iHUB op weg naar de optimale bedrijfsvoering

Het zijn veranderingen die veel impact hebben op medewerkers en processen. Om die beter op elkaar af te stemmen startte half maart een team van 4 Business consultants binnen het programma ‘Fase 2 implementatie Medicore’, op weg naar de optimale bedrijfsvoering!

Veranderingen met impact

Business consultant Koen Bosboom: “Grote veranderingen hebben veel impact op een organisatie. Dat zien we vaker bij een implementatietraject, wijziging van bekostigingssystemathiek of bij aanpassingen in de organisatiestructuur. Bij iHUB speelden er meerdere grotere veranderingen tegelijkertijd. Zo werd het nieuwe Medicore ECD geïmplementeerd terwijl ook de overstap naar het Zorgprestatiemodel in volle gang was en het applicatielandschap geharmoniseerd werd. Zoveel veranderingen tegelijkertijd, vraagt veel van medewerkers en laat zien hoe belangrijk verandermanagement is.” Precies om die reden besloot iHUB om het team van consultants van het Medicore team uit te breiden met Business consultants, waaronder Koen en een hoofd Functioneel beheer; Judith Hegger.

Eindgebruiker centraal

Aan de behoefte aan begeleiding en een projectmatige aanpak van de uitdagingen die speelde, werd invulling gegeven in het programma ‘Eindgebruiker centraal’. Binnen dit programma begeleidde Programmamanager Mauro Vittali de organisatie naar een nieuwe projectstructuur waar verschillende werkgroepen onder regie van de Business en Solutions consultants de key-users en functioneel beheerders samenwerkten. Zo pakten we gezamenlijk uitdagingen op rondom bijvoorbeeld conversies, autorisaties, formulieren, tijdschrijven en Pleegzorg. Hierbij werken we intensief samen met de eindgebruiker om met onze verbeteringen de bedrijfsprocessen te optimaliseren.

Sneltreinvaart

“Bij iHUB stonden we voor de uitdaging om vanuit de drie merken intensiever in regio’s te gaan samenwerken”, vertelt Guido Dibbets, Manager ICT bij iHUB. “Elk merk had zijn eigen ECD met zijn eigen processen en zelfs binnen een merk bestonden nog veel varianten. Tenzinger heeft ons geholpen om dit in 2 fases op te pakken. In de 1e fase heeft Tenzinger veel sturing gegeven om hun Best Practices in sneltreinvaart in te voeren. Vervolgens hebben we gezamenlijk de procesharmonisatie verfijnd. Hierdoor hebben we Tenzinger in verschillende rollen ervaren: in de eerste fase hebben ze heel nadrukkelijk sturing gegeven. We zitten nu volop in de tweede fase en daarin werken we heel intensief samen en faciliteert Tenzinger vooral. Het is mooi om dit intensieve proces van dichtbij te ervaren waarbij Tenzinger en iHUB met elkaar tot een mooie samenwerking zijn gekomen. Natuurlijk zijn dit geen eenvoudige stappen, en natuurlijk is niet direct alles een schot in de roos, maar doordat we tijdens het traject goed hebben samengewerkt en op verschillende niveaus binnen de organisaties afstemming zochten, ervaar ik de samenwerking als prettig en constructief!”

Tenzinger Zorgverzachters

We proberen zoveel mogelijk oog te hebben voor de zorgprofessional. Dat betekent soms ook dat we een kop koffie drinken met medewerkers om te luisteren naar knelpunten en wensen. Business consultant Vincent Regtop vertelt dat hij zichzelf en zijn collega’s gekscherend ook wel de Tenzinger Zorgverzachters noemt. “Ik ben ervan overtuigd dat we alleen door goed te luisteren naar mensen op de werkvloer, goed in kaart kunnen brengen waar we verbeteringen aan kunnen brengen. Frustraties horen daar soms bij, en dat is prima, want dat legt de kern bloot,” legt Vincent uit, die binnen diverse werkgroepen vooral werkte aan het verbinden van diverse interne stakeholders en procesoptimalisatie.

Over iHUB

Bij iHUB worden jeugdzorg, speciaal onderwijs en jeugd-GGZ onder één dak vormgegeven. Er werken 2.800 zorgprofessionals in negen zorg- en onderwijsregio’s. Zorg en onderwijs worden met elkaar gecombineerd, waardoor een passend aanbod kan worden gegeven aan kinderen en ouders die dat nodig hebben. iHUB is ontstaan vanuit een strategische samenwerking tussen de jeugdzorg- en onderwijs labels Horizon, Altra, de Opvoedpoli en De Nieuwe Kans.