Papieren dossiers zijn verleden tijd dankzij Fierit

“We waren al jaren bezig met de voorbereidingen om digitaal te gaan werken en het stond als doel in ons strategisch plan”, begint Bregje Boetekees van de White Yellow Care Cross Foundation. “We liepen tegen verschillende dingen aan: informatie over cliënten was verspreid vastgelegd, soms in wel acht verschillende dossiers. Ook wilden we graag groener werken en voorkomen dat we uit onze voegen barsten vanwege de opslag in ons medisch archief. Na interne audits wisten we: dit kan beter.”

Maar ze ontdekten al snel: digitaliseren doe je niet zomaar. “We hebben eerst met een consultant al onze processen beschreven en zijn toen gaan kijken of er leveranciers waren met digitale oplossingen die zouden matchen”, vertelt Bregje verder. “Omdat de gezondheidszorg op Sint Maarten op een vergelijkbare manier is ingericht als in Nederland, was er een voorkeur voor een leverancier uit Nederland. Een aantal leveranciers gaf aan dat ze nog geen Engelstalige oplossingen konden leveren, wat voor ons wel een vereiste was. We gingen er al een beetje vanuit dat we drie jaar te vroeg waren en nog even moesten wachten. Dat veranderde toen Tenzinger enthousiast aangaf dat het Fierit ECD in het Engels te presenteren is.

Een goede adoptie: hoe doe je dat?

Vanuit Nederland ging een team van Tenzinger met deze uitdaging aan de slag. “De processen waren al volledig in kaart gebracht, dus dat hielp”, zegt Pim Post van Tenzinger. “Wij zijn vervolgens gaan kijken hoe we de digitalisering zo slim mogelijk konden aanpakken met de methodieken die we al hadden, zonder heel veel maatwerk te hoeven verrichten. We hebben een basisinrichting gemaakt en daarmee een aantal demosessies voor eindgebruikers georganiseerd. Daardoor hebben we de hele organisatie meegenomen in het besluitvormingsproces en veel draagvlak gecreëerd. Vervolgens zijn er eind 2023 twee collega’s van Tenzinger drie weken naar Sint Maarten gevlogen om Fierit te implementeren.” Een periode waar Pim en zijn collega Mareille Hulshof warme herinneringen aan hebben. “Vanaf de eerste dag was er echt een klik”, zegt Mareille. “We waren direct onderdeel van het team en dat zijn we drie weken lang gebleven. Iedereen is zo lief en vriendelijk tegen elkaar. Het maakt niet uit wie je bent of welke rol je hebt: het was hartverwarmend.”

Na een periode van finetunen en feedback, was het in februari 2024 tijd voor de livegang. “Voor veel medewerkers op Sint Maarten is het werken met computers nieuw”, vertelt Mareille. “Dus soms moesten we echt beginnen met stap één: de computer aankrijgen en inloggen met je gegevens. We hebben het systeem zo herkenbaar en gebruiksvriendelijk mogelijk gemaakt en daarom zijn alle cliënten en een deel van hun gegevens – zorglocatie, zorgproduct- voorafgaand aan de trainingen al in Fierit vastgelegd. Dat was een goed begin.” Nu is het zaak om tot volwaardige dossiers te komen. Dat vraagt inzet van alle betrokkenen, weet Mareille. “Dat gebeurt ook stapje voor stapje”, zegt ze. “Het is echt een overstap van papier, Excel of Word, naar het nieuwe digitale systeem. We hebben heel veel hulp gehad van de maatschappelijk werkers: twee dames die echt keihard hun best hebben gedaan om voor de ouderenzorg en de gehandicaptenzorg al die gegevens te verzamelen en in Fierit vast te leggen. En nu zie je bijvoorbeeld ook dat de paramedici aan het kijken zijn welke documenten ze lokaal op de schijf hebben staan en hoe ze die documenten kunnen uploaden in het documentmanagementsysteem in Fierit.”

Meer tijd aan het bed

Het aanbod vanuit Tenzinger, om cliëntgegevens geautomatiseerd te importeren, sloegen Bregje en Jan Peter bewust af. “Door clientgegevens zelf in te vullen, leer je omgaan met Fierit”, legt Bregje uit. “Het kost nu misschien heel veel tijd, maar uiteindelijk levert het natuurlijk tijd op.” Er zijn ruim 220 mensen die met het nieuwe systeem (gaan) werken: van de groepsleiders tot verplegend personeel, artsen, paramedici en maatschappelijk werkers. Het grootste deel heeft al ingelogd, ziet Jan Peter. “Ik denk dat het merendeel van de gebruikers echt toe was aan automatisering. Je ziet mensen het met ontzettend veel enthousiasme proberen. Ook mensen die het totaal niet gewend zijn om zo te werken. Die vragen hulp aan de early adopters die het dan uitleggen en voordoen. De bereidwilligheid is heel hoog.”

Het kost nu even tijd, maar straks levert het tijd op.

Jan Peter en Bregje hopen dat het gebruik van Fierit uiteindelijk tijd aan bed oplevert en dat gebruikers minder tijd kwijt zijn aan het rapporteren. “Nu is dat nog even andersom, omdat mensen nog moeten leren werken met het systeem. Maar we horen nu al mensen zeggen: ik heb meer tijd over omdat ik niet alles meer in losse mappen hoef te schrijven.” Meer tijd aan het bed is welkom op Sint Maarten, maar het probleem is er minder nijpend dan in Nederland”, vertelt Bregje. “We zijn in de gezegende omstandigheid dat we veel minder tijd kwijt zijn aan verplichte registraties en dat we meer minuten aan het bed hebben dan je in de Nederlandse zorg ziet. Dingen als pyjamadagen in het verpleeghuis en dagen dat je niet gedoucht wordt, zijn hier ondenkbaar.”

Toewijding aan de zorg

Ook bij het vervullen van vacatures ziet Bregje verschillen. “Wij hebben ook steeds meer moeite om vacatures te vullen, maar ik denk dat we mensen hier langer voor de zorg behouden dan in Nederland”, zegt ze. “Daar zie je veel mensen vrij jong weer uitstromen, omdat ze opgebrand raken. De werkdruk is heel hoog en de waardering matig. Hier is de toewijding aan de zorg heel groot en stromen mensen minder uit. Er zijn zelfs veel mensen die op latere leeftijd willen instromen in de zorg. Mensen die na de middelbare school direct moesten gaan werken, omdat er anders geen inkomen was en ze niet de kans hebben gehad om een vervolgopleiding te doen. Die duwen zich nu alsnog door zo’n opleiding heen en komen stage bij ons lopen. Wij proberen ook te investeren in mensen die talent laten zien voor zorg, zoals veel facilitair medewerkers tijdens COVID. Daarnaast is Sint Maarten een relatief jonge migrantenmaatschappij die nog niet zo hard vergrijst. Dat geeft ons nog redelijk wat opties om mensen te vinden voor dit vak.”

Mareille en Pim zagen in hun tijd op Sint Maarten ook wat de zorg op Sint Maarten aantrekkelijk maakt. “Wij hebben vaak gedacht: dit zou een fijne plek zijn om te wonen en te werken”, vertelt Mareille. “Het is een veilige werkomgeving met een open cultuur. Iedereen is zo vriendelijk voor elkaar. Er is zoveel liefdevol contact tussen medewerkers en cliënten, maar ook tussen medewerkers onderling, en dus ook naar ons toe.”

Cultuur van korte lijnen

“Ik denk dat dit ook de cultuur is van ons eiland: vriendelijk en outgoing”, zegt Bregje. “En WYCCF is een platte organisatie, met korte lijnen. We hebben een actief opendeurbeleid, waarbij iedereen altijd binnen kan komen met alle vragen. En dat merk je nu ook met zo’n implementatie van Fierit: mensen durven gewoon te vragen hoe het zit. Momenteel lopen ze de deur plat. Ze zien dingen en komen vragen of het handiger kan, of korter. Dat is een onwijs goed teken. Het betekent dat mensen echt betrokken zijn bij de materie.”

“Ik denk dat dit opendeurbeleid echt goed werkt”, reageert Pim. “Je houdt vanuit alle lagen feeling met wat er speelt binnen de organisatie. Hier wordt het beleid geschreven door medewerkers die dicht bij de zorg staan doordat ze nagenoeg allemaal op de afdeling werken. En daardoor zien die mensen direct wat er speelt bij de eindgebruikers en hebben ze zorginhoudelijke kennis.”

Alle betrokkenen kijken dan ook terug op een leerzaam en bijzonder project. “De samenwerking was er een uit het boekje: perfect”, besluit Jan Peter. “We hebben constant met elkaar gekeken: hoe gaan we dingen pragmatisch aanpakken, hoe zorgen we ervoor dat we verder komen? Af en toe deden we een stapje achteruit, om er daarna weer één naar voor te kunnen doen. Dat was heel fijn.” En die succesvolle samenwerking gaat als een lopend vuurtje rond, zo blijkt. “Ook zorginstellingen op Saba en Sint Eustatius willen de switch gaan maken van papier naar digitaal”, zegt Bregje. Het team van Tenzinger staat al in de startblokken.

De samenwerking was er een uit het boekje: perfect

Over White Yellow Cross

De White Yellow Cross Care Foundation is een particuliere NGO op Sint Maarten, die al meer dan 50 jaar bestaat. De stichting levert 11 verschillende zorgproducten, een combinatie van diensten, waaronder verpleeghuiszorg, ouderenzorg, dagbehandeling psychiatrie, een revalidatiecentrum en hospice, wijkverpleging, kraamzorg, thuiszorg en de gehele verstandelijk gehandicaptenzorg.