Blog08 dec 2020

De Optimale Zorgregistratie

De zorgregistratie is de basis voor een financieel gezonde zorgorganisatie. Vanuit de geregistreerde zorg, de zogenaamde “productie”, zullen declaraties ontstaan die verstuurd worden naar onder andere zorgkantoren, gemeenten en verzekeraars. De zorgregistratie is in feite de bron van inkomsten voor jouw zorgorganisatie, waarbij veel partijen zijn betrokken. Het is daarom belangrijk om je registratieproces goed te hebben ingericht en zo optimaal mogelijk te hebben draaien. Wij weten hoe belangrijk dit proces voor zorgorganisaties is en daarom hebben we ervoor gezorgd dat je op drie punten in het proces je zorgregistratie kunt optimaliseren en controleren, te weten: inrichting, uitvoering van zorg en controle.

Inrichting

Om je zorgregistratie te optimaliseren adviseren we om jaarlijks je interne producten langs te lopen en degene die niet meer in gebruik zijn een einddatum te geven, zodat ze niet meer gebruikt kunnen worden. Hetzelfde geldt voor de Externe Wmo/Jw producten, financieringswijzen, prestaties, tarieven en locaties. Ook is het aan te raden de prestatietabel zo schoon mogelijk te houden. Voor de zorgverzekeringswet kan je tarieven per koepelverzekeraar inrichten. Zijn de tarieven voor alle AGB binnen jouw organisatie gelijk? Differentieer dan in de prestaties niet op AGB code. Een opgeschoonde tarievenlijst zorgt ook voor minder werk in de toekomst, als nieuwe tarieven ingelezen moeten worden.

Ieder jaar wijzigt er wel iets in de wet- en regelgeving rondom de zorg. De ene keer zijn het grote en ingrijpende wijzigingen, de andere keer kleine aanpassingen. Op de website van iStandaarden kun je informatie vinden over de aanstaande wijzigingen. Deze wijzigingen hebben vaak ook invloed op (de inrichting van) jouw ECD. Vanuit Fierit worden jaarlijks sessies georganiseerd om jullie op de hoogte te brengen van de aanstaande wijzigingen, zodat jullie tijdig goede voorbereidingen kunnen treffen.

Uitvoering

Een optimale zorgregistratie in de uitvoering van zorg kan bereikt worden door te registreren via zo min mogelijk schijven, oftewel verantwoording door de bron. Dit wil zeggen dat bijvoorbeeld de wijkverpleegkundige of ambulant begeleider zelf de zorg die hij of zij levert, verantwoordt vanuit de Medewerkeragenda. Voor begeleiders op de dagbesteding betekent dit dat ze gelijk via de Aanwezigheidsregistratie aangeven welke cliënten aanwezig zijn op die dag. Verantwoording bij de bron voorkomt dubbele registratie en dus minder fouten die hersteld dienen te worden.

Het vervolg van verantwoording bij de bron is decentrale afhandeling van de verantwoorde zorg. Dit wil zeggen dat een teamleider of zorgmanager wekelijks de productie in het voorportaal afhandelt. Zij zijn in principe ook verantwoordelijk voor de geleverde zorg en hebben zo nog een controle mogelijkheid. Hierdoor komt minder druk bij centrale medewerkers te liggen, die vaak minder zicht hebben op de geleverde zorg.

Controle

Gebruik de cliëntkaarttellers: In de cliëntkaart, waar zorg wordt gepland, zijn boven in beeld groene of rode balkjes zichtbaar per intern product wat gepland kan worden via de cliëntkaart. Een groen balkje betekent dat er nog dat aantal uren, dagdelen of contacten is in te plannen om binnen de aangemelde zorgomvang te blijven. Een rood balkje betekent dat er te veel zorg gepland staat dan in de aanmelding staat. Zodra de balkjes dus niet meer zichtbaar zijn, weet je dat de geplande zorg even groot is als de omvang waarvoor de cliënt is aangemeld.

Gebruik overzichten: Als consultant krijg ik regelmatig de vraag; mis ik niks in mijn facturatie? Om deze vraag goed te kunnen beantwoorden, zijn er in Fierit diverse overzichten die je hiervoor kan gebruiken. Een voorbeeld is het overzicht “productieverloop”. In dit overzicht kan je over een bepaalde periode, per financieringsstroom, zien hoeveel zorg is gepland, verantwoord, afgehandeld in het voorportaal en gefactureerd. Daarnaast is er ook een overzicht levering buiten bandbreedte voor Wmo/Jw en Wlz. Hierin wordt de zorg die geïndiceerd is, vergeleken met de zorg die is geleverd. Te veel zorg leveren, betekent dat een deel van de zorg niet vergoed zal worden en je dus op eigen kosten levert.

Meer informatie

Uiteraard is dit maar een beknopte beschrijving van de mogelijkheden waarop je je zorgregistratie kan optimaliseren. Vanuit Tenzinger bieden we onder andere een kosteloze optimaliseringsscan aan, om te kijken op welke punten jouw zorgregistratie geoptimaliseerd kan worden. Mocht je hier interesse in hebben, neem dan gerust contact met ons op.

Gerelateerde berichten

Blog27 jul 2021

Wet zorg en dwang: aanlevering toezichtsinformatie

Open link
Blog27 aug 2020

Optimalisatie AO/IC zorginstellingen met Horizontaal Toezicht

Open link
Blog29 jul 2020

Hoe zorg je dat je cliënt meer in de regie is?

Open link