Gerichte dossierondersteuning voor pleegzorg en gezinshuiszorg

Vigere biedt kinderen die niet thuis kunnen wonen – voor de kortere en langere termijn – een warme en veilige plek in een pleeggezin of een gezinshuis. Marina Jensen werkt er als pleegzorgwerker crisis en kort verblijf. Zij verwerkt crisisaanmeldingen, begeleidt crisis- en kortverblijf plaatsingen en speelt daarnaast een rol in netwerkonderzoeken. Gerdien Rietveld is gezinshuisouder. Een rol die zij zelf omschrijft als professioneel ouder voor kinderen die niet thuis kunnen wonen en intensieve begeleiding of behandeling nodig hebben. ‘Je neemt kinderen op in je eigen gezin en geeft ze de kracht van het gewone leven mee’, vertelt ze, ‘je laat ze zien hoe je samenleeft in een gezin.’

Beiden hebben te maken met verslaglegging, en hun werkgever Vigere maakt daarvoor gebruik van het elektronisch cliëntdossier van het Tenzinger onderdeel Medicore. ‘Wij rapporteren daarin al onze werkzaamheden’, zegt Jensen. Dit dient ter verantwoording, maar ook zodat bij crisis een collega het direct over kan pakken en terug kan lezen wat er speelt en is ingezet. Ieder kind en pleeggezin wordt na aanmelding aangemaakt in het systeem, vervolgens kan hierin alle verslaglegging worden gedaan. Het kind wordt daarin gekoppeld aan het pleeggezin waar het verblijft, zodat je snel kunt doorklikken om gegevens met elkaar in verband te brengen.’

Voor Rietveld dient het ECD primair voor verantwoording. ‘Als gezinshuis word je gemonitord op basis van een kwaliteitskader’, vertelt ze, ‘je bent verplicht zaken vast te leggen over je werk. Maar daarnaast kunnen we het systeem ook gebruiken om vragen te stellen aan Vigere, bijvoorbeeld als je extra begeleiding nodig hebt of tegen bepaalde problematiek aanloopt.’

Waardevolle investering
De pleegzorg is een relatief nieuwe tak voor Medicore. ‘We hebben er sinds een paar jaar focus op’, vertelt accountmanager Nicolette Faber, contactpersoon voor Vigere. ‘Na de livegang van de eerste pleegzorgaanbieder met het ECD in 2019 mochten we dit jaar maar liefst drie nieuwe verpleegzorgaanbieders toevoegen als gebruikers van ons ECD. In de jeugdzorg hadden we inmiddels al onze sporen verdiend, na de transitie van de financiering en toewijzing van jeugdhulp van de zorgverzekeraars naar de gemeenten. We hebben daarvoor destijds een facturatiemodule ontwikkeld die de aanbieders geen vertraging geeft in het factureren van hun dienstverlening. Dat vergde een behoorlijke investering waarvan we vonden dat we die niet bij de klant konden neerleggen, maar die wel de juiste keuze bleek en ons ook een opening bood naar de pleegzorg.’

In het faciliteren van een ECD voor de pleegzorg moest Tenzinger ook weer doorontwikkelen, omdat uniek aan deze zorg is dat zowel de kinderen als de pleeggezinnen er een plek moeten krijgen. Die pleeggezinnen ontvangen een vergoeding, maar kunnen zelf ook facturen indienen. Daarnaast is er nog de reguliere facturenstroom naar de gemeenten. ‘Dit alles betekende heel veel “bouwen” om dit te kunnen ondersteunen’, zegt Faber. ‘Ik durf inmiddels te stellen dat het systeem zó vol validaties zit dat het echt moeilijk is voor een aanbieder om een foute factuur in te dienen.’

Klantfocussessies
Bij de ontwikkeling van het ECD zijn aanbieders, waaronder ook Vigere betrokken via klantfocussessies. ‘Bijeenkomsten waarin we echt met de gebruikers in gesprek gaan over hoe het ECD eruit moet komen te zien’, zegt Faber. ‘Wat daaruit komt, verwerken we stapje voor stapje in het product dat we ontwikkelen en iedere stap leggen we eerst voor aan de gebruiker voordat we de volgende stap zetten. Zo voorkomen we dat we maandenlang achter gesloten deuren zitten te ontwikkelen en er dan pas achter komen dat het product niet is wat de klant wil. Echt agile ontwikkelen dus. Dat doen wel meer softwareontwikkelaars, maar het zo rechtstreeks betrekken van de klant is toch vrij uniek. We zijn daar mee begonnen in de tijd dat we ons ECD voor de jeugdhulpverlening ontwikkelden.’

Wensen voor optimalisatie
Jensen en Rietveld waren zelf niet betrokken bij de ontwikkeling van het ECD. Maar ze hebben wel uitleg gehad over de praktische toepassing ervan en kunnen voor vragen terugvallen op een team binnen Vigere. Beiden zien nog wel mogelijkheden voor verdere optimalisatie. Die kunnen we ook aankaarten bij dat team’, zegt Jensen. ‘In mijn werk merk ik dat ik sommige gegevens niet mag veranderen, maar dat zal met bevoegdheden te maken hebben.’

Dat laatste merkt Rietveld ook. ‘Het zou handig zijn als ik zelf bepaalde gegevens kan aanpassen als die veranderen’, zegt ze, ‘maar het systeem is aangesloten aan de landelijke Vektis registratie dus deze updates gaan automatisch. Verder is me onduidelijk of incidentmeldingen die ik doe ook terechtkomen bij de gedragskundige. Maar ik werk nog maar kort met het systeem, ik ken nog niet alle functies. Eén ding viel me al wel op, en dat is dat kinderen bij gezinshuiszorg worden aangeduid als cliënten, maar zij zijn voor mij natuurlijk gewoon kinderen.’

Pleegouderportaal
Een ECD is voortdurend in ontwikkeling, stelt Faber. ‘En er is nog een andere door ontwikkeling relevant’, vult ze aan, ‘namelijk de functionaliteiten van het cliëntportaal breder inzetbaar maken voor pleegouders.’ Vigere is nu nog volop bezig met het primaire proces, maar wil hier vervolgens ook stappen in zetten. Ik kan mij zeker voorstellen dat we de pleegouders gaan uitnodigen voor focussessies, net zoals we dat voor het ECD met de aanbieders doen.’