Welke zorgverlener heeft ervoor gekozen om een kwart van haar tijd te besteden aan het bijhouden, uitzoeken en navragen of en in hoeverre een zorgtoewijziging al is uitgenut? Niet één. En toch is het bij veel zorginstellingen de dagelijkse realiteit. Wij hielpen een grote gehandicaptenzorginstelling een rapport te ontwikkelen dat meteen laat zien hoe het staat met de toewijzing, zowel qua looptijd als uitnutting, wat veel handmatig uitzoekwerk overbodig maakt. In deze blog lees je hoe we dat aanpakten en wat de resultaten zijn.
meer tijd voor zorg met stuurinformatie
Direct inzicht in de uitnutting van zorgtoewijzingen
Met de invoering van de jeugdwet in 2015 veranderde de uitvoering en financiering van de jeugdzorg ingrijpend. De variatie in de manier van toewijzen door gemeenten en de manier hoe zorgaanbieders de zorg moeten declareren heeft veel uitdagingen opgeleverd voor zorgaanbieders. Het geven van inzicht in welke mate de zorgtoewijzing al is uitgenut aan zorgmedewerkers, is 8 jaar na de transitie van de jeugdzorg naar gemeenten bijvoorbeeld nog steeds een knelpunt bij zorgorganisaties. Vaak moeten medewerkers hiervoor telefoontjes plegen richting de cliëntenadministratie, die diverse lijstjes moeten combineren om die vraag te kunnen beantwoorden. Dit resulteert in een hoge administratieve last voor zowel hulpverleners als de cliëntenadministratie.
Bij een gehandicaptenzorgorganisatie die o.a. zorg levert binnen het sociaal domein (jeugdwet/ WMO) was er de behoefte om dit knelpunt op te lossen door een rapport met actuele uitnutting van zorgtoewijzingen te ontwikkelen. Tenzinger Business Consultancy is gevraagd om hierbij te helpen en levert de projectleider.
Aanpak ontwikkelen stuurinformatie
Er is een ontwikkelteam opgericht met een data-engineer, een data-analist en 3 medewerkers van de cliëntenadministratie, allen afkomstig van de zorgaanbieder. Er is gestart met 1 regio van de zorgaanbieder met de financieringsvorm PxQ (uurtje-factuurtje), om klein te beginnen, data te testen en vervolgens de informatie te verbreden naar de andere regio’s. Toen gestart werd met de financieringsvorm trajectfinanciering (met diverse subvarianten) is de samenstelling van het ontwikkelteam aangepast waardoor een regio die veel te maken heeft met deze financieringsvorm goed vertegenwoordigd was.
Om te weten welke wensen de eindgebruiker heeft voor dit rapport zijn er creatiesessies en meedenksessies georganiseerd. Naar aanleiding van deze sessies is de focus gelegd op informatievoorziening voor de zorgmedewerker, aangezien dit de primaire gebruiker is van deze informatie. Eenvoud, het werken met kleurtjes als signalering en realtime informatie waren kernwoorden die naar voren kwamen in de creatiesessies. Ook is aangegeven hoe de uitnutting inzichtelijk moest worden gemaakt t.o.v. van de zorgtoewijzing (bijv. per week, maand, looptijd van de toewijzing). Zo is de informatiebehoefte van de ‘business’ zo goed mogelijk bij de ‘techniek’ terecht gekomen.
Het laten landen van stuurinformatie in de organisatie
Dit project houdt niet op na het opleveren van deze stuurinformatiewens. Grofweg zijn er drie stadia:
- Zorgen dat het rapport klopt
- Zorgen dat het rapport werkt
- Zorgen dat het rapport landt
De meeste zorgorganisaties zijn er goed in dat hetgeen opgeleverd wordt kloppend is en vervolgens ook werkt, maar tijd besteden dat het echt geïntegreerd is in het dagelijks werk, is vaak onderbelicht. Bij deze klant is het laten landen van deze stuurinformatie nog in volle gang. Er zijn informatiesessies georganiseerd voor managers zorg en managers bedrijfsvoering en er is een filmpje gemaakt van een interview met 2 ambulant hulpverleners die enthousiaste gebruikers van het rapport zijn. Zo’n filmpje levert een mooie implementatieboost op, door dit breed in de organisatie te delen. Daarnaast worden er analyserapporten voor de cliëntadministratie ontwikkeld, zodat zij makkelijk kunnen achterhalen als er fouten in het rapport geconstateerd worden. Betreft dit bijvoorbeeld een registratiefout (actie medewerker) of betreft het een technisch mankement (actie data afdeling)? De cliëntenadministratie krijgt een belangrijke functie in het op orde houden van het rapport. Zo wordt voorkomen dat medewerkers het rapport mogelijk niet meer gaan gebruiken doordat zij door fouten geen vertrouwen meer hebben in het rapport.
Het uiteindelijke doel: tijd teruggeven aan de zorg
Zorgmedewerkers zijn nu al minder tijd bezig zijn met bijhouden, uitzoeken en navragen in hoeverre de zorgtoewijzing al is uitgenut. Doordat er inzicht is, komen overschrijdingen van het afgegeven volume minder voor. En dit zorg voor minder regelwerk voor toewijzingen met terugwerkende kracht om alsnog geleverde uren te kunnen factureren. Kortom hulpverleners kunnen direct al meer tijd besteden aan de directe zorglevering aan hun cliënten.
Heeft jouw zorgorganisatie ook last van overschrijdingen op uitnuttingen indicaties? En heb je behoefte aan inzicht op uitnuttingen en hierbij hulp nodig om dit goed op te zetten? Business Consultancy van Tenzinger kan jouw organisatie helpen bij het opzetten van een soortgelijk project. Lees onze brochure voor meer informatie.
Neem contact op met Sanne
Sprekers
Kelly Dake
Kelly Dake is Business consultant bij Tenzinger. Ze heeft Masters Leadership, Change management en Gezondheidsrecht.
Bekijk profielBekijk profielverandermanagement en cultuur
Op weg naar een succesvolle verandering
Veel organisaties staan aan de vooravond van grote veranderingen of transities. Wat is ervoor nodig om grote veranderingen, die veel impact hebben op zorgprofessionals, goed te begeleiden?
Financiering in de jeugdzorg
Drie tips voor meer grip op pleegzorgkosten
In de Jeugdwet is vastgelegd dat jeugdigen die (tijdelijk) niet thuis kunnen wonen bij voorkeur in een gezinsomgeving worden geplaatst. Hierbij is het doel altijd eerst in de nabije omgeving te kijken naar geschikte opvang. Als dit niet lukt wordt een geschikt pleeggezin gezocht. Een ingewikkeld vraagstuk hierbij is; wie draait er op voor de gemaakte kosten voor de jeugdige en uit welk potje worden deze betaald? In deze blog geeft Koen Bosboom tips om hier grip op te houden en aan het einde van het jaar niet voor verrassingen komt te staan.
Toeslagen en vergoedingen in pleegzorg
Tarieven voor pleegzorg staan al jarenlang onder druk. Vanuit de Jeugdwet ontvangen zorgaanbieders een vergoeding voor pleegzorg. De hoogte van deze vergoeding wordt jaarlijks door de overheid vastgesteld en is afhankelijk van de leeftijd van het pleegkind. In veel gevallen is deze vergoeding bij deel- en voltijd pleegzorg gelijk. Naast de reguliere pleegzorgvergoeding bestaan er nog twee andere vormen van financiering, namelijk; bijzondere kosten en extra vergoeding pleegzorg.
Bijzondere kosten
Het komt geregeld voor dat gemaakte kosten niet volledig gedekt worden vanuit de pleegzorgvergoeding of aanvullende vergoedingen. Deze categorie valt onder bijzondere kosten. Bijzondere kosten zijn kosten die pleegouders maken voor de opvoeding en verzorging van een jeugdige. Volgens voorschriften van VNG bestaan bijzondere kosten uit de volgende categorieën:
- Gezondheid en welzijn; aanvullende zorgverzekering, psychiatrisch onderzoek vallend buiten zorgverzekering, aanvullende vergoeding bedplassen, orthondontie en brillen.
- Reiskosten en mobiliteit; reiskosten hoger dan €25 per maand, reiskosten doktersbezoek, OV kosten naar middelbare school, taxikosten.
- Schoolkosten: schoolexcursies, ouderbijdrage, aanschaf laptop of boeken t.b.v. school
- Schade: eigen risico aansprakelijkheid
- Overige: zwemles, sport, muziekles, Identiteitsbewijzen
De Jeugdwet biedt geen duidelijk uitsluitsel op de definitie van bijzondere kosten. Naast bovengenoemde categorieën bestaan er ook kosten die we minder makkelijk in één van bovengenoemde ‘hokjes’ kunnen plaatsen. Deze onduidelijkheid maakt dat zorgaanbieders soms opdraaien voor kosten die uiteindelijk niet worden vergoed vanuit de Jeugdwet.
Extra vergoeding pleegzorg
Pleegouders die zorgdragen voor drie of meer pleegkinderen, zorgen voor een jeugdige met een handicap of extra kosten maken voor crisisopvang hebben recht op extra vergoeding. In dit geval ontvangen zij een extra vergoeding bovenop de standaard pleegzorgvergoeding.
Regionale verschillen
De verantwoordelijkheid voor jeugdhulp vanuit de Jeugdwet ligt bij gemeenten. Doordat iedere gemeente in staat is om eigen keuzes te maken is maatwerk mogelijk. Deze (grote) regionale verschillen, en de onduidelijkheid rondom de definitie van bijzondere kosten, maken dat pleegzorgorganisaties zelf de afweging moeten maken in welke situatie bijzondere kosten wel of niet worden vergoed. Landelijk opererende zorgaanbieders hebben te maken met een grote diversiteit aan regels. Probeer hier maar eens zicht op te hebben én houden. Voor gemeenten is dit al complex, maar voor zorgaanbieders is het al helemaal een ingewikkelde kwestie.
Voorbeeld
Naast een reguliere vergoeding (evt. inclusief toeslag) kunnen pleegouders een vergoeding bijzondere kosten krijgen. De hoogte van deze vergoeding verschilt per zorginstelling. Zo kan het zijn dat de ene zorgaanbieder een richtingsbedrag van €600 met één maximaal bedrag van €1.000 per jaar hanteert, terwijl een zorgaanbieder actief in een andere regio een maximumbedrag hanteert per categorie (bijv. €225 per jaar voor ouderbijdrage VO).
De basis op orde
Kortom, er zijn verschillende soorten vergoedingen waar je als pleegzorgaanbieder mee te maken hebt. De post bijzondere kosten is een belangrijke om extra goed op het vizier te hebben. Hier is het namelijk niet concreet gedefinieerd welke kosten wél gedekt worden en welke niet, waardoor deze dus voor de rekening van zorgaanbieder komt. Je wilt voorkomen dat je er aan het einde van het jaar achter komt dat er (te) veel niet gedekte kosten zijn weggelekt, met de bijbehorende financiële consequenties. Kleine weglekkende bedragen kunnen in een jaar tijd oplopen tot een behoorlijke kostenpost.
Hier realtime inzicht op hebben én houden is een uitdaging, maar niet onbelangrijk. Hieronder delen we drie tips om grip te houden op pleegzorgkosten:
- Inzicht in contractafspraken | Allereerst is het belangrijk een up-to-date takenoverzicht met alle contractafspraken te hebben. Zo is snel terug te vinden wat de contractafspraken zijn en kom je niet voor verrassingen te staan.
- Biedt transparantie naar pleegouders | Het helpt om kritisch te kijken naar randvoorwaarden voor bijzondere kosten. Door hier beleid op te voeren én dit te communiceren naar pleegouders biedt je transparantie en helderheid. Dit maakt het duidelijk voor medewerkers en pleegouders waar zij aan toe zijn.
- Ondersteuning vanuit het ECD | Met de juiste inrichting en functionaliteiten kan het elektronisch cliëntendossier bijdragen aan controle op de financiële processen. Zo is vastgelegd welke cliënten in pleegzorg zijn en welke vergoedingen er binnen zullen komen. Daarnaast kun je processen zoals de declaratie door pleegouders digitaliseren. In het Medicore ECD kunnen pleegouders eenvoudig declaraties invoeren. Zo is dit direct vastgelegd in het ECD en weet de pleegouder ook wat de status van de declaratie is. In het whitepaper ‘Hoe een ECD het pleegzorgproces ondersteunt‘ lees je meer over functionaliteiten die het pleegzorgproces ondersteunen.
Wil je ook aan de slag met het slimmer inrichten van processen in jouw organisatie? Onze consultants kijken graag mee. Neem contact met ons op.
Toekomstbestendige basis
Levvel live met Medicore ECD
Begin 2021 koos jeugdhulporganisatie Levvel voor de oplossingen van Tenzinger. Sindsdien is er intensief gewerkt aan de implementatie. Met als resultaat dat Levvel van drie losse Elektronische Dossiers (ED’s) naar één centraal ED is gegaan. Met de oplossingen van Tenzinger zet Levvel grote stappen in samenwerking, efficiënte zorg en meer regie voor kinderen, jongeren en (pleeg-)gezinnen.
Toekomstbestendige basis
Twee en een half jaar geleden startte Levvel met een selectietraject. Aanleiding hiervoor was de fusie van de Bascule (specialistische jeugd GGZ) en Spirit (specialistische jeugdhulp). Coen Emmer, informatiemanager bij Levvel, vertelt: “Wij zochten een elektronisch dossier dat zowel de jeugdhulp als de GGZ kant ondersteunt. Tijdens de zoektocht werd ook Levvel5 (licht verstandelijk beperkte kinderen en jongeren) bij Levvel gevoegd. Met die achtergrond zijn we een selectietraject begonnen.”
Muriel Bos, directeur Zorg bij Levvel, vult aan: “We wilden een systeem wat ons goed kon helpen om van drie naar één systeem te gaan en daarmee een toekomstbestendige basis te leggen. De missie voor onze jeugdhulp luidt: met een gezonde basis de toekomst tegemoet. Die missie hebben wij doorvertaald naar onze zorg en ICT. Dat betekent: we willen met zijn allen in één dossier kunnen kijken, maar ook meegaan met de mogelijkheden van de toekomst. Onze visie om meer datagedreven te gaan werken, meer behandelingen en trainingen online te gaan doen en andere zaken zoals de Tenzinger Zorgapp waren voor ons redenen om te kiezen voor Tenzinger.”
Harmonisatie van werkprocessen
In april 2021 is Levvel gestart met de implementatie van het Medicore ED. In een periode van negen maanden was het niet alleen de opdracht om het nieuwe ED te implementeren, maar ook werkprocessen te integreren. Om in één centraal ED te kunnen werken moesten deze gestandaardiseerd worden. “We wisten dat het een uitdaging zou zijn om met drie organisaties naar één elektronisch dossier te gaan. Een systeemimplementatie is altijd een ingewikkeld traject, maar als je dan ook nog drie organisaties wilt integreren is het belangrijk om daar een goede partner bij te hebben die daar een bijdrage aan kan leveren. We wisten dat Tenzinger een goed track record heeft op implementaties, dat was voor ons mede een reden om voor Tenzinger te kiezen”, zegt Muriel.
Coen voegt toe: “We moesten slagen maken om onze processen te uniformeren en werkwijzen op elkaar af te stemmen. Dit is in diverse werkgroepen uitgebreid besproken.” Tijdens de implementatie vonden er bijvoorbeeld klantreis sessies plaats om alle werkprocessen in kaart te brengen. Tijdens deze sessies werd de reis die een jongere van aanmelding tot facturatie doorloopt onder de loep genomen.
Gezamenlijke focus op slagen
Bij de implementatie van nieuwe software is samenwerking en vertrouwen belangrijk. Muriel: “Wij zijn een heel diverse organisatie in een complexe wereld met veel vormen van jeugdhulp. Voor ons is flexibiliteit gewoon heel belangrijk. Het was in het begin even zoeken naar een goede balans tussen uniformiteit en flexibiliteit. We hebben daar een goede tussenweg in gevonden.”
“Er is keihard gewerkt” zegt Coen terugkijkend naar de afgelopen maanden. Muriel vult aan: “We zijn super trots op onze eigen mensen die dit project er naast hun bestaande werk bij hebben gedaan. Het is toch grotendeels gedragen op de schouders van mensen uit de organisatie. Daar heb ik veel bewondering voor. Er werd soms gemord, maar dit kwam meestal voort uit de zorgen die er waren over de samenhang en compleetheid van de deelprojecten. Iedereen had een grote focus op het laten slagen van het project.”
Bij de vraag of het beeld over de implementatiekracht is bevestigd zeggen Muriel en Coen volmondig ja. “Wij zijn blij met de mensen van Tenzinger die ons het afgelopen jaar hebben ondersteund en geadviseerd. Het verantwoordelijkheidsgevoel en de kennis bij consultants om de implementatie echt te laten slagen, viel op. Consultants namen geen genoegen met ‘het is wat het is’. Als organisatie hadden jullie ook kunnen zeggen ‘als jullie het prima vinden, dan is het oké’. Er werd kritisch meegedacht hoe de software straks ook echt goed te laten draaien voor ons. Dat werkt prettig.”
Efficiënter behandelen
Onderzoek en innovatie is een belangrijk onderdeel bij Levvel. “Wij zien de oplossingen van Tenzinger als totaaloplossing waarmee wij datagedreven kunnen werken. Hiermee kunnen wij veel beter gebruik maken van alle cliëntgegevens en behandelinformatie”, benoemt Muriel. Coen vult aan: “We gaan niet alleen de data uit Medicore ontsluiten, maar ook combineren met data vanuit onze ROM systemen. Zo gebruiken we data uit BergOp, maar ook onze personeelsadministratie en financiële gegevens. Tevens gaan we data uit onze oude ED’s ontsluiten. Dat gaat veel mogelijkheden bieden. Deze data gaat uiteindelijk bijdragen aan nieuwe werkwijzen en efficiëntere behandelingen, omdat inzichtelijk is wat het nut en het effect van de behandeling is geweest.”
“Wij willen als Levvel echt het verschil maken voor kinderen, jongeren en hun (pleeg)ouders. Daar waar anderen of ook wij nu niet slagen om bepaalde dingen voor elkaar te krijgen hopen we dat we dat in de toekomst wel kunnen. Dat is een hele sterke drive van iedereen. We hopen natuurlijk dat ons nieuwe ED daar ook bij gaat helpen”, sluit Muriel af.
In 3 stappen naar een goede jaarovergang in de zorg
pa·niek·in·rich·ten (het; o)
- paniekerig en roekeloos inrichten van een applicatie met fouten en herstelacties tot gevolg
De zomer is voorbij, het laatste kwartaal van 2020 is begonnen en dat betekent; drukte rondom de jaarovergang in de zorg. De jaarovergang wordt vaak gezien als een belastende en invloedrijke periode. Voor de jaarafsluiting en de jaaropening moeten er vele wijzigingen worden doorgevoerd zoals in wet- en regelgeving, in prestatie- en productcodes en in tarieven.
De jaarovergang in de zorg is een continu proces
In een eerdere blog bepleitte wij dat er niet alleen sprake is van een jaarovergang aan het einde en het begin van het jaar, maar dat dit een continu proces is waarvan de verschillende stappen het hele jaar door spelen en veel invloed hebben op elkaar.
Wanneer de inkoopafspraken moeizaam verlopen, is er een grotere kans op tijdgebrek in de afstemming op de inrichting van de applicaties. Dit heeft weer consequenties voor de facturatie, accountantscontrole en uiteindelijk weer voor de inkoopafspraken voor het volgende jaar. Er is dus sprake van een continu proces waar verschillende partijen betrokken zijn; Zorginkoop, Functioneel Applicatiebeheer, Zorgadministratie, Facturatie en Control. Wij spreken daarom niet van een jaarovergang maar van een jaarverloop.
Creëer meer aandacht in de processen rondom de jaarovergang in de zorg
Creëer aan het begin van het jaar een werkgroep ‘Jaarverloop’ bestaande uit afgevaardigden van alle betrokken partijen zo luidde ons advies. In deze werkgroep wordt de voortgang en monitoring van de processen herhaaldelijk besproken en begrijpen alle leden hun rol in het geheel. Hierdoor ontstaat meer aandacht voor de processen en de vertaling naar praktijk en wordt ‘paniekinrichten’ aan het einde van het jaar voorkomen. ‘Paniekinrichten’ wat kan resulteren in fouten en achterstanden in de facturatie met tijdrovende herstelacties tot gevolg.
‘Ja’ zul je nu denken, ‘dat is een goed advies, maar wat kan ik hier nog mee in Q4 van 2020?!’. Als je voor het eerst met deze visie in aanraking komt of als door de Coronaperikelen niet alle goede voornemens van dit jaar van de grond gekomen zijn, is er gelukkig ook nú nog genoeg wat je kunt doen! We nemen je mee in drie overzichtelijke stappen.
Stap 1: Zet de juiste mensen bij elkaar
Het allerbelangrijkste rondom de jaarovergang is dat de juiste mensen bij elkaar komen. Elke afdeling heeft zijn eigen taken en prioriteiten, maar deze komen rondom de jaarovergang allemaal samen. Door de betrokkenen bij elkaar te zetten vindt kennisoverdracht plaats die hoognodig is. Zorginkoop weet welke contractafspraken worden gemaakt, welk producten zijn ingekocht, tegen welke tarieven. Functioneel Applicatiebeheer kan meedenken in het vertalen van deze afspraken in de inrichting van het EPD/ECD. De Zorgadministratie en Facturatie zullen met de nieuwe contractafspraken moet werken en mogelijk de nodige omzettingen moeten doen om alles in orde te maken voor het nieuwe jaar. Control weet welke rapportages en verantwoordingen achteraf nodig zijn, waar vooraf rekening mee moet worden gehouden. Al deze partijen vormen dus een belangrijke schakel in het proces, maar weten elkaar niet altijd op tijd rondom dit onderwerp te vinden.
De belangrijke schakels nog even op een rij (terminologie kan per organisatie verschillen):
- Zorginkoop/Verkoop/Accountmanagement
- Functioneel Applicatiebeheer
- Zorgadministratie/Cliëntadministratie
- Facturatie/Financiële Administratie
- Planning & Control/Zorgcontrol
Stap 2: Maak een impactanalyse voor de jaarovergang in de zorg
Elke jaarovergang is anders en de impact is erg afhankelijk van de veranderingen die op verschillende gebieden worden doorgevoerd nadat de champagne is ontkurkt. Daarom is ons advies om zo snel mogelijk te beginnen met het maken van een impactanalyse zodat je als organisatie niet voor verrassingen komt te staan met paniekinrichten tot gevolg. Om de impact zo volledig mogelijk te bepalen, is aan te raden in ieder geval de volgende aandachtsgebieden te inventariseren:
- Wijzigingen Wet- en regelgeving
Geen jaarovergang zonder wijziging in de wet- en regelgeving. Niet alle wijzigingen hebben evenveel impact en de impact kan op diverse terreinen liggen van puur administratief tot meer zorginhoudelijk. Zorg dat je op de hoogte bent door de verschillende nieuwsbronnen goed in de gaten te houden. Welke nieuwsbronnen dit zijn is afhankelijk van de financieringsstromen waar je als organisatie mee te maken hebt. Cure4 publiceert elk jaar een overzicht van alle wijzigingen. Daarnaast worden grote wijzigingen nog eens extra uitgelicht zoals dit jaar de wijzingen in het berichtenverkeer in de blog “Op naar de iJW en iWMO 3.0”. Als je een beeld hebt van wat er op jullie af gaat komen, informeer dan bij de softwareleverancier van jullie EPD/ECD hoe deze wijzingen door hen worden verstaat in de applicatie. - Nieuwe contractafspraken
Naast de landelijke wet- en regelgeving, kunnen er per financier nog aanvullende afspraken worden gemaakt in de contracten. Denk aan de uitvoeringsvarianten die worden gekozen, producten die worden ingekocht en de tarieven die worden afgesproken. Zorginkopers starten meestal al vroeg in het jaar met de eerste voorbereidingen voor de zorgcontractering. Voor een soepel administratief en facturatieproces, maar ook voor de juiste verantwoording, is het van belang dat deze afspraken op de juiste manier worden ingericht in het EPD/ECD. - Interne wijzigingen
Ook voor organisaties zelf in de eerste van januari een mooie datum om wijzigingen door te voeren. Niet alleen om een frisse start te maken, maar ook omdat een nieuw boekjaar wordt geopend. Denk hierbij aan wijzigingen in organisatiestructuur, kostenplaatsen of (administratieve) locatie wijzigingen. Ook dergelijke wijzingen kunnen impact hebben op administratieve processen en de inrichting van applicaties.
Stap 3: Stel een plan van aanpak op
Misschien spreekt dit voor zich en kun je zelf wel invullen wat we hiermee bedoelen. Toch noemen we dit apart, omdat hierin de details het verschil kunnen maken tussen in één keer goed of een grote herstelactie achteraf.
- 1. Planning maken
Nadat de impact is bepaald kun je met elkaar beoordelen welke middelen en tijdsinvestering nodig is om de wijzingen door te voeren. Hebben de wijzigingen vooral veel impact op de Zorgadministatie? Houd hier rekening mee in de vakantieplanning. Is er heel veel inrichtingswerk nodig voor een applicatiebeheerder die er normaal alleen voor staat? Overweeg tijdelijk extra handen in te zetten. Zorg niet alleen aan het begin, maar zeker ook aan het einde van het traject rondom de jaarovergang voor voldoende inhoudelijke capaciteit. Functioneel Applicatiebeheer vormt de laatste schakel in het traject en loopt vaak nog tegen onverwachte issues aan. Daarom is het van belang dat ook in deze fase de betrokkenen beschikbaar zijn voor informatie-uitwisseling. - 2. Informatie uitwisselen
De afspraken rondom het delen van informatie kunnen niet nauwkeurig genoeg zijn. Als je nagaat dat een systeem een factuur afkeurt als het tarief ook maar één cent afwijkt van wat is afgesproken, kun je wel bedenken hoe belangrijk de details zijn. Zeker als het gaat om het inrichten van de EPD/ECD! Zo schuilt er een risico in het uitwisselen van lijstjes per mail, hierdoor kunnen namelijk snel verschillende versies in omloop komen. Ook moet je ervoor waken dat informatie op verschillende manieren geïnterpreteerd kan worden met foutieve inrichting van applicaties tot gevolg. Stel daarom met elkaar een format op en maak afspraken over het gebruik van dit format. Sla dit format op een plek op waar iedereen toegang toe heeft of werk met een eenduidig versiebeheer. Check regelmatig over en weer of de informatie klopt en op de juiste manier wordt geïnterpreteerd. - 3. Communicatieplan opstellen
Spreek met elkaar af hoe en wanneer gecommuniceerd wordt, maar denk ook na over hoe de communicatie richting de rest van de organisatie zal verlopen. Wetswijzigingen en nieuwe contractafspraken kunnen bijvoorbeeld ook het primair proces raken. Zorg dat zij op tijd weten wat ze moeten doen. Stel berichtgeving en werkinstructies op en spreek af hoe en door wie deze zullen worden verspreid.
Als bovenstaande stappen worden gevolgd dan is er een grote kans dat de jaarovergang soepel en georganiseerd verloopt. Het wil niet zeggen dat het hiermee nog nauwelijks tijd in beslag neemt, want de jaarovergang blijft een ingewikkeld en tijdrovend proces.
Door deze stappen te volgen wordt paniekinrichten echter voorkomen. Wat zal zorgen voor minder uitval in de facturatie, minder correctiewerk voor de Zorgadministratie en een efficiëntere accountantscontrole.
Het woonplaatsbeginsel jeugdwet: op weg naar verbetering
Al snel na de transitie van de jeugdzorg naar gemeenten vanaf 2015 werd duidelijk dat het woonplaatsbeginsel in de jeugdwet veel problemen veroorzaakt. Het woonplaatsbeginsel regelt welke gemeente financieel verantwoordelijk is voor de jeugdhulp. Op dit moment is de gemeente waar de gezaghebbende ouder van het kind woont verantwoordelijk.
Er kan onduidelijkheid ontstaan welke gemeente verantwoordelijk is als gevolg van het feit dat gezagsrelaties ingewikkeld liggen of ouders vaak verhuizen. De continuïteit van de zorg, of de betaling aan de jeugdhulpverlener kunnen dan in gevaar komen. Wat zijn de huidige ontwikkelingen binnen het woonplaatsbeginsel?
Van uitstel komt hopelijk geen afstel!
Een wettelijke vereenvouding van het woonplaatsbeginsel wordt al vanaf 2018 voorbereid.
Omdat het verdeelmodel ook aangepast moest worden en de verandering invloed heeft op de administratieve processen en afspraken kost de invoering van het nieuwe woonplaatsbeginsel tijd.Na een eerder uitstel van één jaar met invoering per 1 januari 2021, is bekend geworden dat er wederom sprake is van uitstel van één jaar. Reden is de coronacrisis, in combinatie met het extra werk dat ontstaat doordat de centrale BRP-voorziening niet geraadpleegd mocht worden. De webapplicatie die ter beschikking zou worden gesteld aan gemeenten – om de adreshistorie van de jeugdige te raadplegen – zou gebruik maken van deze centrale BRP-voorziening. En hiervoor blijkt in de wet geen grondslag. Gemeenten mogen alleen hun lokale BRP raadplegen om een historisch adres terug te zoeken.
Het nieuwe woonplaatsbeginsel jeugdwet per 1 januari 2022
In het nieuwe woonplaatsbeginsel is de volgende gemeente verantwoordelijk voor de financiering van de jeugdhulp:
- Ambulante zorg: Gemeente waar jeugdige staat ingeschreven volgens de BRP.
- Zorg met verblijf: Gemeente waar jeugdige stond ingeschreven direct voorafgaand aan zorg met verblijftraject.
- Combinatie van zorg met verblijf en ambulante zorg: Zorg met verblijf is leidend. De gemeente die als verantwoordelijke wordt aangewezen voor de zorg met verblijf, is onder het nieuwe woonplaatsbeginsel verantwoordelijk voor zowel de ambulante zorg als de zorg met verblijf.
Gemeenten en zorgaanbieders zijn via een webinar geïnformeerd over de implementatiestappen die uitgevoerd moeten worden.
Stappenplan woonplaatsbeginsel jeugdwet
Het jaar uitstel betekent niet dat er nu niets hoeft te gebeuren.
Het is belangrijk dat een half jaar voordat het nieuwe woonplaatsbeginsel ingaat, duidelijk is welke jeugdigen overgaan naar een andere gemeente, zodat tijdig nieuwe contracten geregeld kunnen worden. De gemeenten zijn als eerste aan zet. De gemeente die onder het huidige woonplaatsbeginsel verantwoordelijk is, moet uitzoeken wanneer het (aaneengesloten) verblijf is begonnen. Wanneer gemeenten dit niet of onvoldoende kunnen bepalen, vragen zij aanvullende informatie op bij de zorgaanbieder of hun onderaannemer.
Gemeenten zullen vooral hulp nodig hebben bij cliënten die al voor 1 januari 2015 ingestroomd zijn in de jeugdzorg, omdat gemeenten toen nog niet verantwoordelijk waren voor de financiering. Maar ook bij resultaatgerichte bekostiging, waarbij de gemeente mogelijk geen zicht heeft of er verblijf is ingezet, zal de gemeenten informatie nodig hebben van zorgaanbieders. Zorgaanbieders mogen de gevraagde gegevens verstrekken aan gemeenten op basis van artikel 7.4.0. van de Jeugdwet.
Vervolgens worden aanbieders door gemeenten geïnformeerd over jeugdigen die per 1 januari 2022 administratief naar een andere gemeente verhuizen. Mogelijk heeft een aanbieder met deze gemeente nog geen contract. De gemeente is verantwoordelijk om contracten af te sluiten met aanbieders waar nog geen contract mee is.
Verwachte hobbels Woonplaatsbeginsel jeugdwet
De uitzoekklus van gemeenten zal niet zonder slag of stoot verlopen.
Binnen de zittende populatie zal van een aantal jeugdigen met jeugdhulp met verblijf de startdatum van (aaneengesloten) verblijf moeilijk vast te stellen zijn. Daarnaast is de definitie van (aaneengesloten) verblijf een lastige. Zo kan er bijvoorbeeld een weekend tussen de uitschrijving bij de ene zorgaanbieder en de inschrijving bij de andere zorgaanbieder zitten.
En er zijn diverse hulpvormen die verblijf en ambulante zorg combineren. Dan blijkt uit een elektronisch dossier wellicht niet duidelijk of het om aangesloten verblijf gaat. En naast verblijf in het kader van de jeugdwet dient ook rekening te worden gehouden met verblijf in het kader van de WMO en JJI (Justitiële Jeugdinrichting).
Dit alles zal met regelmaat om een uitgebreide dossieranalyse vragen, waarbij de verwachting is dat deze inspanning bij de zorgaanbieders en hun onderaannemers komt te liggen. Vervolgens kan er onenigheid ontstaan tussen gemeenten over de vastgestelde datum in zorg, waardoor de nieuwe gemeenten een eerdere analyse opnieuw zal willen uitvoeren. Wanneer de uitkomst van de analyses niet overeenkomen kan de geschillencommissie Sociaal Domein ingeschakeld worden.
Vervolgens zullen de volgende uitdagingen optreden:
- Lukt het om tijdig een overeenkomst met de nieuwe gemeente te tekenen? Het eerste jaar dient de nieuwe gemeente het tarief van de oude gemeente over te nemen. Maar wat als de zorg gecontinueerd wordt middels een hoofd- en onderaannemerschapsconstructie met een zorgaanbieder die al wel een contract heeft met de betreffende gemeente?
- Lukt het om het berichtenverkeer tijdig op orde te krijgen? Afhankelijk van de hoeveelheid mutaties in verantwoordelijke gemeenten, zal een zorgaanbieder te maken krijgen met extra te verwerken toewijzingen en start- en stopberichten.
- Nieuwe instroom : Ook binnen deze populatie kan het woonplaatsbeginsel wisselen per 1 januari 2022. Zorgaanbieders worden op peildata hierover geïnformeerd door gemeenten. Hoe korter voor 1 januari 2022 de instroom is, hoe minder tijd om het contract tijdig op orde te krijgen met de nieuwe gemeente.
Zorgvuldigheid voorop
Het is duidelijk dat er een intensief traject aankomt, voor zowel gemeenten als zorgaanbieders.
Ondanks de onrust die de coronacrisis momenteel binnen organisaties veroorzaakt, is het belangrijk dat dit traject zorgvuldig verloopt en het uiteindelijke doel wordt bereikt; dat de administratie eenvoudiger wordt en daardoor de administratieve lasten structureel worden verlaagd!
Heeft jouw organisatie in de toekomst hulp nodig bij het begeleiden van dit traject, op orde krijgen van de administratie of het komen tot overeenkomsten? Of simpelweg behoefte om eens over het onderwerp te sparren? We leggen het je graag uit!
5 belangrijke zaken die de NZa tijdelijk aanpast voor jouw zorgorganisatie!
De zorg heeft te maken met grote drukte door de toename van het aantal mensen met een coronabesmetting. Als zorgorganisatie zet je alle zeilen bij om goede zorg te blijven leveren. Net als Tenzinger wil de NZa de zorgprofessionals vanuit haar rol optimaal ondersteunen in hun werk. Zo zijn er een aantal regels tijdelijk aangepast of verruimd. We zetten ze voor je op een rij.
Aanpassingen regels algemeen
Naast de intensieve zorg voor coronapatiënten hebben veel zorginstellingen, met name in de langdurige zorg en GGZ, te maken met een verschuiving van het zorgaanbod. Electieve zorg, dagbesteding en verschillende vormen van begeleiding en (groeps)behandeling mogen niet meer doorgaan. Tegelijkertijd worden ‘bedden’ en personeel voor andere doeleinden gebruikt dan normaal, bijvoorbeeld de isolatiekamers. Dit kan de wachttijd vergroten en afspraken met financiers op scherp zetten. Een goede zorgregistratie is dan van essentieel belang.
Een aantal tips om hier mee om te gaan:
- Wijs een coördinator aan die verantwoordelijk is voor juiste registratie van Covid-19. Deze kan de wet- en regelgeving in de gaten houden en deze vertalen in aangepaste werkinstructies;
- Zorg dat uw EPD op orde is om corona-gerelateerde zorg te kunnen markeren. Dit kan door landelijke standaarden te implementeren of door in gesprek te gaan met uw leverancier;
- Zorg dat uw zorgprofessionals weten hoe ze corona-gerelateerde zorg moeten registreren;
- Indien uw zorgprofessionals nu een tijdelijke andere rol uitvoeren, zorg dan dat zij op tijd de juiste autorisaties krijgen, bijvoorbeeld in het EPD en andere applicaties.
De NZa staat in nauw contact met alle zorgverzekeraars en brancheverenigingen van zorgaanbieders om te zorgen dat mensen de zorg krijgen die zij nodig hebben. Mochten er belemmeringen zijn die dit in de weg staan, dan kun je dit melden aan de NZa. Zij hebben een overzicht van vragen en antwoorden. Zorgaanbieders en verzekeraars die knelpunten ontmoeten in de regelgeving, kunnen contact opnemen met de NZa. De handreiking registraties en informatievoorziening COVID-19 met diagnosethesaurus is hier in zijn geheel in te zien.
Noodregeling Stimuleringsregeling E-health Thuis (SET) Covid – 19
Omdat in alle verruiming van wet- en regelgeving wordt gerefereerd aan zorg op afstand, is er direct geld vrijgemaakt vanuit het ministerie van VWS voor het versneld implementeren van digitale zorg (e-health). Vanaf 25 maart kunnen aanvragen worden gedaan, per aanvraag is maximaal €50.000 beschikbaar. Deze subsidie kan worden gebruikt voor de projectkosten en eventuele inhuur om de technologie te implementeren. Daarnaast kan de aangeschafte technologie tot 50% worden vergoed. Lees hier de wegwijzer bekostiging digitale zorg 2020.
Thuiszorg en wijkverpleging
Contact met de cliënt mag ook telefonisch of digitaal worden gedaan en als direct contact worden gedeclareerd. Per maand mag maximaal 6,5 uur gedeclareerd worden aan thuiszorgtechnologie. Dit mag tegen het afgesproken tarief.
Er zijn ook aangepaste regelementen voor de indicatiestelling. Je mag dit op afstand doen wanneer de situatie daarom vraagt. Er moet dan wel tijdens de behandeling gecontroleerd worden of de indicatie klopt.
Medisch-specialistische zorg
Om de kans op besmetting te verkleinen en de druk op ziekenhuizen te helpen verlichten, wordt de regelgeving voor face-to-face consulten tijdelijk verruimt. Er zijn een aantal consulten die nu tijdelijk geen verplicht face-to-face contact vragen:
- Eerste poliklinisch bezoek
- Herhaalconsulten op de polikliniek
- Multidisciplinair consult
Deze mogen allemaal als een fysiek contact worden geregistreerd terwijl de patiënt zich in een thuissituatie bevindt. Dit is buiten een instelling voor medisch-specialistische zorg.
In deze coronacrisis zijn er veel mensen die willen helpen, zoals ook oud-verpleegkundigen. De NZa heeft de regels verruimd voor BIG-geregistreerd werken en declareren.
Naast verruiming van regelgeving is ‘COVID-19’ met terugwerkende kracht toegevoegd aan de ICD-10 Codering en vervalt de tijdelijke omschrijving. Daarnaast is er een tussenuitlevering van de Diagnosethesaurus uitgebracht waar alle diagnoses rondom Covid-19 zijn opgenomen. Daarnaast zijn er in de spoeduitlevering een aantal koppelingen gemaakt tussen Covid-19 en een DBC-code.
Langdurige zorg
Zorgaanbieders maken de komende periode mogelijk extra kosten, bijvoorbeeld voor het isoleren en verplegen van besmette mensen en extra inzet van personeel. In het algemeen benoemt de NZa en ZN dat zij de komende tijd financiële bijstand kunnen bieden aan zorginstellingen die een contract hebben met een zorgverzekeraar of zorgkantoor. Dit vertaalt zich in financiering van extra kosten, compensatie voor omzetderving, hulp bij liquiditeitsproblemen en een tijdelijke verruiming van de regels voor verantwoording.
Let op dat wanneer zorginstellingen gebruik gaan maken van deze regelingen zij dit voorliggend moeten doen aan de andere regelingen zoals de NOW-regeling. Dit geldt ook voor onderaannemers en andere derden.
De NZa maakt een regeling die vergelijkbaar is met de al bestaande BRMO-regel. Met de nieuwe regeling kunnen deze extra kosten in de langdurige zorg worden vergoed, zo ook bijvoorbeeld extra mutatiedagen. In verband met de ernst van de coronasituatie kunnen zorgaanbieders hier ook achteraf een beroep op doen. De NZa streeft ernaar om deze regeling uiterlijk 1 juli te publiceren.