De behoefte, discussie en de vraag of de stap naar de cloud kon worden gezet, startte twee jaar geleden. “We hebben toen een nieuwe ict-strategie opgesteld, waarin het cloud-principe als uitgangspunt is gekozen”, vertelt Van Leusen. “De aanleiding hiervan was dat we het technisch beheer van onze ict-infrastructuur gingen uitbesteden, omdat we beseften dat er steeds meer expertise, capaciteit en deskundigheid gevraagd werd dan we op dat moment in huis hadden. Eigen servers moeten worden geupdate en onderhouden, bovendien is de beveiliging kostbaar. Door de stap naar de cloud te zetten, vervallen de kosten die onze partner heeft voor het onderhoud van de servers die we voor Fierit in gebruik hadden.”
Business case
De beslissing leidde intern best tot discussie, stelt Van Leusen. Ze zegt: “Aan de applicatie zelf verandert niets, de discussie ging over beheer en financiën. De implementatiekosten dus en de maandelijkse kosten om de service in de lucht te houden. Een business case bood duidelijkheid, want die kwam onder de streep uit op nul, kostenneutraal dus. Vertrouwen in de cloud speelde eigenlijk geen rol in de discussie. De cloud is in de langdurige zorg ook al redelijk gemeengoed natuurlijk.
Het streven is om eind 2022 het aantal servers te hebben teruggebracht van 160 naar ongeveer vijftien. Dat die laatste vijftien er ook dan zullen blijven, heeft te maken met de software die bijvoorbeeld wordt toegepast voor cameratoezicht op cliënten. Maar ook oude applicaties die we in verband met de bewaarplicht van gegevens niet mogen verwijderen. ”
Succesvolle implementatie
De implementatie is goed verlopen en is ook goed ondersteund door Tenzinger, stelt Van Leusen. “Natuurlijk vergde het tijd om het contract op te stellen, maar dat is niet ongebruikelijk”, stelt ze. “Een jurist moest dat ook screenen immers. Bij het testen bleek de doorlooptijd van een van de koppelingen te lang. De projectleider van Tenzinger heeft toen snel de juiste mensen bij elkaar gebracht om hiervoor naar creatieve oplossingen te zoeken. Natuurlijk heeft Tenzinger ook weer te maken met een hosting partner waar de servers staan. Van vingerwijzen van de ene naar de andere partij als zaken moesten worden opgelost was tussen die twee partijen echter geen sprake. De samenwerking tussen die twee was heel goed.”
Eén probleem was niet voorzien: Een aantal iPads die Cicero Zorggroep op de locaties in gebruik had om de cliëntgegevens in bij te werken, was verouderd. “Toen Fierit in de cloud online ging, bleek het inloggen in het ECD niet meer te werken op zo’n iPad”, vertelt Van Leusen. “Ze konden ook niet meer worden geupdate, wat noodzakelijk was om gebruik te kunnen maken van de inlogmethode (Single Sign On). We hadden er niet bij stilgestaan dat dit een probleem kon zijn. Het gevolg was dat we in één keer moesten investeren in nieuwe iPads. Een kostenpost natuurlijk, maar ook een wake-up call dat we op tijd moeten zijn met het vervangen van onze apparatuur.”
Het implementatietraject bevestigde ons gevoel over Tenzinger
Voor Van Leusen bevestigde het gelopen traject het gevoel dat binnen Cicero Zorggroep al over Tenzinger bestond. “Het bedrijf deed zijn werk snel, er was een goede projectleider om ons te ondersteunen in het implementatietraject en er werd goed gecommuniceerd. In dat laatste heeft het bedrijf trouwens ook echt stappen gezet sinds het tot de naamsverandering naar Tenzinger is gekomen. We worden direct geïnformeerd over ontwikkelingen en vernieuwingen.”
Ondertussen staan al weer vervolgstappen op ict-gebied op Van Leusens agenda. “Wat dat betreft hoef je in onze sector nooit stil te zitten”, zegt ze. “We zitten nu bijvoorbeeld middenin het traject om voor de kantoorautomatisering over te stappen naar de cloud.”
“De samenwerking met Cicero Zorggroep (projectleider, ICT en diens leveranciers) is erg prettig verlopen! De lijnen waren kort, waardoor snel besluiten konden worden genomen en het project hier niet mee in de problemen is gekomen. Een ideaal voorbeeldproject; zo mogen ze allemaal gaan!” – Joep Aben, Senior Projectmanager ICT bij Tenzinger.
Over Cicero Zorggroep
Cicero Zorggroep is een toonaangevende en innovatieve zorgverlener voor ouderen in Zuid-Limburg. Met 15 locaties en 2000 medewerkers ondersteunt Cicero Zorggroep mensen met een zorgvraag om hun leven op een zinvolle en zo zelfstandig mogelijke manier vorm en inhoud te geven.
