Hans Spijker

Welke innovatie hebben jullie ingevoerd en waarom?

“Saxenburgh is een zorgorganisatie, met ziekenhuiszorg, ouderenzorg en revalidatiezorg. We hebben een overkoepelende ICT- en informatiseringsafdeling die binnenkomende vraagstukken op probeert te lossen voor de gebruikers. En we zetten ons op die afdelingen ook in voor het slimmer maken en toevoegen van IT aan de zorg, waar dat kan. Vanuit ons transferbureau kregen we te horen: “We zijn heel veel aan het overtypen. Kan dat niet anders?” Zo is het idee ontstaan om door middel van Robot Process Automation, RPA, automatisch patiënten te gaan overschrijven.”

Wat houdt dat precies in?

“Stel je voor: een patiënt van ons wordt ontslagen in het ziekenhuis en moet dan op een van onze kernlocaties nog revalideren. Normaliter zouden mensen dan de gegevens vanuit ons ziekenhuissysteem handmatig overtypen in de verwijzing die naar het Care-systeem gaat. Of: er moet informatie uit het Elektronisch Patienten Dossier overgezet worden naar een ander systeem. Dan moet je informatie als geboortedatum, patiëntennummer of zelfs de volledige zorgvraag, met de hand overtypen. Soms zijn dat wel twee A4-tjes. Dat duurt lang en is énorm foutgevoelig. Wij hebben daar een robot ‘tussengezet’. Door middel van die RPA-software kunnen transferbureaumedewerkers nu, als ze klaar zijn met hun verwijzing, een hokje onderin hun scherm aanvinken. Dat is start van onze oplossing: de robot haalt alle informatie die nodig is voor de verwijzing eruit en zet die klaar. Vervolgens zet de Robot uiteindelijk ook nog daadwerkelijk de verwijzing binnen ZorgDomein uit. Daardoor blijft er meer tijd over voor de patiëntenzorg.”

Is deze oplossing op maat gemaakt voor Saxenburg?

‘Ja, dit hebben we samen met een RPA-aanbieder gedaan. Het was maatwerk om ervoor te zorgen dat bepaalde velden en patiëntinformatie, zonder fouten worden overgenomen van systeem A naar B.”

“De medewerkers zaten er met smart op te wachten.”

Maatwerk dus. Maar wel breder inzetbaar?

‘Ja, je moet een bepaald proces inrichten, waarbij je kijkt naar de benodigde informatie, maar vervolgens kan dat breder ingezet worden. We kijken intern ook waar we RPA nog meer kunnen inzetten, zodat we zorgmedewerkers nog meer kunnen ontlasten. Voor elke repeterende handeling, waarbij zorgmedewerkers dezelfde informatie steeds overzetten van A naar B, kunnen we dit soort toepassingen inzetten. Ook voor andere instanties en organisaties is het interessant. We kunnen heel veel van elkaar leren.”

Is het makkelijk te implementeren?

‘Het heeft in totaal ruim twee maanden doorlooptijd gehad. Het is belangrijk om een goede analyse te maken van het proces. Voor de techniek hebben we een partner. En als het draait, draait het. Dan heb je er geen omkijken naar.”

Wat zijn de reacties?

“Sinds we RPA gebruiken heb ik hele korte lijntjes met het transferbureau. Ik krijg regelmatig een belletje van de dames die er werken: wil je eens langskomen, even sparren wat we nog meer kunnen verbeteren met RPA? De medewerkers zijn dolenthousiast. Ze zaten er met smart op te wachten.”

Wat levert het concreet op?

“Het scheelt zeker wel vijf uur per week werk op het transferbureau. Het was de moeite waard om dit te onderzoeken: tijdwinst boeken met RPA is haalbaar gebleken. En daar hebben we nog steeds gemak van.”

Op welke andere vlakken is RPA ook in te zetten?

“We zijn voorzichtig gestart met het inlezen van binnenkomende verwijzingen binnen onze caretak. Nu ontvangen we vaak een mailtje van ZorgDomein, met daarin een PDF waarin staat waar de patiënt voor komt. Dat willen we door RPA laten inlezen in ons systeem, zodat het snel in het juiste, digitale systeem staan én zodat het PDF’je ook niet blijft rondzwerven op een schijf.
Ook aan de ziekenhuiskant zijn wij bezig met initiatieven om RPA verder in te zetten, bijvoorbeeld op de poliklinieken. We hebben de hoofden van die afdelingen gevraagd: waar ondervinden jullie problemen? Wat kost veel tijd? Daar kunnen wij dan ook induiken en onderzoeken waar we RPA kunnen inzetten. We kijken altijd waar we passende oplossingen kunnen realiseren.”

Wat betekent deze robotisering voor jou?

“Ik word daar heel erg blij van, juist omdat de medewerkers van het transferbureau zo blij zijn. De medewerkers in de zorg ontlasten, zodat ze meer tijd hebben voor de werkzaamheden waarvoor ze ooit voor dit beroep gekozen hebben, dát is waar ik het voor doe. Het motiveert me enorm om door te gaan met dit soort zaken.”

Hoe zie je de toekomst van robotisering in de zorg?

“De ontwikkeling gaat hard, ook met AI. Dat is de toekomst. Op congressen en beurzen heb ik al gezien dat bijvoorbeeld ook facturen automatisch ingeboekt kunnen worden. Daar gaat mijn ICT-hart harder van kloppen. Ik heb mijn ICT-werk gecombineerd met een ziekenhuisfunctie, omdat ik het voor de mensen die hier werken makkelijker wil maken. Zeker nu er zo weinig personeel te krijgen is, is men blij met alle hulp die men krijgen kan. Dat je dat kunt bieden met IT, dat is zo prachtig aan mijn werk.”