Een audit geeft altijd een gezonde spanning, vindt Hans Ockels, operationeel manager en optometrist bij OMC HanzeKliniek. En dat gold dus ook voor de VIPP A2 audit die de organisatie kreeg. “Ook al hadden we de A1 al gehad bij dezelfde auditor en hadden we vertrouwen in de uitkomst van deze tweede audit”, zegt hij. “De structuur die deze auditor had geboden voor de werkwijze gaf ons een handvat om dit goed voor te bereiden. De formele uitslag is inmiddels binnen, we zijn ook voor VIPP A2 geslaagd!”
Medicore ondersteunt OMC HanzeKliniek in VIPP-traject
Goede stappen gezet
OMC HanzeKliniek heeft met het slagen voor de VIPP A2 audit dus zijn VIPP-doelstellingen behaald. En het belang daarvan moet volgens Ockels niet worden onderschat. Hij vertelt: ‘’Patiënten willen online met ons kunnen communiceren en willen dat hun gegevens via wellbee beschikbaar zijn. Voor ons is het dus belangrijk om dat te kunnen bieden en dat we positief uit die tweede audit zijn gekomen laat zien dat we hierin de juiste stappen zetten. Niet dat we daarmee nu klaar zijn overigens, want we willen verder. Op termijn willen we patiënten ook digitaal vragenlijsten voorleggen ter voorbereiding op hun consult en hen voorleggen aan welke dingen ze moeten denken als ze op consult komen. Een andere vervolgstap is als professionals onderling tot eenheid van taal te komen in data-uitwisseling. De overheidssubsidie die hiervoor beschikbaar is gesteld, is een goede prikkel om hiermee aan de slag te gaan.”
De uitdaging
Het doorlopen van het VIPP-traject en het voorbereiden van de VIPP A2 audit bleek meer werk dan Ockels vooraf had ingeschat. “De grootste uitdaging was het feit dat wij met twee ECD’s werken”, vertelt hij. “We werken met het ECD van Medicore voor patiëntgegevens, agenda, correspondentie en zorggegevens voor de facturatie en het systeem van IFA voor het medisch dossier. Die moesten bij elkaar komen en we hebben gemerkt hoe lastig het kan zijn om twee partijen binnen de deadline die het VIPP-traject stelt steeds bij elkaar te houden.
Medicore heeft zich daarin echt in positieve zin onderscheiden. Het faciliteert de portal waarin alle informatie moest worden ontsloten en maakte daarin ook de vertaalslag van de data van het IFA systeem. Bovendien is het goed thuis in de ontwikkelingen in wet- en regelgeving waarmee in een VIPP-traject ook rekening moet worden gehouden. Sophie Brouwer, consultant bij Medicore, heeft zich hierbij voor mij bewezen als een heel waardevolle contactpersoon. Zij gaf me het vertrouwen dat het proces inhoudelijk kon gaan slagen.”
Zorginformatiebouwstenen (ZIB’s)
Wat die wet- en regelgeving betreft: het VIPP-traject kent 26 zorginformatiebouwstenen (ZIB’s), waarbij de organisatie moet aangeven welke wel en niet voor hem van toepassing zijn. Ockels: “Dat is opgedeeld in blokken waarin de formats heel gedetailleerd zijn en waarin ook nog wel eens wijzigingen optreden. Dat moet je heel precies weten en juist daar zit Medicore erg goed in. Voor onszelf – we hebben veel mensen in het zorgproces maar slechts een klein team voor ondersteuning – zou dat een enorme uitdaging zijn.”
Grote belangstelling
VIPP brengt voor een zorgaanbieder de verplichting met zich mee om patiënten uit te nodigen om in te loggen op wellbee. ”Daarbij moet je in een maand tijd minimaal tien procent van je contacten ertoe bereid hebben gevonden om dit ook echt te doen”, zegt Ockels. ”Je moet er proactief op sturen om dat te halen, en ik heb me verbaasd over het feit dat we dit zelfs heel ruimschoots hebben gehaald. Er blijkt dus veel aandacht voor te zijn, ook onder de al wat oudere patiënten. Heel mooi, want het vereenvoudigt voor ons de mogelijkheid om met ze in contact te komen. En nu met de coronacrisis zit daar ook een heel actuele component aan. Wellbee ondersteunt beeldbellen en dat komt nu natuurlijk enorm goed van pas!”
