel op weg naar verbetering
Het woonplaatsbeginsel gaat wel meegenomen worden in het berichtenverkeer. Dit betekent dat gemeenten een verzoek om toewijzing kunnen afkeuren met de reden dat zij niet de verantwoordelijke gemeenten zijn. In ditzelfde bericht kunnen zij de gemeente die wel verantwoordelijk is benoemen. Hierdoor weet de aanbieder bij welke gemeente hij dan wel moet zijn.