Afgelopen maand is Saxenburgh succesvol overgestapt naar Fierit as a Service (FaaS), waarbij ze hun on-premise setup hebben vervangen door een cloudgebaseerde oplossing. Deze overstap, mede mogelijk gemaakt door Fierit, is bedoeld om de organisatie te ontlasten van softwarebeheer, waardoor gebruikers zich kunnen concentreren op hun dagelijkse taken met verbeterde professionele applicaties. We spraken met Hans Spijker (projectleider ICT) en Laura Slot (functioneel applicatiebeheerder) van Saxenburgh om terug te blikken op deze succesvolle implementatie.
Klantcase
Succesvolle Cloudtransitie: Saxenburgh Optimaliseert Zorg met Fierit as a Service
De belangrijkste reden voor Saxenburgh om uit te breiden naar FaaS is tijdsbesparing. “We zijn als klein ziekenhuis redelijk beperkt in de middelen en inzet van onze technische IT-medewerkers. Het kost daarom veel tijd om datasystemen en services in de lucht te houden”, vertelt Hans. “Door deze naar de cloud van Fierit te verplaatsen, kunnen we veel technische uren besparen. Daarnaast kunnen wij als organisatie het beveiligingsaspect lang niet zo goed aanpakken als Fierit dat kan.”
Door onze datasystemen en services naar de cloud van Fierit te verplaatsen kunnen we veel technische uren besparen.
Voorbereiding
Saxenburgh wilde een heldere communicatie richting alle medewerkers over de overstap naar FaaS. In eerste instantie startte Saxenburgh met een technische werkgroep voor de migratie. Al snel werd besloten om ook een functionele werkgroep op te richten. “Deze aanpak hielp enorm bij het betrekken en informeren van onze medewerkers. Andere disciplines gaven terug dat ze het fijn vonden om mee te kunnen denken en dat ze goed op de hoogte werden gehouden.”
Ter voorbereiding op de implementatie werd een projectplan geschreven, handleidingen ontvangen en stappenplannen samen opgesteld. “We gebruikten onder andere nieuwsbrieven om onze medewerkers op de hoogte te houden van de FaaS-implementatie. Door hen stap voor stap mee te nemen in ons draaiboek, konden we hen geruststellen over de overstap”, voegde hij toe.
Ook Lisette Maris, projectmanager bij Fierit, zag dat Saxenburgh zich goed had voorbereid. “Het was indrukwekkend om te zien hoe goed Saxenburgh de interne communicatie en gebruikersbetrokkenheid had geregeld. Deze tijdige betrokkenheid zorgde ervoor dat gebruikers hun input konden leveren en wisten wat er ging gebeuren en wat er van hen verwacht werd”, aldus Lisette. “Ook had Saxenburgh zelf een draaiboek gemaakt met daarin voor hen belangrijke activiteiten rondom de migratie, welke we geïntegreerd hebben in ons draaiboek waarmee we tot een gezamenlijk gedetailleerd migratiedraaiboek kwamen.”
Implementatie
De overgang naar FaaS was een spannend moment voor Saxenburgh. “Voor een organisatie als Saxenburgh is het niet wenselijk om een hele dag zonder systeem te zitten. Daarom was het essentieel om de implementatie zo spoedig mogelijk te laten verlopen”, aldus Hans. “We begonnen ’s nachts al met de voorbereidingen om de zorg zo min mogelijk te belasten. Ondanks een korte storing (technische) externe verstoring, verliep de implementatie vlot en kijken we tevreden terug op het proces. Kort na het middaguur waren wij weer up and running vanuit de FaaS.”
Samenwerking
Hans prijst de samenwerking tussen Fierit en Saxenburgh. “De samenwerking verliep goed. Er was voldoende inhoudelijke kennis en een goede afstemming tussen beide partijen. Voor de implementatie had ik wekelijks contact met Lisette van Fierit over wat er allemaal moest gebeuren om de implementatie goed te laten verlopen”, zegt Hans. Laura voegt toe: “De communicatielijnen tussen Fierit en Saxenburgh waren kort, dus als we een vraag hadden, kregen we snel antwoord.”
De samenwerking verliep goed. Er was voldoende inhoudelijke kennis en een goede afstemming tussen beide partijen.
Lisette kan zich vinden in de woorden van Hans en Laura. “Ik kijk terug op een fijne, prettige samenwerking met Hans en de projectgroep”, aldus Lisette. “Door regelmatige afstemming met Hans waren we aan beide kanten goed op de hoogte van de voortgang en bijvoorbeeld over de vragen of zaken die er speelden. Op die manier kon er snel geschakeld worden tussen beide partijen.”
Voordelen
Hans en Laura merken dat de voordelen van FaaS duidelijk merkbaar zijn binnen de organisatie. “Het onderhoud en beheer van de service is nu beter en Fierit werkt sneller. Daarnaast hebben we een nieuwe lay-out die er fris uitziet”, vertelt Hans. “Al met al zijn ze erg tevreden met de overstap naar FaaS.”
Toekomst
Saxenburgh blijft streven naar verbeteringen in hun zorgprocessen. “We kijken steeds naar hoe we kunnen blijven verbeteren en waar we de zorg blij mee kunnen maken, dat blijft ook steeds onze insteek. We werken momenteel aan een nieuw project met Fierit voor het cliëntvolgsysteem. Hiervoor zijn we nu druk bezig met het functioneel ontwerp, zodat het bij onze wensen aansluit. In de toekomst hopen we dit systeem te gebruiken voor diverse aspecten van cliëntregistratie en monitoring van hun proces, dus dat is een mooi vooruitzicht”, deelde Hans.
Met de succesvolle implementatie van Fierit as a Service heeft Saxenburgh een belangrijke stap gezet in het optimaliseren van hun zorgprocessen en het verlichten van de administratieve lasten, waardoor ze meer tijd en middelen hebben om te focussen op hoogwaardige zorg voor hun patiënten.
Over Saxenburgh
Saxenburgh biedt een compleet aanbod in ziekenhuiszorg, ouderenzorg, revalidatiezorg en thuiszorg. Met een enthousiast team van medisch specialisten, verpleegkundigen en ondersteunende professionals werkt Saxenburgh aan de beste zorg voor de inwoners in regio Hardenberg.