Optimalisatie Medicore-inrichting levert U-center meer tijd voor zorg op

U-center werkt al ruim acht jaar met Medicore. In de afgelopen jaren is er veel veranderd; functionaliteiten zijn uitgebreid of vernieuwd, de bekostigingssystematiek is gewijzigd en ook in het beheer zijn er wisselingen geweest. Tijd voor U-center om samen met Medicore-consultants de huidige inrichting eens goed onder de loep te nemen om te kijken waar het beter, sneller en efficiënter kan.

Vorige week beoordeelde U-center de optimalisatie en samenwerking met een 8, waar we natuurlijk supertrots op zijn! Wat maakte dit traject succesvol én wat heeft de zorgprofessional hieraan? We vragen het Tom Schiphof, adviseur Zorg & ICT bij U-center, en Medicore consultant Lars de Rijk.

Analyse op gebruik en inrichting

Lars vertelt over de analyse die hij en zijn collega’s vooraf hebben gedaan op het gebruik en de inrichting van Medicore. “We ontdekten bijvoorbeeld dat niet alle opties van de formulierenmodule en de brievenmodule optimaal werden gebruikt, zonde! Ook hadden een aantal beheerzaken zoals het autorisatiebeheer aandacht nodig en bleken sommige rapportages vervuild omdat registraties in Medicore niet juist of onvolledig waren.” Reden genoeg dus om aan de slag te gaan!

Verbeterplan en kick-off

“We hebben een projectteam samengesteld met mensen vanuit de planning, finance en zorgcontrol,” vertelt Tom, die binnen U-center verantwoordelijk is voor het hele Zorg & ICT-landschap. “Bij de gezamenlijke kick-off hebben we afspraken gemaakt over wat we wel en niet gingen behandelen zodat voor iedereen de verwachtingen helder waren.” Dat bleek een goed startpunt, vindt Lars. “We hadden een heel concreet verbeterplan. We gingen voor less is more. Want minder opties zien kan de software juist overzichtelijker maken. Tom en ik stonden daar hetzelfde in; we laten zorgverleners alleen zien wat ze nodig hebben om het hen zo makkelijk mogelijk te maken.”

Meer tijd voor zorg

Een aantal modules, waaronder de formulieren- en brievenmodules, zijn opnieuw ingericht zodat ze beter aansluiten bij de werkprocessen en ze voor de gebruiker weer overzichtelijker zijn. U-center is daardoor volgens Lars nu weer meer in control over hun eigen pakket. “De back-office wordt beter ondersteund omdat zij sneller de juiste opties kunnen kiezen, maar ook de zorgverleners zijn met de optimalisaties geholpen omdat heel veel – inmiddels – irrelevante dingen niet meer worden getoond.” Tom is het daarmee eens. “Zorgverleners hoeven minder te zoeken en minder handmatige wijzigingen door te voeren omdat bijvoorbeeld een AGB-code er nu wel standaard instaat. Met dit soort optimalisaties maken we het werk voor de zorgverlener eenvoudiger en makkelijker. Het zijn heel veel kleine aanpassingen, die bij elkaar opgeteld een groot verschil maken,” zegt Tom.

Een van de belangrijkste optimalisaties ziet Tom in het updaten van de behandelautorisaties. Die functionaliteit is opnieuw ingericht zodat er nog veiliger gewerkt kan worden. “Deze aanpassing was groter, maar omdat we het goed hadden voorbereid en afgestemd, had het nauwelijks impact op de behandelaren. Dat was fijn, omdat je behandelaren zo min mogelijk lastig wil vallen met dit soort dingen.” Ook kreeg Tom een XML-training, waardoor hij nu zelf formulieren makkelijker kan aanpassen. “Maar dat doen we niet standaard hoor,” lacht Lars. “Dat kon alleen omdat Tom de software en techniek heel goed kent.”

Het zijn heel veel kleine aanpassingen, die bij elkaar opgeteld een groot verschil maken.

Oplossings- én toekomstgericht

Tom is tevreden over de samenwerking en staat helemaal achter de acht als beoordeling. “Lars en zijn collega’s zijn heel oplossingsgericht. Ze kennen onze omgeving en onze organisatie goed en kiezen alleen voor oplossingen die ook op de langere termijn werkbaar zijn. En het zijn nog leuke gasten ook.” Lars zou Tom en U-center ook een dikke acht geven, als het hem gevraagd zou worden. “Tom kent niet alleen de software heel goed, maar ook de mensen en behoeftes. Hij weet wie hij waarvoor aan z’n jasje moet trekken. Hadden we een vraag over een afspraaksoort, belt hij gewoon de arts op. Dat is fijn schakelen. Je merkt ook aan alles dat U-center het goed wil regelen voor haar cliënten. Zij zijn als organisatie mooie dingen aan het doen, en het geeft me energie daar op deze manier aan bij te dragen.”

Over U-center

U-center is een specialistische GGZ-instelling gericht op de behandeling van comorbiditeit vanuit een klinische en ambulante behandeling. Met een Engelstalig en Nederlandstalig behandeltraject biedt U-center hulp aan zowel Nederlandse als internationale cliënten. U-center heeft een prachtige behandellocatie in het Zuid-Limburgse heuvellandschap.