Leuker kunnen we het niet maken, wel makkelijker

In 2022 ging Levvel live met Medicore. Dit ECD is vooral gekozen vanwege de visie van Tenzinger op digitalisering van de zorg, vertelt Coen Emmer, informatiemanager bij Levvel. “Tenzinger heeft als missie om de zorg te verslimmen met datagedreven oplossingen. Dat is precies de richting die wij ook op willen.”

App als verlengstuk van ECD

Een onderdeel van deze visie is het vereenvoudigen van administratie en registratie door gebruik van de Zorgapp. Dit is een app op je smartphone die functioneert als verlengstuk van het ECD. Waar het Medicore ECD als doel heeft om alle geregistreerde zorg ook goed te factureren, is de app specifiek ontwikkeld om het administratieve werk van een zorgprofessional zo makkelijk en efficiënt mogelijk te maken. Want zeker na de introductie van het ZPM is registratie voor zorgverleners nog complexer geworden.

De agendafunctie speelt een centrale rol in de Zorgapp. Want als de agenda goed is ingevuld, dan is apart tijdschrijven niet meer nodig. Ook kunnen zorgverleners in de app op een goed beveiligde manier alle informatie van hun cliënten bekijken: het adres, het zorgplan, een tijdlijn met gebeurtenissen in de afgelopen weken et cetera. Via spraak kunnen ze nieuwe informatie toevoegen, zoals een bezoekverslag en afspraken die ze met cliënten maken. In plaats van dat zorgverleners later nog de dossiers op orde moeten maken, kunnen ze nu bij de cliënt thuis of zodra ze onderweg gaan naar hun volgende afspraak het verslag inspreken. “Dit scheelt tijd en zorgt voor een opgeruimd hoofd”, zegt Rian Loonen.

Agendabeheer op orde maken

Rian heeft bij Levvel meerdere petten op. Naast leidinggevende van het jeugdteam Oostzaan en Programmaleider Integraal Samenwerken in Zaanstreek-Waterland is ze ook Projectleider Agendabeheer. In die rol is ze er samen met een collega verantwoordelijk voor dat alle teams met de digitale agenda in het ECD gaan werken. Ze vertelt: “Wij hebben een heel diverse organisatie. Lang niet alle teams hebben hun agendabeheer op orde, terwijl de agenda in Medicore wel de basis is voor tijdregistratie en dus voor onze declaraties.” Dit heeft verschillende oorzaken. In de eerste plaats werken verschillende teams met verschillende systemen. Niet iedereen gebruikt het Medicore ECD, wat eigenlijk wel zou moeten. Daarnaast willen veel ambulante zorgverleners in de meeste gevallen niet hun laptop openklappen, omdat dat een afstand creëert tot de mensen waar je mee praat. Lang niet alle ambulante zorgverleners nemen daarom een laptop mee als ze op huisbezoek gaan. Tot slot hebben sommige teams of hulpverleners veel afspraken die vaak worden gewijzigd. Jongeren vergeten simpelweg dat ze een afspraak hebben of sturen op het laatste moment een berichtje ‘ik kan toch niet’. “Je afspraken veranderen soms sneller dan je in je agenda kunt bijhouden”, zegt Raymy Warta. Reden voor haar om ook een papieren agenda te gebruiken.

Digibeten in pilotgroep

Raymy werkt als trajectbegeleider in het regioteam Zaanstreek Waterland. Ze heeft een diverse caseload en begeleidt onder meer jongeren die op zichzelf gaan wonen, gezinnen en mensen met trauma. Ze vertelt: “Ik deed nog veel op papier en onthield veel.” En eigenlijk zat dat haar wel dwars. “Want als jongeren later nog eens willen weten hoe vaak we elkaar zagen en ze vragen hun dossier op, dan moet dat natuurlijk wel volledig zijn.”

Omdat Raymy niet handig is met digitale hulpmiddelen, selecteerde Rian haar voor de pilotgroep van appgebruikers. Rian: “Je kunt zo’n pilot natuurlijk doen met digitaal vaardige mensen, maar dan krijg je niet de feedback die je wilt. We hebben juist medewerkers geselecteerd die een hekel hebben aan digitaal registreren; die Medicore een onhandig en gebruiksonvriendelijk systeem vinden dat ze het liefst zo min mogelijk gebruiken. Want als zij de Zorgapp omarmen, dan weet je zeker dat het bij de rest van de medewerkers ook gaat aanslaan.”

Alle informatie bij de hand

Raymy was dus sceptisch, maar wilde de Zorgapp een serieuze kans geven. En tot haar verbazing was ze al na een paar dagen een enthousiast gebruiker. “Na de eerste dag had ik al mijn afspraken al in de digitale agenda staan. Met groene vinkjes zie ik wat er al is afgehandeld en wat nog open staat. De verslaglegging doe ik nu ter plekke, bij de cliënt thuis of als ik bijvoorbeeld in de lift naar beneden sta. Daardoor heb ik nu op één plek alle informatie bij elkaar: mijn agenda, de adressen van de cliënten waar ik heen moet, de afspraken die ik met ze maak en ga zo maar door.” Waar ze vroeger regelmatig zonder laptop op pad ging en daardoor verstroken was van informatie in het zorgplan, heeft ze nu alles bij de hand. En veel eenvoudiger dan voorheen. “Want een app open je heel makkelijk, terwijl je de laptop niet zomaar even opstart. En al helemaal niet om even een adres op te zoeken”, zegt ze.

Spraakgestuurd rapporteren

Een van de features waar ze het meest blij mee is, is het spraakgestuurd rapporteren. “Ik kan mijn verslag gewoon inspreken en de Zorgapp zet dat om in tekst”, juicht ze. Dat vroeg wel enige gewenning. “Je moet langzaam praten en in korte zinnen. Voor mij werkt dat het best als ik eerst even goed bedenk wat ik wil inspreken en het dan geconcentreerd doe, zonder op het scherm van mijn telefoon te kijken. Want als ik kijk wat het spraakprogramma ervan maakt, dan raak ik afgeleid. Te meer omdat er soms fouten in staan, zoals de spelling van namen. Dat is niet erg, ik weet wel om wie het gaat.” Waar geen fouten in mogen staan, zijn zaken zoals medische diagnoses. Mede daarom koos Tenzinger voor de spraaksoftware Tell James. Rian: “Tell James is zelflerende software. De is getraind met medische terminologie, ook met termen die veel voorkomen in de GGZ. Hij is niet specifiek getraind voor de jeugd- en gezinszorg, dat doen we nu zelf. Hoe langer we ermee werken, hoe beter de software wordt en hoe meer woorden worden herkend.”

Het motto van dit project is: Leuker kunnen we het niet maken, wel makkelijker. Wat mij betreft maakt de Zorgapp dat helemaal waar. Rapporteren is nu veel eenvoudiger geworden.

Eenvoudiger rapporteren

Op het moment van het interview werkt de pilotgroep ruim twee maanden met de app, tot volle tevredenheid. Raymy: “Het motto van dit project is: Leuker kunnen we het niet maken, wel makkelijker. Wat mij betreft maakt de Zorgapp dat helemaal waar. Rapporteren is nu veel eenvoudiger geworden.” Ze ziet bovendien de noodzaak beter. “Ik begrijp wel dat de rapportages de basis vormen om zorg te declareren, maar daar houden wij ons als zorgverleners gewoon niet mee bezig. Dat motiveert niet. Wat wel motiveert is dat jongeren soms later nog eens willen terughalen wat er allemaal is gebeurd. Dan is het belangrijk dat hun dossier op orde is. Nu ik de Zorgapp gebruik, is registratie niet meer een aparte taak die ik later nog eens moet doen, maar is het een integraal onderdeel geworden van het werk. Bij jongeren of gezinnen die achterdochtig zijn, spreek ik de rapportage in hun bijzijn in, zodat ze weten wat wij in hun dossier zetten. Het grappige is: door die transparantie krijg ik makkelijker hun vertrouwen. Sterker nog, ze zeggen nu vaak ‘zet dit of dit ook nog maar in het dossier’. Het geeft hen een beter gevoel als ze weten dat wij goed registreren.”

Gefaseerde uitrol

De Zorgapp wordt de komende periode breder uitgerold. Rian heeft daar veel vertrouwen in. “We hebben een klassikale instructie van één à anderhalf uur en we hebben een video die laat zien hoe je met de app werkt.” Volgens Raymy is het vervolgens gewoon een kwestie van doen. “Zelfs ik kan ermee werken”, lacht ze. Ze vindt het grappig dat zij als digibeet nu uitleg geeft aan jongere collega’s. “Ik had nooit gedacht dat ik nog eens meer kennis zou hebben van een app dan mijn collega’s. Dat ze nu eens bij mij komen voor hulp is goed voor mijn ego”, lacht ze. Om serieus te vervolgen: “Je moet het gewoon even de tijd geven, vooral het spraakgestuurd rapporteren. Dat is in het begin echt wel even wennen, maar na een paar weken weet je niet beter meer. Ik raad collega’s aan om vooraf een paar kernwoorden op te schrijven, zodat je geen zaken vergeet. En om niet mee te kijken op het scherm, maar naar een vast punt te kijken, zodat je aandacht niet wordt afgeleid. Daarnaast is het belangrijk om duidelijk te spreken en korte zinnen te maken.” Ze heeft haar collega’s uit het traumateam alvast enthousiast gemaakt. “Die zijn niet bij de pilot betrokken. Toen ik ze de app liet zien was het meteen van ‘wow, dat willen wij ook.’”

Rian heeft goed nieuws voor ze. Ze krijgen het ook. “Het komt niet vaak voor dat medewerkers blij zijn met een verandering. Maar dat is nu toch echt het geval. Ze zien dat registreren sneller en makkelijker wordt. Ik denk persoonlijk dat het vooral enorm scheelt dat zorgverleners straks hun hoofd leeg kunnen maken; dat ze niet meer aan alles hoeven te denken, want ze leggen het gewoon meteen vast.” Raymy besluit: “Ik ken niemand die jeugdhulpverlener is geworden omdat ze registreren leuk vinden. Ik ken daarentegen wel mensen die om die reden het vak hebben verlaten. Oerzonde, want het is het mooiste vak dat er is. Ik spreek nog regelmatig af met oud-jongeren die ik heb begeleid om te zien hoe het nu met ze gaat. Dat geeft zoveel voldoening. Het is zo bijzonder dat jongeren je toelaten, ondanks dat ze zoveel bewijzen hebben dat volwassenen niet te vertrouwen zijn. Dat ik dit mooie werk nu kan doen met minder administratieve rompslomp, maakt me enorm blij.”

Dat ik dit mooie werk nu kan doen met minder administratieve rompslomp, maakt me enorm blij!

Raymy Warta en Rian Loonen

Doorontwikkelen Zorgapp in cocreatie

Toen Levvel het contract met Tenzinger sloot om Medicore en de Zorgapp te gaan implementeren, dachten beide partijen iets te makkelijk over de hoeveelheid werk die kwam kijken bij het passend maken van de Zorgapp op de processen van Levvel. De Zorgapp was immers al een kant-en-klaar product, maar wel een generiek product dat in alle deelsectoren van de zorg kan worden gebruikt. Hij was niet specifiek doorontwikkeld om ‘m passend te maken voor de jeugd- en gezinszorg.

Specifieke wensen

Informatiemanager Coen Emmer heeft ongeveer een jaar nauw samengewerkt met Tenzinger om de Zorgapp te vervolmaken. Hij vertelt: “Er was weliswaar een koppeling tussen de Zorgapp en Medicore, maar daarmee werd nog niet alle informatie uitgewisseld die wij wilden uitwisselen. Zo zag je je agenda in Medicore ook in de Zorgapp, maar je kon in de Zorgapp geen afspraken toevoegen of wijzigen. Ook haalde de Zorgapp niet de behandelrelaties op, wat betekende dat een medewerker de hele cliëntlijst door moest om de juiste cliënt te vinden. Wij wilden graag dat zorgverleners alleen hun eigen cliënten zouden zien. Tot slot was de spraakfunctie nog niet goed geïntegreerd. De ingesproken verslagen stonden wel in de Zorgapp, maar moeten natuurlijk ook richting Medicore worden getransporteerd.”
Het lijken relatief kleine veranderingen, maar ze hadden veel voeten in aarde. Bij het testen kwamen er steeds weer nieuwe details naar voren die maakten dat het niet goed werkte. “We dachten steeds dat we het heel gedegen hadden gedaan, maar dan bleek toch dat we weer iets hadden onderschat.”

Variëteit toch standaardiseren

Een belangrijke oorzaak hiervoor is de enorme variëteit in processen die Levvel kent. En dat komt weer door de eisen die verschillende gemeenten stellen aan de rapportages en de breedte van de jeugdhulpverlening die Levvel biedt. Als je gaat automatiseren, dan moet je ook standaardiseren. En dat valt met die enorme variëteit niet mee. “Gaandeweg kom je erachter dat er nog meer variaties zijn dan je dacht en daar moet je dan weer een mouw aan passen”, zegt Coen.

Hoewel de Zorgapp nu in gebruik wordt genomen, is er ook nog wat ontwikkelwerk te doen om ‘m nog beter passend te krijgen op de processen. Rian geeft een voorbeeld. “Neem een stagiair die nog geen behandelrelatie heeft met een gezin maar die je wel wilt laten rapporteren onder supervisie. Nu gebruiken we daar een workaround voor, maar we willen graag dat een stagiair onder eigen naam kan rapporteren en dat de stagebegeleider straks in één keer die rapportages eruit kan filteren om ze te controleren.”

Zo zijn er nog meer van dit soort specifieke wensen voor specifieke deelprocessen. “Maar”, zegt Coen, “dit voorbeeld geeft wel aan dat onze hoofdprocessen nu allemaal goed door de Zorgapp worden ondersteund. Registreren blijft voor vrijwel alle zorgverleners een noodzakelijk kwaad dat ze niet leuk vinden, maar we hebben het wel een heel stuk makkelijker gemaakt.”