Blog18 sep 2023

Blog

Wachtlijsten in de jeugdzorg: van databehoefte naar inzicht

Voor jeugdzorgaanbieders is het een ingewikkelde puzzel om grip te krijgen op de langer wordende wachtlijsten en toenemende wachttijden, zoals je ook kon lezen in onze vorige blog over de wachtlijstproblematiek. Toenemende wachtlijsten zorgen voor stijgende maatschappelijke kosten voor het ondersteunen van onze jongeren. We zien de trend dat jongeren gemiddeld 10 maanden moeten wachten op jeugdzorg. Kan dat echt niet anders? Want bij langere wachttijden, neemt de problematiek bij jongeren en gezinnen vaak verder toe en is er uiteindelijk meer en zwaardere zorg nodig.

Het begint al met de ogenschijnlijk simpele vraag hoe je inzicht krijgt in je (regionale) wachtlijsten. Realtime wachtlijstdata ontbreekt vaak en zonder deze data is er geen inzicht en daardoor kan er onvoldoende gestuurd worden. De praktijk laat zien dat er veel ‘onnodige’ administratieve handelingen verricht worden, zoals het bijhouden van eigen Excel lijstjes die niet gedeeld worden tussen verwijzers en zorgaanbieders. Iedereen probeert naar eer en geweten te handelen en deze wachtlijsten zo goed als mogelijk aan te pakken. Maar er ontstaat onvermijdelijk ruis tussen zorgaanbieders en verwijzers vanwege het handmatig bijhouden van wachtlijstinformatie. Daarnaast blijft het tijdrovend en foutgevoelig om handmatig al die data te verzamelen en actueel te houden in Excel. En, het voldoet niet aan de privacy wetgeving, want je kunt het wel afschermen met rollen en rechten wie wat mag zien, maar in de praktijk gebeurt dit weinig.

Kortom, het is een enorm karwei om in Excel je wachtlijstinformatie bij te houden en daarmee tot enigszins betrouwbare stuurinformatie te komen. Hoe maak je dit makkelijker?

Welke knelpunten ervaren zorgaanbieders met wachtlijstdata?

Om deze vraag te beantwoorden, moeten we drie knelpunten overwinnen die het belemmeren goede stuurinformatie te krijgen uit wachtlijstdata. Deze knelpunten zijn:

  • Er is geen realtime inzicht in de wachtlijsten is. Zonder extra hulpmiddelen is het namelijk een onmogelijk karwei om deze gegevens automatisch uit meerdere bronnen te halen. Als je bijvoorbeeld met meerdere zorgorganisaties samenwerkt, dan moet de data voor wachtlijsten uit meerdere ECD’s (of andere bronnen) komen. Om dat samen te brengen is ontzettend complex. Ook binnen een zorgorganisatie is vaak wachtlijstinformatie al gefragmenteerd geregistreerd. Elke locatie of afdeling heeft vaak een eigen wachtlijst, en vaak ook nog eens in een Excel lijstje in plaats van vanuit het ECD.
  • Het tweede knelpunt brengt ons bij de vraag hoe moet worden omgegaan met jongeren die op meerdere wachtlijsten staan bij meerdere jeugdzorgaanbieders. Jongeren die zich bij meerdere zorgaanbieders aanmelden, komen automatisch op meerdere wachtlijsten te staan zonder dat jeugdzorgaanbieders onderling dit van elkaar weten, laat staan een gemeente. Dit vertroebelt het zicht en blokkeert daardoor een gemeenschappelijke aanpak om wachttijden te verkorten.
  • Knelpunt drie betreft het onderling uitwisselen van wachtlijstgegevens. Tot nu toe is het voor alle partijen onbegonnen werk om op basis van juiste, gemeenschappelijke informatie samen te werken. Onvoldoende standaardisering van informatie (bijvoorbeeld gemeenschappelijke definities van wachtlijsten/wachttijden), het (onvermijdelijke) gebruik van verschillende informatiesystemen (zoals ECD’s) en het ontbreken van een platform waarop deze informatie gebundeld en gedeeld kan worden; het zijn allemaal factoren die hobbels vormen bij regionale samenwerking rondom wachtlijsten. Vaak worden bijvoorbeeld ook appels met peren opgeteld, zoals cliënten voor interne wachtlijst versus een externe wachtlijst (nieuwe cliënten). Zie dan maar eens je krachten te bundelen als er onvoldoende gemeenschappelijke informatie is om een beslissing over te nemen. Wat kun je doen om deze problemen op te lossen?

Drie tips om je wachtlijstdata te verbeteren en meer inzicht te krijgen

Om inzicht te krijgen in je wachtlijstdata en om de kwaliteit van deze (wachtlijst)data te verbeteren kun je aan een aantal knoppen draaien. Een belangrijke randvoorwaarde is dat het versterken van je stuurinformatie en processen alleen goed werkt als je datakwaliteit voldoende op orde is. Deze knoppen zijn:

Creëer een goede data-infrastructuur
Een goede data-infrastructuur is essentieel om informatie uit te wisselen tussen zorgorganisaties. Zowel voor je eigen zorgorganisatie als in samenwerkingsverbanden is het belangrijk dat je een goede data-infrastructuur neerzet waarbij de wachtlijstinformatie (bijvoorbeeld cliëntgegevens en aanmeldinformatie) kan uitwisselen met betrokken partijen, zodat dit niet meer handmatig per mail (of post) verstuurd hoeft te worden. Een centraal dataplatform kan hiervoor uitkomst bieden.

Wissel regionaal data uit door middel van een dataplatform
Met een centraal dataplatform kun je realtime inzicht krijgen in je wachtlijstinformatie en deze informatie snel en makkelijk delen met andere stakeholders. Als je dit regionaal organiseert met andere zorgaanbieders, dan heeft dat – ook al is het heel complex – grote meerwaarde voor een jongere en behandelaar. Denk bijvoorbeeld aan het kunnen voorspellen van een piek in behoeften aan een bepaalde therapievorm. Of bijvoorbeeld aan het effectief inzetten van vroegtijdige interventies om escalatie te voorkomen. Door te analyseren waar de grootste behoeften liggen en welke interventies het meest effectief zijn, openen zich nieuwe deuren voor verbeterde capaciteitsplanning, betere samenwerking met andere jeugdzorgaanbieders en betere preventie. Hierdoor kunnen jongeren beter en sneller de zorg krijgen die ze nodig hebben, waardoor de wachttijden kunnen dalen.

Gebruik standaarden
Belangrijk punt om te vermelden is dat je moet werken met standaarden, zoals overeenstemming in definities van wachtlijsten en wachttijden en bestaande technieken om informatie te kunnen uitwisselen. Zo hoef je niet voor elke stap opnieuw het wiel uit te vinden. Als je vervolgens de data-infrastructuur op orde hebt, kun je mooie stappen zetten om datagedreven werken te gaan werken!

Neem contact op

Koen Bosboom

Zorgverslimmer bij Tenzinger

Neem contact opNeem contact op

Meer weten?

Wil je graag een volgende stap zetten in het bundelen van je wachtlijstdata van je verschillende samenwerkingspartners? Tenzinger kan je hiermee helpen. Wij zijn kennishouders van het samenbrengen van proces, mens en systeem door middel van data en systemen om informatie te bundelen en daarmee geven wij tijd terug aan de zorg. Lees onze ideeën hierover voor de aanpak van wachtlijsten in de jeugdzorg in ons adviesrapport!

Deze blog is onderdeel van een reeks over wachtlijsten in de jeugdzorg. De volgende onderwerpen gaan we in het vervolg nog behandelen: wachttijd verzachten, cliëntreizen en capaciteitsvraagstukken. Houd onze website en/of nieuwsbrief in de gaten!

Koen Bosboom

Zorgverslimmer bij Tenzinger

Bekijk profielBekijk profiel

Adviesrapport downloaden

Ook interessant

Blog03 jul 2023

De wachtlijstproblematiek in de jeugdzorg: welke knelpunten ervaren stakeholders?

Wie zijn de stakeholders in de jeugdzorg en wat is hun rol (en belang) binnen dit complexe zorgproces? En in welke mate belemmerd de privacywetgeving (AVG) hun werkzaamheden?
Lees meer +
Blog09 jun 2023

Jeugdzorg in Nederland: hoe staat het er voor anno 2023?

De jeugdzorg staat al jaren onder enorme druk. Terwijl de wachttijden toenemen, worden de budgetten verder naar beneden geschroefd. Hoe staat het er anno 2023 voor?
Lees meer +
Whitepaper26 jun 2023

Adviesrapport wachtlijsten jeugdzorg

De wachtlijsten en wachttijden nemen alleen maar toe. De oorzaken zijn divers: gemeenten worstelen met budgetten, de administratieve last is hoog, het gedecentraliseerde beleid is complex, regionaal inzicht ontbreekt en digitalisering gaat langzaam.
Lees meer +
Terug naar alle eventsWebinar26 Sep10:00

Slimmer werken

Webinar procesmanagement (basis)

Ben jij er klaar voor om de sleutel tot succesvol procesmanagement te vinden? Tijdens dit exclusieve webinar krijg je waardevolle inzichten en praktische vaardigheden aangereikt om processen in jouw organisatie naar een hoger niveau te tillen.

Tijdens het webinar Procesmanagement staat het in kaart brengen, beoordelen en verbeteren van de processen centraal. Je maakt kennis met verbetermethoden als Lean Management en Six Sigma. Het webinar is een instapcursus, om de basis van procesmanagement onder de knie te krijgen. De volgende onderwerpen komen aan bod:

  • Wat zijn processen en waarom breng je deze in kaart;
  • Wat zijn de meest voorkomende soorten procesbeschrijvingen en hoe kan een procesbeschrijving vervolgens worden vertaald naar de werkvloer;
  • Processen aanvullen met informatie en data;
  • Procesanalyse;
  • Procesverbeteringen en grip houden op het proces.

Wat is het belang van procesmanagement binnen een organisatie?

Organisaties stellen steeds hogere eisen aan processen. Van efficiëntie en doelmatigheid tot duidelijke structuur. Niets is frustrerender dan onduidelijkheid over wat er moet gebeuren en wie waar verantwoordelijk voor is. Ook thema’s zoals certificering, wet- en regelgeving en compliance zijn vaak redenen om processen vast te leggen. Procesmanagement verbetert de efficiëntie en productiviteit, bespaart kosten, zorgt voor kwaliteit en consistentie en vergroot de flexibiliteit. Het stimuleert een cultuur van continue verbetering, bevordert transparantie en verantwoording en helpt bij risicobeheersing en naleving van regelgeving.

Voor wie?

Dit webinar is geschikt voor projectleiders, managers, adviseurs en medewerkers die te maken hebben met procesverbeteringen. Je denkt dat dingen in jouw organisatie anders kunnen, maar weet nog niet hoe. Je hebt interesse in het opdoen van de basiskennis van procesmanagement. Tijdens het webinar ga je aan de slag met theorie en praktijkvoorbeelden van procesmanagement. Voor dit webinar is geen vooropleiding nodig.

Wil je erbij zijn? Meld je aan!

Kun je er op 26 september niet bij zijn en wil je de opname terugkijken? Meld je dan alsnog aan en ontvang de opname automatisch achteraf. Deelname is gratis.

Meld je aan voor het webinar

Vul je gegevens in.

Whitepaper26 jun 2023

adviesrapport wachtlijsten jeugdzorg

In de toekomst zijn jongeren sneller aan de beurt. Als we nú de wachtlijsten verslimmen.

Jongeren staan gemiddeld 10 maanden op een wachtlijst voordat ze geholpen kunnen worden in de jeugdzorg. Kan dat nou echt niet anders?

De wachtlijsten en wachttijden in de jeugdzorg nemen alleen maar toe. De oorzaken zijn divers: gemeenten worstelen met budgetten, de administratieve last is hoog, het gedecentraliseerde beleid is complex, regionaal inzicht ontbreekt en digitalisering gaat langzaam. Tel daar een pandemie en een toenemende vraag bij op en de instroom stijgt, terwijl de uitstroom stagneert.

Wachten op landelijk beleid helpt de Amsterdamse jeugd niet vooruit. Daarom besloten jeugdzorgorganisatie Levvel, Garage 2020 en 6Gorilla’s om samen op zoek te gaan naar ideeën om de wachtlijsten te verkorten. In november 2022 kwamen verwijzers, jeugdbeschermers, zorgaanbieders en datawetenschappers bij elkaar om tijdens een Design Challenge creatieve oplossingen te bedenken waarmee we de wachtlijsten in de hoogspecialistische jeugdzorg aan kunnen pakken in de regio Amsterdam. In teams met vertegenwoordigers uit verschillende hoeken werden oplossingen bedacht op gebied van data, processen en het verbeteren van door- en uitstroom binnen de jeugdzorg. De uitkomsten staan in het adviesrapport.

In het adviesrapport over de wachtlijsten in de jeugdzorg lees je:

  • Over de opstapeling van problemen in de jeugdzorg;
  • De inzichten uit de Design Challenge;
  • Oplossingen bedacht door de verschillende teams;
  • Voorstellen voor vervolgprojecten;
  • De achtergrond en context van de Design Challenge.

 

Koen Bosboom

Zorgverslimmer bij Tenzinger

Bekijk profielBekijk profiel

Vraag het adviesrapport aan

Ook interessant

Klantverhaal30 mei 2023

Mindler verandert GGZ met online blended therapie

Mindler wil graag dat de applicaties die ze gebruiken integreren. Mayke Rijpert, controller bij Mindler, vertelt hoe dit werkt met het Tenzinger Platform.
Lees meer +
Blog09 jun 2023

Jeugdzorg in Nederland: hoe staat het er voor anno 2023?

De jeugdzorg staat al jaren onder enorme druk. Terwijl de wachttijden toenemen, worden de budgetten verder naar beneden geschroefd. Hoe staat het er anno 2023 voor?
Lees meer +
Blog10 mei 2022

Financiering in de jeugdzorg – de cocktail waar je een kater van krijgt

Er zijn drie manieren van zorginkoop die het meest voorkomen in het jeugddomein. In deze blog gaan we hier dieper op in en nemen wij je mee in de “cocktail” van typen financiering.
Lees meer +
Whitepaper22 mei 2023

Sturen op data

Zo ontdek je verbeterkansen

Steeds meer zorgorganisaties zien de meerwaarde van datagedreven werken en het belang van het nemen van beslissingen op basis van data, in plaats van op onderbuikgevoel.

Yvonne Weldam

Zorgverslimmer bij Tenzinger

Bekijk profielBekijk profiel

Sturen op data: zo ontdek je verbeterkansen

In vrijwel ieder zorgproces kun je wat verbeteren. Waar je die verbeterkansen eerder alleen ontdekte door het proces stap voor stap te analyseren, kun je vandaag de dag veel inzichten halen uit data. Die data kun je niet alleen gebruiken om je processen te verbeteren, je kunt ze ook gebruiken om beter geïnformeerde beslissingen te nemen. Wij helpen zorgorganisaties bij het onderzoeken en identificeren van kansen, én bij het omzetten van die kansen in concrete dataproducten zoals dashboards.

In deze whitepaper lees je:

  • Hoe je bedrijfsprocessen optimaliseert op basis van inzichten uit data
  • Hoe je betere beslissingen neemt met gerichte stuurinformatie
  • Dat je met datagedreven de werkdruk verlaagt en tegelijkertijd het werkplezier verhoogt

Yvonne Weldam

Zorgverslimmer bij Tenzinger

Bekijk profielBekijk profiel

Mail mij deze whitepaper

Vul onderstaand formulier in om de whitepaper te ontvangen.

Ook interessant

Blog22 mei 2023

Zo word je een datagedreven zorgorganisatie

Wil je meer datagedreven werken in jouw zorgorganisatie? Drie Tenzinger consultants vertellen hoe je dat doet en wat je ervoor nodig hebt.
Lees meer +
Brochure16 jun 2022

Brochure Business consultancy

Onze Business consultants zijn experts in het optimaliseren van de bedrijfsvoering in de zorg. Lees in de brochure hoe wij jou (tijdelijk) kunnen ondersteunen.
Lees meer +
Whitepaper09 nov 2021

Beter wachtrijmanagement met de Tenzinger wachtrijverslimmers

De wachtlijsten in de zorg groeien al jaren. En hoewel iedereen het belang ziet van het goed meten van de werkelijke wachttijden, zijn het verstrekken van inzicht in wachttijden en capaciteit taken die in de meest zorgorganisaties worden overgelaten aan secretariaten of zorgadministraties.
Lees meer +
Blog22 mei 2023

Hoofd- en onderaannemerschap

Een financieel-administratieve constructie voor kwalitatieve zorg

Het concept hoofd- en onderaannemerschap wordt niet alleen in de zorg toegepast, maar ook in andere sectoren zoals de bouw. Door slim gebruik te maken van elkaars expertise, kan bredere hulp geboden worden. Dit klinkt eenvoudig, maar hoe werkt dit in de praktijk? Hoe richt je dit proces als zorgaanbieder goed in? En hoe bewaak je de kwaliteit van zorg? In deze blog vertelt Koen Bosboom, business consultant bij Tenzinger over de uitdagingen die hij en zijn collega’s tegenkomen bij zorgaanbieders 

Koen Bosboom

Zorgverslimmer bij Tenzinger

Bekijk profielBekijk profiel

Al langere tijd zien we dat steeds meer gemeenten hun inkoopstrategie aanpassen en de contractering van zorg via hoofd- en onderaannemerschap organiseren. Eén van de redenen hiervoor is dat gemeenten met minder partijen contracten willen hebben. Een andere ontwikkeling die we zien is dat zorgaanbieders steeds meer gaan werken in samenwerkingsverbanden.  

Wat is hoofd- en onderaannemerschap?  

Bij hoofd- en onderaannemerschap huurt een zorgaanbieder, de hoofdaannemer, een andere zorgaanbieder, de onderaannemer, in om bepaalde zorg te verlenen. Hierbij blijft de hoofdaannemer verantwoordelijk voor de kwaliteit van zorg en de verantwoording naar de financier (gemeente). Onderaannemers leveren de zorg aan de cliënt, maar de verantwoordelijkheid richting de financier ligt bij de hoofdaannemer. De onderaannemer declareert de geleverde zorg bij de hoofdaannemer.  

Eind 2019 schreef collega Amy Ahluwalia, productmanager bij Tenzinger al over hoofd- en onderaannemerschap in de jeugdzorg. Inmiddels alweer meer dan drie jaar geleden, maar de uitdagingen uit deze eerdere publicatie spelen vandaag de dag nog steeds.  

Administratieve lasten 

Een grote uitdaging bij hoofd- en onderaannemerschap is dat het proces in de basis is ingericht voor ondersteuning van het financieel-administratieve proces: gemeenten hebben de administratieve lasten voor een groot deel bij zorgaanbieders neergelegd. Of dit bewust is of niet, als zorgaanbieder heb je hier mee te maken. Als hoofdaannemer moet je rekening houden met de criteria waaraan een nieuwe zorgvraag zorg moet voldoen. Dit vraagt om een beleid, want vind je het als zorgaanbieder wenselijk om administratiekantoor te zijn zonder kwaliteitstoezicht vanuit je eigen zorgorganisatie? 

De ondersteuning van ICT bij hoofd- en onderaannemerschap 

ICT kan een rol spelen in het verlagen van de administratieve lasten. Zo kunnen hoofdaannemers die gebruikmaken van het Medicore ECD de productie van onderaannemers automatisch inlezen. Hierdoor hoef je informatie niet handmatig over te nemen en kan deze eenvoudig ingediend worden bij de financier. Andersom werkt dit ook zo voor onderaannemers: als onderaannemer hoef je het productiebestand niet handmatig over te typen, maar kun je deze eenvoudig exporteren om deze aan te leveren bij de hoofdaannemer.  

Hoe bewaak je de kwaliteit van zorg?  

Het uitgangspunt van alle betrokken partijen bij hoofd- en onderaannemerschap in de zorg is het bieden van de best mogelijke hulp aan cliënten. De hoofdaannemer heeft contracten met de gemeente en blijft daarom verantwoordelijk voor de kwaliteit van zorg. Het is een terechte vraag om na te denken hoe je als hoofdaannemer de kwaliteit van zorg bewaakt als de cliënt in zorg is bij een andere zorgaanbieder. Een voorbeeld hoe je als zorgaanbieder kunt sturen op kwaliteit is het werken met kwaliteitsnormen van de beroepsgroep en/of ISO-normen. Een andere mogelijkheid is het uitvragen van periodieke updates over het zorgplan of het zorgtraject. Als hoofdaannemer heb je het recht om deze informatie uit te vragen. Zo kun je aantonen aan de financier hoe de zorg verloopt en geeft jou als zorgaanbieder meer inzage in de geleverde zorg. Hierdoor kun je als zorgaanbieder eventuele risico’s rondom kwaliteit van zorg beperken. 

Financiële kwaliteitsbewaking 

Eén van de grootste risico’s bij hoofd- en onderaannemerschap is dat je als hoofdaannemer uitbetaalt aan de onderaannemer, maar nog geen vergoeding ontvangen hebt vanuit de financier (gemeente). Dit vraagt om een goed proces voor het ontvangen en uitbetalen van facturen. Periodieke rapportages voor uitbetalingen aan onderaannemers naast je ontvangsten vanuit de financier kunnen helpen om grip te houden op de financiële situatie. Door realtime inzicht kun je op tijd bijsturen indien je constateert dat bepaalde partijen niet tijdig factureren en/of uitbetalen. Zo voorkom je dat je als zorgaanbieder financieel risico loopt 

Medicore biedt de mogelijkheid om als hoofdaannemer onderaannemers op een veilige en juridisch correcte wijze te laten werken in het ECD. Hierdoor heb je als hoofdaannemer actueel inzicht in de productie die je zelf en onderaannemers realiseren op de betreffende behandeling. Zo voorkom je dat de werkvoorraad oploopt tot hogere (risicovolle) bedragen. 

Veel afdelingen betrokken

Doordat hoofd- en onderaannemerschap afwijkt van de reguliere financieringsvormen is het een proces met veel losse kleine processtapjes. Deze vele losse stapjes zijn bij zorgaanbieders vaak ondergebracht over veel verschillende afdelingen, zoals de zorgadministratie, accountmanagement, de financiële administratie, zorgverleners en natuurlijk de cliënt. Hierbij schuilt het risico dat het overzicht zoek is, waardoor je de controle uit het oog verliest. Het is belangrijk om scherp te hebben wie er regiehouder is over hoofd- en onderaannemerschap en welke afdeling verantwoordelijk is voor welk onderdeel binnen het proces. 

Gegevensuitwisseling 

Bij samenwerking is veilige gegevensuitwisseling van essentieel belang. Want hoe zorg je ervoor dat iedereen beschikt over de benodigde informatie? En hoe wissel je deze informatie op een efficiënte en veilige manier uit, zodat de informatie ook eenvoudig terug te vinden is? Er ontbreekt een standaard. Idealiter bestaat er één werkwijze waarbij de informatie op eenzelfde manier uitgewisseld kan worden. Dit zou het proces een stuk efficiënter en veiliger maken. In andere zorgsectoren zoals de ggz en ouderenzorg bestaan er al standaarden die de uitwisseling van gegevens op een gestandaardiseerde en veilige manier mogelijk maken, zoals het VIPP programma, Koppeltaal en het Inzicht programma.  

Zolang er een standaard ontbreekt blijft hoofd- en onderaannemerschap een uitdaging, vanwege het grote aantal handelingen en betrokkenen. Het gaat niet lukken om het gehele proces volledig te automatiseren, maar met een gestandaardiseerd proces en een goed beleid kun je de risico’s wel substantieel verkleinen.  

Op 25 mei 2023 organiseert Tenzinger een focussessie over het onderwerp hoofd- en onderaannemerschap waarin we samen met opdrachtgevers kijken naar de uitdagingen en mogelijke oplossingen.  

Loopt jouw zorgorganisatie tegen uitdagingen rondom de organisatie van hoofd- en onderaannemerschap aan? Neem gerust contact met ons op. Wij denken graag met je mee!  

Neem contact op met Koen

Koen Bosboom

Zorgverslimmer bij Tenzinger

Neem contact opNeem contact op

Ook interessant

Klantverhaal25 sep 2023

Ready for Change maakt slag in inzicht en efficiëntie met Medicore optimalisatie

GGZ-instelling Ready for Change maakte samen met Medicore een aantal grote stappen op het gebied van inzicht en efficiëntie.
Lees meer +
Blog18 sep 2023

Wachtlijsten in de jeugdzorg: van databehoefte naar inzicht

Voor jeugdzorgaanbieders is het een ingewikkelde puzzel om grip te krijgen op de langer wordende wachtlijsten en toenemende wachttijden. In deze blog lees je hoe je meer inzicht krijgt en de kwaliteit van je data verbetert.
Lees meer +
Podcast25 aug 2023

Data ethiek: over ethische dilemma’s bij de inzet van data

In deze aflevering praten we met Karin Hagoort, teammanager Innovatie Psychiatrie bij UMC Utrecht en Marieke van Dijk, Functionaris Gegevensbescherming (FG) bij Tenzinger over ethische dilemma's bij het de inzet van data.
Lees meer +
Blog09 mei 2023

meer tijd voor zorg met stuurinformatie

Direct inzicht in de uitnutting van zorgtoewijzingen

Welke zorgverlener heeft ervoor gekozen om een kwart van haar tijd te besteden aan het bijhouden, uitzoeken en navragen of en in hoeverre een zorgtoewijziging al is uitgenut? Niet één. En toch is het bij veel zorginstellingen de dagelijkse realiteit. Wij hielpen een grote gehandicaptenzorginstelling een rapport te ontwikkelen dat meteen laat zien hoe het staat met de toewijzing, zowel qua looptijd als uitnutting, wat veel handmatig uitzoekwerk overbodig maakt. In deze blog lees je hoe we dat aanpakten en wat de resultaten zijn.

Sanne Kuyvenhoven

Zorgverslimmer bij Tenzinger

Bekijk profielBekijk profiel

Met de invoering van de jeugdwet in 2015 veranderde de uitvoering en financiering van de jeugdzorg ingrijpend. De variatie in de manier van toewijzen door gemeenten en de manier hoe zorgaanbieders de zorg moeten declareren heeft veel uitdagingen opgeleverd voor zorgaanbieders. Het geven van inzicht in welke mate de zorgtoewijzing al is uitgenut aan zorgmedewerkers, is 8 jaar na de transitie van de jeugdzorg naar gemeenten bijvoorbeeld nog steeds een knelpunt bij zorgorganisaties. Vaak moeten medewerkers hiervoor telefoontjes plegen richting de cliëntenadministratie, die diverse lijstjes moeten combineren om die vraag te kunnen beantwoorden. Dit resulteert in een hoge administratieve last voor zowel hulpverleners als de cliëntenadministratie.

Bij een gehandicaptenzorgorganisatie die o.a. zorg levert binnen het sociaal domein (jeugdwet/ WMO) was er de behoefte om dit knelpunt op te lossen door een rapport met actuele uitnutting van zorgtoewijzingen te ontwikkelen. Tenzinger Business Consultancy is gevraagd om hierbij te helpen en levert de projectleider.

Aanpak ontwikkelen stuurinformatie

Er is een ontwikkelteam opgericht met een data-engineer, een data-analist en 3 medewerkers van de cliëntenadministratie, allen afkomstig van de zorgaanbieder. Er is gestart met 1 regio van de zorgaanbieder met de financieringsvorm PxQ (uurtje-factuurtje), om klein te beginnen, data te testen en vervolgens de informatie te verbreden naar de andere regio’s. Toen gestart werd met de financieringsvorm trajectfinanciering (met diverse subvarianten) is de samenstelling van het ontwikkelteam aangepast waardoor een regio die veel te maken heeft met deze financieringsvorm goed vertegenwoordigd was.

Om te weten welke wensen de eindgebruiker heeft voor dit rapport zijn er creatiesessies en meedenksessies georganiseerd. Naar aanleiding van deze sessies is de focus gelegd op informatievoorziening voor de zorgmedewerker, aangezien dit de primaire gebruiker is van deze informatie. Eenvoud, het werken met kleurtjes als signalering en realtime informatie waren kernwoorden die naar voren kwamen in de creatiesessies. Ook is aangegeven hoe de uitnutting inzichtelijk moest worden gemaakt t.o.v. van de zorgtoewijzing (bijv. per week, maand, looptijd van de toewijzing). Zo is de informatiebehoefte van de ‘business’ zo goed mogelijk bij de ‘techniek’ terecht gekomen.

Het laten landen van stuurinformatie in de organisatie

Dit project houdt niet op na het opleveren van deze stuurinformatiewens. Grofweg zijn er drie stadia:

  • Zorgen dat het rapport klopt
  • Zorgen dat het rapport werkt
  • Zorgen dat het rapport landt

De meeste zorgorganisaties zijn er goed in dat hetgeen opgeleverd wordt kloppend is en vervolgens ook werkt, maar tijd besteden dat het echt geïntegreerd is in het dagelijks werk, is vaak onderbelicht. Bij deze klant is het laten landen van deze stuurinformatie nog in volle gang. Er zijn informatiesessies georganiseerd voor managers zorg en managers bedrijfsvoering en er is een filmpje gemaakt van een interview met 2 ambulant hulpverleners die enthousiaste gebruikers van het rapport zijn. Zo’n filmpje levert een mooie implementatieboost op, door dit breed in de organisatie te delen. Daarnaast worden er analyserapporten voor de cliëntadministratie ontwikkeld, zodat zij makkelijk kunnen achterhalen als er fouten in het rapport geconstateerd worden. Betreft dit bijvoorbeeld een registratiefout (actie medewerker) of betreft het een technisch mankement (actie data afdeling)? De cliëntenadministratie krijgt een belangrijke functie in het op orde houden van het rapport. Zo wordt voorkomen dat medewerkers het rapport mogelijk niet meer gaan gebruiken doordat zij door fouten geen vertrouwen meer hebben in het rapport.

Het uiteindelijke doel: tijd teruggeven aan de zorg

Zorgmedewerkers zijn nu al minder tijd bezig zijn met bijhouden, uitzoeken en navragen in hoeverre de zorgtoewijzing al is uitgenut. Doordat er inzicht is, komen overschrijdingen van het afgegeven volume minder voor. En dit zorg voor minder regelwerk voor toewijzingen met terugwerkende kracht om alsnog geleverde uren te kunnen factureren. Kortom hulpverleners kunnen direct al meer tijd besteden aan de directe zorglevering aan hun cliënten.

Heeft jouw zorgorganisatie ook last van overschrijdingen op uitnuttingen indicaties? En heb je behoefte aan inzicht op uitnuttingen en hierbij hulp nodig om dit goed op te zetten? Business Consultancy van Tenzinger kan jouw organisatie helpen bij het opzetten van een soortgelijk project. Lees onze brochure voor meer informatie.

Neem contact op met Sanne

Sanne Kuyvenhoven

Zorgverslimmer bij Tenzinger

Neem contact opNeem contact op

Ook interessant

Brochure16 jun 2022

Brochure Business consultancy

Onze Business consultants zijn experts in het optimaliseren van de bedrijfsvoering in de zorg. Lees in de brochure hoe wij jou (tijdelijk) kunnen ondersteunen.
Lees meer +
Blog13 jan 2022

Jeugdwet: contractdiversiteit of contract-onmogelijkheid?

De complexiteit van de contractdiversiteit in de Jeugdwet is voor vele niet te bevatten. in deze blog nemen wij je mee in het spelveld.
Lees meer +
Whitepaper09 nov 2021

Beter wachtrijmanagement met de Tenzinger wachtrijverslimmers

De wachtlijsten in de zorg groeien al jaren. En hoewel iedereen het belang ziet van het goed meten van de werkelijke wachttijden, zijn het verstrekken van inzicht in wachttijden en capaciteit taken die in de meest zorgorganisaties worden overgelaten aan secretariaten of zorgadministraties.
Lees meer +
Terug naar alle eventsWebinar16 May15:00

Slimmer werken

No more no-shows! Ontdek de waarde van data met de data science use case

No-shows zijn een belangrijke veroorzaker van productieverlies. En ze leiden ook tot een lagere kwaliteit van zorg. Om die redenen heeft GGz Breburg no-shows gekozen als onderwerp voor een verkennend onderzoek met 6Gorilla’s dat inzicht moet geven in hoe de organisatie meer waarde kan halen uit data.

Tijdens deze inspiratiesessie zullen Anton Kuijer, Data Scientist, en Quintijn Aman, Business Consultant vertellen over de uitdagingen en kansen die voorbij kwamen bij het opzetten van het data science project.

Er zal worden ingegaan op de voorlopige conclusies van het onderzoek en de vervolgstappen die nodig zijn om tot een succesvolle voorspelling en preventie van no-shows te komen. De sessie zal ook inzicht bieden in hoe de organisatie meer waarde kan halen uit data en hoe dit kan bijdragen aan een hogere kwaliteit van zorg en productiviteit.

Tijdens de sessie is er ruimte voor interactie en vragen van deelnemers, zodat er een actieve dialoog ontstaat over het belang van data science in de gezondheidszorg en hoe dit kan worden toegepast om no-shows te voorkomen en de zorg te verbeteren. De sessie biedt een inspirerend kijkje achter de schermen van een data science project en laat zien hoe data gedreven inzichten kunnen leiden tot concrete verbeteringen in de zorg.

Wil je erbij zijn? Meld je aan!

Kun je er op 16 mei niet bij zijn en wil je de opname terugkijken? Meld je dan alsnog aan en ontvang de opname automatisch achteraf. Deelname is gratis.

 

Meld je aan voor het webinar

Vul je gegevens in.

Terug naar alle eventsWebinar25 May10:00

Slimmer werken

De weg naar inzicht om doelmatig en efficiënt te werken

Wil je meer inzicht krijgen in hoe je doelmatig en efficiënt kunt werken in de zorg? Dan mag je het webinar “De weg naar inzicht om doelmatig en efficiënt te werken: Samen werken aan gezonde zorg” niet missen!

Tenzinger Consultants Iris Gielen en Kelly Dake helpen je meer inzicht te krijgen in hoe je doelmatig en efficiënt kunt werken in de zorg, zodat je de best mogelijke zorg kunt bieden aan je patiënten. Tijdens deze sessie krijg je handvatten toegereikt om passende zorg te leveren met zo min mogelijk middelen, zonder in te leveren op de kwaliteit van de zorg. Er wordt ingegaan op de uitdagingen die gepaard gaan met het efficiënt werken in de zorg en je leert hoe je deze uitdagingen kunt overwinnen.

Je leert hoe je data en inzichten kunt gebruiken om je werkzaamheden te optimaliseren en hoe je samen kunt werken met collega’s en andere zorgprofessionals om tot betere resultaten te komen. Onderwerpen zoals procesoptimalisatie, kostenbesparing en het monitoren van de voortgang worden behandeld.

Schrijf je nu in voor het webinar en laten we samen werken aan gezonde zorg!

Wil je erbij zijn? Meld je aan via het formulier!

Kun je er op 25 mei niet bij zijn en wil je de opname terugkijken? Meld je dan alsnog aan en ontvang de opname automatisch achteraf. Deelname is gratis.

Meld je aan voor het webinar

Vul je gegevens in.

Sprekers

Kelly Dake

Kelly Dake is Business consultant bij Tenzinger. Ze heeft Masters Leadership, Change management en Gezondheidsrecht.

Bekijk profielBekijk profiel

Iris Gielen

Bekijk profielBekijk profiel
Blog07 nov 2022

Week van de pleegzorg

Het belang van het aantrekken en behouden van pleegouders

Van 2 tot en met 9 november vindt de jaarlijkse week van de pleegzorg plaats. Gedurende deze week vraagt Jeugdzorg Nederland aandacht voor pleegzorg en het tekort aan pleeggezinnen. Al jaren verschijnt in het nieuws dat het tekort aan pleeggezinnen groeit. In deze blog deelt Koen Bosboom, business consultant bij Tenzinger, tips die zorgaanbieders helpen bij het aantrekken, binden en behouden van pleegouders.  

Koen Bosboom

Zorgverslimmer bij Tenzinger

Bekijk profielBekijk profiel

Het belang van pleeggezinnen 

Pleegouders vervullen een belangrijke rol in het leven van een kind. En vooral nu, in tijden van arbeidskrapte, biedt een pleeggezin een extra kans voor jeugdhulporganisaties. Pleeggezinnen zorgen voor een warm en liefdevol thuis, een omgeving die nagenoeg niet na te bootsen is binnen een jeugdhulpinstelling. 

Kijk kritisch naar het aanmeldproces  

Vlak voor de zomer publiceerde Pleegzorg Nederland de Factsheet pleegzorg 2021. Hieruit blijkt dat er een lichte daling is in het aantal geaccepteerde (nieuwe) pleegouders en een lichte daling in het aantal belangstellenden die informatie hebben aangevraagd. Tegelijkertijd valt te zien dat het aantal pleegkinderen ook daalt, maar desondanks blijft er een tekort. Voor zorgaanbieders is het belangrijk om de stap van het aanmelden van pleegouders zo eenvoudig mogelijk te maken. Het laatste wat je wilt is dat een geïnteresseerde mogelijke pleegouder afhaakt vanwege frustratie of onduidelijkheid tijdens het aanmeldproces. 

Wat hierbij kan helpen is om het proces dat een toekomstige pleegouder doorloopt volledig uit te schrijven, digitaal of op een groot papier. Zo kom om je erachter hoe het aanmeldproces op dit moment verloopt en of hier verbeteringen in doorgevoerd kunnen worden. Gaan dingen bijvoorbeeld nog onnodig via papier en de post, of kan dit ook digitaal? Is alle informatie die pleegouders nodig hebben eenvoudig vindbaar en begrijpt men het? Hoeveel tijd neemt het hele proces in beslag, of kan dit sneller?  

Hoe betrek je pleegouders?

Wanneer een pleegouder het aanmeldproces succesvol heeft doorlopen begint het pas echt. Het pleegouderschap heeft een grote impact op het leven van een pleegouder. In veel gevallen vraagt een pleegkind meer van de pleegouders dan andere kinderen. 

Inzage in de behoeftes van pleeggezinnen

Het Nederlands Jeugdinstituut (NJi), Nederlandse Vereniging voor Pleeggezinnen (NVP) en Jeugdzorg Nederland hebben in 2020 een onderzoek gepubliceerd naar de redenen waarom pleegouders stoppen. 

Uit het onderzoek van het NJI blijkt dat de grootste groep mensen dat stopt met het pleegouderschap dit doet vanwege ongewenste omstandigheden, zoals problemen met het zorgsysteem, onvoldoende begeleiding, moeizame samenwerking met professionals, de moeizame relatie met de ouders van het kind, en de problematiek van het pleegkind. Ook kwam hieruit het gebrek aan erkenning en waardering als veelgenoemde reden.  

Vanwege personele, praktische en systeemtechnische uitdagingen komt het geregeld voor dat pleegzorgorganisaties moeite hebben om voldoende aandacht te besteden aan pleegouders. Om pleegouders te betrekken is het belangrijk goed te luisteren naar de behoeftes en wensen. Hiervoor kun je bijvoorbeeld een pleegouderraad oprichten, een centrale – en goed vindbare – (online) locatie openstellen waar pleegouders wensen kunnen doorgeven en natuurlijk in gesprek blijven met de pleeggezinnen. Daarnaast is het belangrijk om pleegouders niet alleen te ondersteunen, maar ze ook te complimenteren voor de ondersteuning die zij bieden. 

Ondersteuning en aandacht is essentieel 

Pleegouders hebben een enorme verantwoordelijkheid. Zij nemen kinderen die even niet meer thuis kunnen wonen op in hun gezin. Support, begeleiding en samenwerking met de pleegzorgorganisatie en andere pleegouders is belangrijk voor hen. Er is vanuit pleeggezinnen behoefte aan eenvoudige en gebruiksvriendelijke processen, zodat zij zich kunnen focussen op het ondersteunen van hun pleegkind(eren). 

Pleegouders willen graag op de hoogte gehouden worden over de afspraken rondom de hulpverlening en begeleiding van hun pleegkind. Verslaglegging door pleegouders en pleegzorgbegeleider (en eventueel een betrokken gedragswetenschapper) moet eenvoudig mogelijk zijn. Transparante communicatie is niet alleen belangrijk voor pleegouders, maar ook voor pleegzorgbegeleiders. Dit kan gaan om zaken zoals de frequentie van de gemaakte afspraken met de pleegzorgouder(s), communicatie tussen pleegouder en pleegzorg organisatie en een eenduidige methode van documenteren. Hierdoor is het voor pleegzorgbegeleiders duidelijk wat de wederzijdse verwachtingen zijn om voor begeleiding op maat. 

In veel gevallen schakelen pleegouders pas hulp in op het moment dat er een crisissituatie is (of bijna ontstaat). Op zo’n moment wil je dat het zo eenvoudig mogelijk is voor een pleegouder om hup in te schakelen en niet allerlei formulieren en vragenlijsten moeten invullen voordat zij zich gehoord voelen. 

Digitalisering van het pleegzorgproces 

In de ideale situatie kan het betrokken netwerk rondom het kind informatie in een cliëntportaal (mits de ouder of voogd van het kind hiermee akkoord is gegaan) toevoegen of inzien. Hierdoor zijn alle betrokkenen op de hoogte van de omstandigheden en de voortgang van het kind. Uit het jaarlijkse jeugdhulp marktonderzoek van M&I Partners blijkt dat veel jeugd- en pleegzorgaanbieders op dit moment nog weinig gebruikmaakt van de digitale mogelijkheden zoals een cliënt- of (pleeg)ouderportaal.

De inzet van een cliënt- of e-healthportaal biedt kansen om op een eenvoudige manier (digitaal) uit te vragen hoe het met het kind en pleegouders gaat, waaraan ze, gezamenlijk of apart, willen werken ten behoeve van de behandeling. Hiervoor kan bijvoorbeeld een emotiedagboek worden ingezet.

 

Wil je weten welke functionaliteiten in een ECD belangrijk zijn voor een efficiënt pleegzorgproces? Lees dan ons whitepaper ‘Hoe een ECD het pleegzorgproces ondersteunt’. Wij denken graag met je mee om de mogelijkheden om het pleegzorgproces verder te optimaliseren. 

 

Ook interessant

Whitepaper09 dec 2021

Hoe een ECD het pleegzorgproces ondersteunt

In dit whitepaper lees je over de trends en ontwikkelingen in pleegzorg en hoe een ECD zorgorganisaties ondersteunt.
Lees meer +
Blog26 jul 2022

Drie tips voor meer grip op pleegzorgkosten

Het komt geregeld voor dat gemaakte kosten niet volledig gedekt worden vanuit de pleegzorgvergoeding of aanvullende vergoedingen. Een ingewikkeld vraagstuk bij pleegzorg is; wie draait er op voor de gemaakte kosten voor de jeugdige? Lees meer in deze blog
Lees meer +
Whitepaper09 nov 2021

Beter wachtrijmanagement met de Tenzinger wachtrijverslimmers

De wachtlijsten in de zorg groeien al jaren. En hoewel iedereen het belang ziet van het goed meten van de werkelijke wachttijden, zijn het verstrekken van inzicht in wachttijden en capaciteit taken die in de meest zorgorganisaties worden overgelaten aan secretariaten of zorgadministraties.
Lees meer +
Opname18 okt 2022

verandermanagement en cultuur

Op weg naar een succesvolle verandering

Veel organisaties staan aan de vooravond van grote veranderingen of transities. Wat is ervoor nodig om grote veranderingen, die veel impact hebben op zorgprofessionals, goed te begeleiden?

In dit webinar focussen we ons daarvoor op een gezonde cultuur. Een cultuur waarin ruimte is voor innovatie, voor het geven en ontvangen van feedback, waar de veranderbereidheid groot is en waar mensen zich gehoord en gezien voelen. Cultuur is één van de acht pijlers van onze visie op ‘De Ideale Zorgorganisatie’. Binnen dit model werken we met acht pijlers die met elkaar in balans moeten zijn. Is het op één van die pijlers niet goed geregeld? Dan is er geen goede basis voor verandering.

Dit is de opname van het webinar dat werd gegeven op 13 oktober 2022.

Mauro Vittali

Zorgverslimmer bij Tenzinger

Bekijk profielBekijk profiel

Stuur mij de opname

Vul onderstaand formulier in en ontvang de opname in je mailbox.

Ook interessant

Whitepaper04 nov 2020

De Ideale Zorgorganisatie: van meten naar beter

Lees meer +
Brochure30 jul 2021

Brochure De Ideale Zorgorganisatie

Onze visie op de Ideale Zorgorganisatie gaat ervan uit dat de belangrijke pijlers binnen een zorgorganisatie in balans zijn.
Lees meer +
Opname07 okt 2021

Met een gezonde cultuur op weg naar de ideale zorgorganisatie

Waarom is cultuur zo belangrijk in je zorgorganisatie? Is er binnen jullie organisatie sprake van een controle- of van een commitmentcultuur?
Lees meer +

Schrijf je in voor onze nieuwsbrief

Zo ben jij elke maand op de hoogte van de laatste ontwikkelingen in de zorg!