Klantverhaal08 jun 2023

Klantverhaal

Medicore EPD als toekomstbestendige basis voor Karmenta

Met een achtergrond in de IT weet Gerard Verheij, medeoprichter en manager bedrijfsvoering bij Karmenta hoe belangrijk goedwerkende ICT is voor (zorg)organisaties. Met die kennis koos Karmenta bij de oprichting voor het Medicore EPD. Inmiddels zijn we vier jaar verder. Hoe kijkt Gerard terug op vier jaar Medicore?

Begonnen vanaf nul

Samen met zijn vrouw Liesanne Bouwma richtte Gerard Karmenta in 2019 op. Waar Liesanne als uro-gynaecoloog en seksuoloog een berg aan medische kennis en ervaring heeft, ligt de expertise van Gerard aan de organisatorische en bedrijfskundige kant. “De kennis van ICT blijkt heel handig bij een zorginstelling, omdat er veel uitdagingen op het gebied van ICT horen bij het runnen van een kliniek.”

In 2019 behandelde Karmenta de eerste patiënt. Gerard vertelt: “Bij de oprichting begonnen we echt bij nul. In de eerste week hadden we één patiënt. Ook qua faciliteiten was er nog niet veel. We hadden een locatie, een laptop, een pc en een echotoestel. Wat betreft ICT was dat een voordeel, we hadden geen oude systemen waarmee we rekening moesten houden en konden alles modern optuigen. Daardoor werken we nu volledig in de cloud en kan ons team overal prettig en goed beveiligd werken.”

Inmiddels is de spreekkamer van toen een röntgenkamer geworden en heeft Karmenta twee nieuwe spreek/onderzoekskamers in Medisch Centrum Schijndel. Het team van Karmenta bestaat inmiddels uit 4 gynaecologen, een fertiliteitsarts en 2 urologen en 10 vaste medewerkers. Daarnaast is er een ‘flexibele schil’ met oproepkrachten en ZZP-ers die Karmenta onder andere inzet bij operaties op het OK-complex in Schijndel.

Keuze voor Medicore

Al snel wist Gerard dat een goedwerkend EPD nodig was om de geleverde zorg te kunnen vastleggen. In het selectietraject voor een nieuw EPD nodigde Gerard drie leveranciers uit. Een interessante ervaring, aangezien Gerard vanuit vorige functies gewend was om zelf aan de andere kant van de tafel te zitten.

Een belangrijk uitgangspunt bij de selectie van het EPD was de facturatie van de zorgproducten (DBC’s). Daarnaast zocht Gerard een leverancier met kennis van zorgprocessen in de medisch specialistische zorg. “Ik maakte mij de meeste zorgen over het goed kunnen factureren van onze zorg. Door positieve verhalen van andere zorgaanbieders wist ik: hier heeft Medicore ervaring mee. Zij kunnen ons verder helpen.“

Na de keuze voor Medicore startte de implementatie. “In het begin had ik als ICT’er slechts globale kennis van DBC’s en medische administratie”. Al snel besloot Gerard om versterking te zoeken in de vorm van Anky Buijs: een oude bekende met jarenlange ervaring in de zorg die veel zin had om met het Medicore EPD te gaan werken. Een schot in de roos volgens Gerard “Anky weet alles van medische administraties: ze weet heel goed hoe DBC’s in elkaar zitten en hoe je die declareert.”

Slimme inzet van ICT

Nu de basis op orde is, is Karmenta klaar om door te groeien. “Medicore ondersteunt ons in onze groei en strategie voor de toekomst. We hebben de basisadministratie van onze zorginstelling op poten gezet, maar nu willen we kijken naar het nóg slimmer inzetten van ICT voor onze medewerkers en patiënten om de zorg nog beter te maken, dichter bij de patiënt, laagdrempeliger en met minder kosten. Daarbij kan Tenzinger ondersteunen via het wellbee patiëntportaal, de Tenzinger Zorgapp en het zorgverlenersportaal. Maar ook door slimme koppelingen, zoals voor de boekhouding. Daar kijken we nu met Tenzinger naar.”

Kennis delen

Samen moeten we de zorg in de toekomst toegankelijk en betaalbaar houden. Kennisdeling is daarbij van belang. Als voorbeeld noemt Gerard de inzet van blended care bij behandelingen. “Tenzinger heeft ook veel opdrachtgevers in de ggz. Wij bieden ondersteuning voor vrouwen in de overgang. Daaraan zit een psychologische én een somatische kant. Voor die psychologische kant hebben ze in de ggz al mooie oplossingen met bijvoorbeeld video’s en e-health. Daar kunnen wij vanuit de medisch specialistische zorg van leren.”

“We hebben zin om samen met Tenzinger verder te groeien. Nu we een kritische en ook ervaren Medicore-gebruiker zijn geworden willen we bijvoorbeeld ook deel gaan nemen aan de expertsessies die vanuit Tenzinger worden georganiseerd om mee te denken. Eigenlijk staan we pas aan het begin, we hebben de basis gelegd en nu wordt het echt leuk.”

Lisette Bouwma van Karmenta over Medicore

Op de foto: Liesanne Bouwma, uro-gynaecoloog, seksuoloog en medeoprichter bij Karmenta

Bekijk publicaties

Whitepaper30 aug 2021

Factsheet Privacy en informatiebeveiliging Medicore

Medicore heeft uitgebreide maatregelen getroffen om informatiebeveiliging goed te regelen en zorg te dragen voor een betrouwbare en veilige dienstverlening.
Lees meer +
Whitepaper10 nov 2022

Meer tijd voor zorg met slimme signaleringen

In deze whitepaper gaan we dieper in op hoe je je ECD volautomatisch signalen kunt laten genereren op basis van zorginhoudelijke triggers.
Lees meer +
Whitepaper30 apr 2019

Factsheet Interoperabiliteit: van API’s tot ZIB’s

In deze factsheet Interoperabiliteit lees je hoe Tenzinger werkt aan standaardisering binnen een een complex zorg-ICT landschap.
Lees meer +
Blog07 jun 2023

Van visie naar Medicore:

Zo werken onze consultants

In deze blogreeks nemen wij je mee in de afdelingen achter het Medicore ECD. In onze vorige blogs heb je meer kunnen lezen over onze productmanagers en de afdeling development. Waar deze teams de productvisie bepalen en deze vertalen naar functionaliteit, zijn het onze consultants die ervoor zorgen dat onze opdrachtgevers optimaal werken met de software. Hoe zij dat doen lees je in deze blog.

Het ECD is een applicatie die veel organisatorische processen van onze opdrachtgevers raakt. Daarom is het belangrijk dat het ECD ondersteuning biedt voor de primaire werkprocessen van zorgprofessionals en ondersteunende afdelingen. Medicore consultants zorgen er met hun kennis voor dat het ECD zo goed mogelijk aansluit op de wensen en behoeftes van opdrachtgevers en werken samen met onze projectleiders die zorgdragen dat projecten goed verlopen.

Contact met Medicore opdrachtgevers

Het grootste deel van de tijd besteden onze consultants aan Medicore opdrachtgevers en eindgebruikers. Zo komen consultants veel bij onze opdrachtgevers over de vloer voor implementaties van het Medicore ECD, het verzorgen van trainingen en optimalisaties. Ook sluiten onze consultants regelmatig aan bij klantfocussessies en (online) afspraken met verschillende medewerkers van praktijken en instellingen. Zo weten zij goed wat er bij de eindgebruikers speelt en waar wensen en uitdagingen in het zorgproces liggen.

Interne spil in het web

Deze kennis gebruiken onze consultants om intern met verschillende afdelingen te schakelen. Zo werken onze consultants veel samen met developers, devops, customer service en accountmanagement. Samen met onze opdrachtgevers kijken onze consultants mee bij het ontwikkelen en opleveren van nieuwe functionaliteiten.

Daarnaast ondersteunen consultants opdrachtgevers bij het in gebruik nemen van nieuwe functionaliteiten waar nodig en denken zij mee in het eventueel aanpassen van bepaalde werkwijzen die binnen de organisatie gebruikt worden, zodat processen zo goed mogelijk aansluiten bij de software. Hierdoor worden eindgebruikers zo veel mogelijk ontzorgd en houden zij tijd over voor het bieden van kwalitatieve zorg.

Betrokken bij ontwikkeling

Veel van onze consultants zijn stakeholder van een bepaald ontwikkelteam. Dat houdt in dat ze de product owners van de development teams voorzien van input voor nieuwe functionaliteiten of verbeteringen in het EPD. Tevens kunnen zij op basis van hun ervaringen en contacten bij onze opdrachtgevers meedenken over de prioriteit van toekomstige ontwikkelwensen.

Ondersteuning bij beheer

Naast onze consultants beschikt het team ook over een functioneel applicatiebeheerder die grote én kleine zorgaanbieders tijdelijk kan ondersteunen bij grote ECD projecten, als interim teamleider functioneel applicatiebeheer of wanneer er een onvervulde vacature openstaat.

Wil je meer weten over het werk van onze consultants of optimalisaties in Medicore? Neem gerust contact met ons op. Wij denken graag met je mee.

Stel een vraag aan Mark

Mark Nieuwenhuis

Zorgverslimmer bij Tenzinger

Neem contact opNeem contact op

Ook interessant

Klantverhaal13 mei 2024

Papieren dossiers zijn verleden tijd dankzij Fierit

Na meer dan vijftig jaar werken met papieren cliëntendossiers, was de White Yellow Cross Care Foundation (WYCCF) op Sint Maarten toe aan digitalisering.
Lees meer +
Whitepaper07 mei 2024

Whitepaper Samenwerkingsverbanden Jeugdzorg

Al jaren streven organisaties in het jeugdzorgdomein naar integrale jeugdhulp, waarbij ‘één gezin, één plan’ het uitgangspunt is. Dit vraagt om samenwerkingsverbanden in de jeugdzorg. De grote vraag is: hoe richt je zo’n samenwerkingsverband op de meest efficiënte en effectieve wijze in? En hoe voorkom je dat het administratief een chaos wordt?
Lees meer +
Klantverhaal29 apr 2024

Samenwerkingsverbanden jeugdzorg

Om de jeugdzorg te verbeteren, is beter en breder gebruik van data onmisbaar. Rutger Brouwer van jeudgzorgorganisatie iHUB en Maarten van Vulpen van Medicore zijn al jaren samen bezig aan een ingewikkelde innovatiepuzzel die ervoor moet zorgen dat samenwerken makkelijker gaat en hulp voor cliënten efficiënter wordt.
Lees meer +
Klantverhaal30 mei 2023

Integratie is onmisbaar

Mindler verandert GGZ met online blended therapie

In 2020 schudde het van oorsprong Zweedse Mindler de Nederlandse GGZ-markt op. Basis-GGZ via online consulten van 30 minuten, aangevuld met e-health modules die cliënten in hun eigen tijd kunnen volgen. En dat alles zonder wachtlijsten. Het succes is groot, de uitdagingen aan de technologiekant ook. Want Medicore-opdrachtgever Mindler wil graag dat de applicaties die ze gebruiken naadloos integreren. Mayke Rijpert, Healthcare controller bij Mindler, geeft een kijkje achter de schermen.

Toegankelijk zijn

Mayke is kort na de start van Mindler in Nederland aangetrokken om ‘de achterkant’ van het bedrijf op poten te zetten. De voorkant was namelijk wel helder. Die bestaat uit een app waarmee cliënten zelf een behandelaar kunnen kiezen en rechtstreeks in zijn of haar agenda een sessie kunnen inplannen. Naast online gesprekken met een psycholoog vormen de e-learningmodules en zelfhulpprogramma’s, zoals vragenlijsten en oefeningen, een belangrijk onderdeel van de behandeling. “Onze belangrijkste kernwaarde is dat we toegankelijk zijn”, zegt Mayke. “We geven onze cliënten regie. Ze kunnen op basis van een foto en introductietekst zelf kiezen met welke behandelaar ze het liefst in zee gaan en kunnen vervolgens rechtstreeks in de agenda van die behandelaar een afspraak inplannen.”

Deze online vorm van zorg vult een gat in de markt, zo blijkt. Zowel het aantal cliënten als het aantal behandelaars dat graag op deze manier werkt, groeit enorm. De waardering van cliënten is hoog. Het rapportcijfer voor Mindler op ZorgkaartNederland was in 2022 een 9. Op dit moment is de waardering over 2023 zelfs nog hoger: 9,6. Dat komt onder meer doordat de nieuwe processen rond het Zorgprestatiemodel (ZPM) wat beter zijn ingeregeld, waardoor cliënten minder ergernissen van administratieve aard hebben.

Doorverwijzing

Dat is te danken aan Mayke en haar zorgadministratieteam. Want hun voornaamste taak is ervoor zorgen dat administratief alle processen lopen zoals ze moeten lopen. Ze vertelt: “Toen ik begon, was er naast de app voor cliënten bijna nog niets.” De app was al vertaald naar het Nederlands en aangepast op de Nederlandse markt, maar moest ook aansluiten op Nederlandse wet- en regelgeving. “Een belangrijk verschil tussen Nederland en Zweden is dat je hier een verwijzing van de huisarts nodig hebt om de zorg vergoed te krijgen, terwijl je in Zweden zonder verwijzing terecht kunt voor vergoede zorg. Daarom moesten wij in de app een selectiecriterium inbouwen.”

Cliënten kunnen op drie manieren binnenkomen:

  • De eerste is dat cliënten van Mindler hebben gehoord en op eigen initiatief de app downloaden, maar nog geen verwijzing hebben. Mayke: “Alle mensen die de app downloaden komen in een vragenlijst terecht, een keuzemenu waar ze met ja of nee kunnen antwoorden. Pas als ze overal ja op antwoorden, kunnen ze een afspraak inplannen. Bij een nee krijgen ze een venster dat vertelt wat in hun geval de volgende stap is, bijvoorbeeld naar de huisarts gaan om een verwijzing te bespreken.”
  • De tweede manier is via een verwijsbrief van de huisarts. In dat geval neemt Mindler de cliënt op in het Medicore ECD en stuurt via e-mail een bericht met instructies over de app.
  • De derde manier is dat mensen via hun werkgever binnenkomen om preventieve gesprekken te voeren.

Cliënten boeken een afspraak via de app, die via een API synchroniseert met de agenda in Medicore.

Juiste gegevens

De kwaliteit van data is een uitdaging. “Er zitten regelmatig fouten in verwijsbrieven, zoals telefoonnummers en e-mailadressen die niet kloppen. Voor ons zijn die twee dingen juist heel belangrijk”, zegt Mayke.  Het telefoonnummer heeft Mindler nodig voor de two-factor autorisatie (een code die je via SMS krijgt om te controleren of jij echt de persoon bent de je zegt te zijn) en het e-mailadres voor het doorsturen van de huiswerkopdrachten die cliënten moeten maken. Niet kloppende gegevens zorgen voor veel frustratie, merkt ze. “Cliënten kiezen juist voor ons, omdat wij geen wachtlijsten hebben. Dan is het heel vervelend als je niet kunt inloggen in de app omdat er een oud telefoonnummer aan ons is doorgeven. Want op dat moment komt een cliënt alsnog in allerlei vertragende processen terecht.” Mindler heeft dan ook geprobeerd om dit proces voor verwijzers verder te verduidelijken met meer informatie op de website en een duidelijke instructie in Zorgdomein. Een ander vraagstuk waar Mayke zich over boog, was het koppelen van de agenda’s in de Mindler app en het Medicore ECD. “Want cliënten boeken zelf hun afspraak via de app. Via een API synchroniseert de agenda in de app met de agenda in Medicore.”

Aanpassen aan het zorgprestatiemodel

In 2022 stond voor Mayke vrijwel al haar werk in het teken van het aanpassen van processen aan het zorgprestatiemodel (ZPM). Er klinkt een diepe zucht als het woord valt. “Het is vanuit administratief oogpunt verschrikkelijk”, zegt ze eerlijk. “We hadden ons administratieve proces echt goed op orde. We gebruikten de automatische signaleringen in ons ECD, die ons waarschuwden als we iets niet goed of onvolledig hadden geregistreerd. Het kwam daardoor zelden voor dat we een behandeling niet konden declareren, we hadden goed inzicht in het administratieve proces.” Dat inzicht is verdwenen omdat de ECD’s voor de GGZ gedeeltelijk opnieuw ingericht moesten worden volgens de nieuwe declaratierichtlijnen van het ZPM, terwijl de softwareleveranciers daar nauwelijks tijd voor kregen. Het gevolg was dat ECD-leveranciers al lang blij waren dat ze hun basisfunctionaliteit min of meer gereed hadden toen het ZPM inging. Maar alle handige dingen die ECD-software zo waardevol maken, waren tijdelijk niet beschikbaar.

Toekomst

Natuurlijk heeft Mayke nog wensen. Zoals het ontwikkelen van meer API’s tussen de Mindler app en het Medicore ECD. “Nu hebben we twee koppelingen: de basisgegevens in het ECD worden automatisch gecheckt met de gegevens die cliënten zelf invullen in de app. En we synchroniseren de agenda-afspraken. Op termijn willen we nog veel verder integreren.” Want op dit moment werken zowel de psychologen als de cliënten nog met twee systemen: Medicore en de Mindlerapp. “Onze cliënten maken gebruik van onze app voor het volgen van e-healthmodules. Daarnaast gebruiken ze het Medicore cliëntenportaal voor het invullen van vragenlijsten. We maken dat zo makkelijk mogelijk door cliënten via e-mail een link te sturen naar een vragenlijst die voor hen klaarstaat in het portaal. Dat werkt op zich prima en dat vinden cliënten gelukkig ook wel duidelijk, maar het zou natuurlijk fantastisch zijn als we op termijn de app en Medicore zo kunnen integreren dat het voor cliënten lijkt dat ze nog maar met één omgeving werken.”

Ook voor psychologen zou het veel waarde toevoegen als zij gevoelsmatig in één applicatie kunnen werken. Mayke: “Aan de achterkant zal dat altijd Medicore zijn. Het zou alleen mooi zijn als onze psychologen vanuit Medicore onder water zo kunnen doorstromen naar de Mindler-app.”

Acceptatie van online zorg

Wensen genoeg dus nog. Al blijft de allerbelangrijkste wens van Mayke dat online blended psychologische zorg volledig geaccepteerd raakt, bij zowel huisartsen, zorgverzekeraars als andere stakeholders. Want dat is nog altijd niet het geval, ziet Mayke. “We moeten nog veel uitleggen, bijvoorbeeld dat laagdrempelige zorg op langere termijn bijdraagt aan een afname van de zorgvraag. Je kunt met tijdige zorg problemen in een vroegtijdig stadium aanpakken en voorkomt zo dat een cliënt een beroep moet doen op specialistische zorg.” Ook merkt Mindler dat de richtlijnen voor digitale zorg achterlopen op de snelle ontwikkelingen in het veld. Zo sluit de wetgeving vaak onvoldoende aan op de huidige realiteit. “Denk bijvoorbeeld aan cliënten die tijdelijk in het buitenland wonen. Er zijn geen duidelijke richtlijnen hoe je daarmee omgaat. In het verleden moest je de behandeling stoppen, maar bij ons kunnen cliënten vanaf iedere plek ter wereld hun behandeling voortzetten.”

Voorbeelden digitale zorg

Door dit soort ouderwetse denkbeelden blijven de mooie voorbeelden van de meerwaarde van digitale zorg soms onderbelicht. Terwijl er zoveel positieve voorbeelden zijn. “Wij hadden een cliënt die al jaren rondliep in de GGZ en maar niet verder kwam met de probleemoplossing. Dat lukte in eerste instantie ook niet met onze psycholoog, totdat tijdens een sessie de kat op schoot sprong en de cliënt zich zichtbaar ontspande en zich daardoor openstelde voor hulp. Op dat moment vond de psycholoog de sleutel die nooit zou zijn gevonden als de cliënt fysiek naar de afspraak had moeten komen.” Alle reden dus om meer in te zetten op digitale zorg. En alle reden voor Tenzinger om hard te werken aan verdere integratie tussen de e-health apps en Medicore.

Dit artikel stond ook in het Zorgverslimmers magazine 2023, dat bomvol innovatieve oplossingen en ideeën staat. Heb je het magazine gemist? Vraag het dan gratis aan ontvang het digitaal of per post.

Magazine aanvragen

Ook interessant

Klantverhaal13 mei 2024

Papieren dossiers zijn verleden tijd dankzij Fierit

Na meer dan vijftig jaar werken met papieren cliëntendossiers, was de White Yellow Cross Care Foundation (WYCCF) op Sint Maarten toe aan digitalisering.
Lees meer +
Whitepaper07 mei 2024

Whitepaper Samenwerkingsverbanden Jeugdzorg

Al jaren streven organisaties in het jeugdzorgdomein naar integrale jeugdhulp, waarbij ‘één gezin, één plan’ het uitgangspunt is. Dit vraagt om samenwerkingsverbanden in de jeugdzorg. De grote vraag is: hoe richt je zo’n samenwerkingsverband op de meest efficiënte en effectieve wijze in? En hoe voorkom je dat het administratief een chaos wordt?
Lees meer +
Klantverhaal29 apr 2024

Samenwerkingsverbanden jeugdzorg

Om de jeugdzorg te verbeteren, is beter en breder gebruik van data onmisbaar. Rutger Brouwer van jeudgzorgorganisatie iHUB en Maarten van Vulpen van Medicore zijn al jaren samen bezig aan een ingewikkelde innovatiepuzzel die ervoor moet zorgen dat samenwerken makkelijker gaat en hulp voor cliënten efficiënter wordt.
Lees meer +
Whitepaper22 mei 2023

Sturen op data

Zo ontdek je verbeterkansen

Steeds meer zorgorganisaties zien de meerwaarde van datagedreven werken en het belang van het nemen van beslissingen op basis van data, in plaats van op onderbuikgevoel.

Ilje van der Ploeg

Zorgverslimmer bij Tenzinger

Bekijk profielBekijk profiel

Sturen op data: zo ontdek je verbeterkansen

In vrijwel ieder zorgproces kun je wat verbeteren. Waar je die verbeterkansen eerder alleen ontdekte door het proces stap voor stap te analyseren, kun je vandaag de dag veel inzichten halen uit data. Die data kun je niet alleen gebruiken om je processen te verbeteren, je kunt ze ook gebruiken om beter geïnformeerde beslissingen te nemen. Wij helpen zorgorganisaties bij het onderzoeken en identificeren van kansen, én bij het omzetten van die kansen in concrete dataproducten zoals dashboards.

In deze whitepaper lees je:

  • Hoe je bedrijfsprocessen optimaliseert op basis van inzichten uit data
  • Hoe je betere beslissingen neemt met gerichte stuurinformatie
  • Dat je met datagedreven de werkdruk verlaagt en tegelijkertijd het werkplezier verhoogt

Ilje van der Ploeg

Zorgverslimmer bij Tenzinger

Bekijk profielBekijk profiel

Mail mij deze whitepaper

Vul onderstaand formulier in om de whitepaper te ontvangen.

Ook interessant

Blog22 mei 2023

Zo word je een datagedreven zorgorganisatie

Wil je meer datagedreven werken in jouw zorgorganisatie? Drie Tenzinger consultants vertellen hoe je dat doet en wat je ervoor nodig hebt.
Lees meer +
Brochure16 jun 2022

Brochure Business consultancy

Onze Business consultants zijn experts in het optimaliseren van de bedrijfsvoering in de zorg. Lees in de brochure hoe wij jou (tijdelijk) kunnen ondersteunen.
Lees meer +
Whitepaper09 nov 2021

Beter wachtrijmanagement met de Tenzinger wachtrijverslimmers

De wachtlijsten in de zorg groeien al jaren. En hoewel iedereen het belang ziet van het goed meten van de werkelijke wachttijden, zijn het verstrekken van inzicht in wachttijden en capaciteit taken die in de meest zorgorganisaties worden overgelaten aan secretariaten of zorgadministraties.
Lees meer +
Blog03 mei 2023

ZPM in de praktijk

Tips van specialist zorgregistratie Esther Groenenberg

Sinds april 2022 kunnen Medicore opdrachtgevers ZPM factureren in Medicore. We gaan in gesprek met Esther Groenenberg, werkzaam als specialist zorgregistratie bij MoleMann Mental Health. Naast deze rol ondersteunt Esther meerdere vrijgevestigde ggz praktijken bij de facturatie en de dagelijkse praktijkvoering. Bij de opdrachtgevers waarvoor Esther werkt verloopt het facturatieproces naar eigen zeggen ‘appeltje – eitje’.

Voorbereiding stelselwijziging

Als organisatie bereid je je zo goed mogelijk voor op een stelselwijziging. Het kost tijd voordat medewerkers gewend zijn aan de nieuwe regelgeving en bijbehorende afspraken. “Ik weet nog met de komst van de DBC destijds, behandelaren hebben het gewoon al druk met allerlei administratieve handelingen en het leveren van zorg. Je merkt dat ze zich daardoor minder goed voorbereiden op een stelselwijziging en denken: ik zie het dan wel.” Daarnaast was de ict ook nog niet helemaal klaar. Net als andere ict-leveranciers had ook Medicore last van de laat opgeleverde specificaties voor het zorgprestatiemodel.

 

Knelpunten bij ZPM declaraties

Met de komst van het ZPM moest een groot deel van het Medicore ECD in één jaar tijd opnieuw ingericht worden. Waar er in de tijd van de DBC’s vijftien jaar is (door)ontwikkeld aan slimme signaleringen in het ECD was de tijd er nu simpelweg niet om dat in één jaar op hetzelfde niveau te hebben. Gelukkig merken we dat het aantal declaraties dat (gedeeltelijk) uitvalt bij opdrachtgevers steeds kleiner wordt.

De knelpunten die Esther voornamelijk bij haar opdrachtgevers ziet als redenen voor uitval zijn:

1. Diagnose of zorgvraagtypering ontbreekt

“Het kan zijn dat de primaire diagnose helemaal niet gevuld is (of het vinkje bevestigd is niet aangeklikt). Daarnaast zit het invullen van de zorgvraagtypering nog niet in de werkwijze van de behandelaar. Tip daarvoor is om tijdens het adviesgesprek de zorgvraagtypering samen met de cliënt in te voeren. Zo kun je deze niet vergeten.”

Naast een ontbrekende diagnose of zorgvraagtypering is ook de datum die opgeslagen wordt bij de primaire diagnose en/of zorgvraagtypering een veelvoorkomende reden dat een declaratie wordt afgekeurd. “De datum die je vastlegt moet bij het zorgprestatiemodel vóór of op het eerste behandelconsult zijn, anders wordt de declaratieregel afgekeurd.” Een tip van Esther is om de datum van het adviesgesprek (waar je ook de zorgvraagtypering en het behandelplan met de cliënt bespreekt) op te slaan. Hierdoor verklein je de kans op foutieve registratie.

2. Is de setting juist ingevuld?

Bij het ZPM is de setting belangrijk, want deze bepaald mede het tarief. “De setting is best een grijs gebied en staat nergens zwart/wit beschreven. Een behandeling kan starten met monodisciplinair, maar later wijzigen naar multidisciplinair, en andersom. In dat geval moet de setting worden aangepast, maar dit gebeurt lang niet in alle gevallen omdat behandelaren het druk hebben of zich niet bewust genoeg zijn van de gevolgen.” Dit geldt alleen voor instellingen en blijft een lastig punt. Een juiste vermelding van de actuele behandelaars in het zorgtraject kan een hulpmiddel zijn. De setting is echter niet alleen afhankelijk van het aantal zorgverleners die betrokken zijn bij de behandeling, een andere voorwaarde is ook dat er verschillende behandeldoelen moeten worden behandeld.

 

Geheugensteun

Uitval volledig voorkomen is bijna niet te doen, want het blijft mensenwerk. Eigenlijk is het hebben van overzicht de belangrijkste tip van Esther. “Je moet zorgen dat je alle velden in Medicore goed invult met de knelpunten die hierboven genoemd staan. Kun je niet alles direct invullen? Maak een notitie voor jezelf. In Medicore gebruik ik hiervoor de zorgtrajectnaam. En noteer ik bijvoorbeeld ‘ZVT ontbreekt’. Daarna kan ik in de het behandelingenoverzicht snel zien waar nog iets ontbreekt en kan ik nakijken of het ontbrekende item ondertussen is ingevuld.”

 

Handigheidjes

Bij de opdrachtgevers waar Esther voor werkt verloopt het facturatieproces soepel en is er weinig uitval. Volgens Esther komt dit mede door de ‘handigheidjes’ die ze toepast in het proces, namelijk:

  • “Gebruik de zorgtrajectnaam in Medicore als een soort controlelijst. Hier kun je alles invoeren wat je wilt en er is ruimte voor voldoende tekens. In de behandelnaam zet ik bijvoorbeeld neer ZPM 2023, wat betekent dat de verzekeringscheck gedaan is. Als ik dit aanpas zit ik toch al in het juiste scherm en zie ik bijvoorbeeld dat een diagnose of behandelaar ontbreekt, deze loop ik dan even na en vul ik aan. Lukt dit niet dan heb ik voor mijzelf een notitie wat er nog moet gebeuren voor de facturatie.”
  • De tip voor kleine praktijken is om alle gegevens op de eerste dag dat je een cliënt gaat zien al zo veel mogelijk in te vullen. Zo hoef je hier niet op een later moment opnieuw naar te kijken. “Ik merk daardoor dat het bij kleinere opdrachtgevers eigenlijk allemaal heel goed gaat.”

 

Tenzinger blijft doorontwikkelen aan nieuwe ZPM functionaliteiten in Medicore. Wil je meer weten over de tips die Esther heeft gedeeld of heb je vragen over het zorgprestatiemodel in Medicore? Neem contact met ons op via het klantportaal.

Esther Groenenberg over het ZPM in Medicore

Foto: Esther Groenenberg

Ook interessant

Klantverhaal13 mei 2024

Papieren dossiers zijn verleden tijd dankzij Fierit

Na meer dan vijftig jaar werken met papieren cliëntendossiers, was de White Yellow Cross Care Foundation (WYCCF) op Sint Maarten toe aan digitalisering.
Lees meer +
Whitepaper07 mei 2024

Whitepaper Samenwerkingsverbanden Jeugdzorg

Al jaren streven organisaties in het jeugdzorgdomein naar integrale jeugdhulp, waarbij ‘één gezin, één plan’ het uitgangspunt is. Dit vraagt om samenwerkingsverbanden in de jeugdzorg. De grote vraag is: hoe richt je zo’n samenwerkingsverband op de meest efficiënte en effectieve wijze in? En hoe voorkom je dat het administratief een chaos wordt?
Lees meer +
Klantverhaal29 apr 2024

Samenwerkingsverbanden jeugdzorg

Om de jeugdzorg te verbeteren, is beter en breder gebruik van data onmisbaar. Rutger Brouwer van jeudgzorgorganisatie iHUB en Maarten van Vulpen van Medicore zijn al jaren samen bezig aan een ingewikkelde innovatiepuzzel die ervoor moet zorgen dat samenwerken makkelijker gaat en hulp voor cliënten efficiënter wordt.
Lees meer +
Blog01 mei 2023

Van visie naar Medicore:

Zo werken onze product owners, developers en DevOps collega's

In deze blog vertellen we hoe onze product owners, developers en DevOps collega’s de vertaalslag maken van visie naar functionaliteit in Medicore.

Slimme software

Medicore is een opeenstapeling van functionaliteiten en code. Er zijn veel mensen betrokken bij de ontwikkeling van onze software. Samen met opdrachtgevers, product managers en consultants wordt bepaald: wat gaan we doen? Hoe gaan we het doen? Hoeveel tijd kost het om iets te bouwen? Met als uiteindelijk doel om kwalitatieve software te leveren die het werk van zorgverleners, behandelaren, de zorgadministratie en eigenlijk alle mensen die (dagelijks) met het ECD werken makkelijker te maken, waardoor zij meer tijd overhouden voor de taken waar zij het allerbeste in zijn.

 

Ontwikkelen is als een huis

De ontwikkeling van software kun je vergelijken met een koophuis: om een verdieping toe te voegen moet er eerst een ontwerp gemaakt worden. Ook moet gecontroleerd worden of de fundering de nieuwe constructie kan houden en hoe het leidingwerk moet lopen. Bij nieuwe functionaliteiten in het ECD moeten we nadenken over: hoe moeten de schermen eruit gaan zien? Welke processen worden geactiveerd als een eindgebruiker op een knop in het ECD klikt? Het inbouwen van één knop lijkt eenvoudig, maar achter de schermen kan het zijn dat er bijvoorbeeld tientallen tabellen nodig zijn om alle benodigde gegevens te verzamelen en vast te leggen. Dat vergt best wat uitzoekwerk, want je wilt geen kortsluiting.

 

Ontwikkelteams

Onze developers werken in verschillende ontwikkelteams. Al vóór de start van een release bepalen de ontwikkelteams het releasedoel: wat willen we in de komende release opleveren? Ieder team werkt in sprints. Dit zijn korte periodes van twee weken waarbij een team elke sprint werkt aan zo’n 8 tot 10 user stories (brokjes functionaliteit). Al bij de voorbereiding van het ontwikkelen van nieuwe functionaliteit wordt ook gekeken naar de informatieveiligheid en de snelheid van de software. Na 4 sprints bouwen we alle nieuwe user stories in het ECD. De allerlaatste week testen we alles van voor tot achter zodat we goed weten dat alle functionaliteiten doen wat ze moeten doen en het ECD stabiel blijft.

Ieder ontwikkelteam bestaat uit:

  • Een product owner die zicht houdt op de voortgang van het ontwikkelproces.
  • Een front-end developer die werkt aan de zichtbare wijzigingen in de Medicore schermen, zoals het toevoegen van knoppen en de lay-out.
  • Een back-end developer die zorgt dat de processen aan de achterkant van de software goed draaien als een Medicore gebruiker in het ECD op een knop drukt.
  • Een user experience (UX) specialist die zorgt dat de software zo gebruiksvriendelijk mogelijk is, ook voor mensen die slechtziend of kleurenblind zijn.
  • Een tester die de nieuwe software van voor tot achteren test.
  • Een analyst die de wet- en regelgeving nauwlettend in de gaten houdt.
  • Een technisch schrijver die ervoor zorgt dat opdrachtgevers op de hoogte zijn van de nieuwste functionaliteiten in Medicore.

 

Software uitleveren naar opdrachtgevers

Zodra alle nieuwe functionaliteit door de ontwikkelteams uitvoerig zijn getest en klaar zijn om uitgeleverd te worden, wordt alle nieuwe software samengevoegd tot één pakket. Dit pakket leveren zij op aan de afdeling DevOps. Zij zorgen ervoor dat de nieuwe functionaliteiten op de juiste manier en het juiste tijdstip via een release bij onze opdrachtgevers terecht komt. Daarnaast werken onze DevOps collega’s aan integraties en koppelingen met Medicore, waardoor gegevens niet onnodig tussen applicaties uitgewisseld hoeven worden.

Ik heb vroeger bij grote werkgevers als Shell en T-systems gewerkt. Toch ligt mijn intrinsieke motivatie in de zorg. Mijn passie en kennis ligt niet aan het bed, maar in de ict en techniek. Ik ben trots dat ik er bij Tenzinger op mijn manier aan kan bijdragen dat een zorgverlener zijn of haar werk optimaal kan uitvoeren. – Marcel van den berg, Teammanager Medicore development

 

Wanneer de nieuwe functionaliteit is opgeleverd op de Medicore omgevingen ondersteunt consultancy opdrachtgevers met de nieuwe software. In de volgende blog in deze reeks vertellen onze Medicore consultants meer over hun rol.

Ook interessant

Klantverhaal13 mei 2024

Papieren dossiers zijn verleden tijd dankzij Fierit

Na meer dan vijftig jaar werken met papieren cliëntendossiers, was de White Yellow Cross Care Foundation (WYCCF) op Sint Maarten toe aan digitalisering.
Lees meer +
Whitepaper07 mei 2024

Whitepaper Samenwerkingsverbanden Jeugdzorg

Al jaren streven organisaties in het jeugdzorgdomein naar integrale jeugdhulp, waarbij ‘één gezin, één plan’ het uitgangspunt is. Dit vraagt om samenwerkingsverbanden in de jeugdzorg. De grote vraag is: hoe richt je zo’n samenwerkingsverband op de meest efficiënte en effectieve wijze in? En hoe voorkom je dat het administratief een chaos wordt?
Lees meer +
Klantverhaal29 apr 2024

Samenwerkingsverbanden jeugdzorg

Om de jeugdzorg te verbeteren, is beter en breder gebruik van data onmisbaar. Rutger Brouwer van jeudgzorgorganisatie iHUB en Maarten van Vulpen van Medicore zijn al jaren samen bezig aan een ingewikkelde innovatiepuzzel die ervoor moet zorgen dat samenwerken makkelijker gaat en hulp voor cliënten efficiënter wordt.
Lees meer +
Terug naar alle eventsWebinar11 Apr10:00

Slimmer werken

Hoe Medicore het pleegzorgproces ondersteunt

Pleegzorg vraagt om andere functionaliteiten dan een standaard ECD biedt. De afgelopen vijf jaar hebben wij samen met pleegzorgorganisaties gewerkt aan het ontwikkelen van een pleegzorgmodule in Medicore. In dit webinar laten Gillian Reins, senior consultant Medicore en Ben van Harten, business developer je aan de hand van een voorbeeldcase zien hoe Medicore het pleegzorgproces ondersteunt van aanmelding tot facturatie.

Wil je erbij zijn? Meld je aan via het formulier!

Kun je er op deze datum niet bij zijn en wil je de opname terugkijken? Meld je dan alsnog aan en ontvang de opname automatisch achteraf. Deelname is gratis.

Meld je aan voor het webinar

Vul je gegevens in.

Sprekers

Gillian Reins

Bekijk profielBekijk profiel
Blog24 feb 2023

Productontwikkeling Medicore

Van visie naar Medicore: zo werken onze product managers

Met meer dan 300 collega’s werken wij iedere dag aan het ontwikkelen van innovatieve software en diensten voor de zorg. Van deze 300 medewerkers werken er ongeveer 80 aan de ontwikkeling van het Medicore ECD. In deze blogreeks nemen wij je mee in de afdelingen achter het Medicore ECD. We starten met de afdeling product management.

Het is onze missie om oplossingen te ontwikkelen die zorgverleners zo ondersteunen dat zij zich kunnen focussen op het leveren van kwalitatieve zorg, zonder zich druk te hoeven maken over administratieve zaken die nodig zijn voor facturatie en verantwoording. Goede software ontwikkelen begint met een goede stip op de horizon. Daar zijn onze product managers verantwoordelijk voor. Binnen Tenzinger zijn het Arriejanne Brouwer, Maarten van Vulpen en Amy Ahluwalia die continu kijken waar zorgaanbieders nu, maar ook in de toekomst behoefte aan hebben.

Aangesloten bij landelijke initiatieven

De ontwikkelingen in de zorg gaan snel. Om te weten welke ontwikkelingen er in de toekomst op ons af gaan komen sluit Amy Ahluwalia regelmatig aan bij landelijke overleggen vanuit bijvoorbeeld het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS). Zo zijn we al snel op de hoogte van eventuele stelselwijzigingen, veldafspraken of wijzigende wet- en regelgeving. Deze informatie koppelen wij ook weer terug aan onze opdrachtgevers en eindgebruikers. De belangrijkste wettelijke wijzigingen voor 2023 vind je terug in onze Wetgevingsradar ggz, sociaal domein en medisch specialistische zorg.

Feedback ophalen

Wie weten er nou beter welke functionaliteiten belangrijk zijn in het ECD dan de eindgebruikers van Medicore? Daarom zijn onze product managers veel in gesprek met onze opdrachtgevers en eindgebruikers. Via één-op-één gesprekken, klantfocussessies en evenementen halen we input op bij eindgebruikers om vervolgens de vertaling te maken naar nieuwe functionaliteiten in Medicore.

Na het vaststellen van de ontwikkelthema’s en roadmap vindt de overdracht plaats naar de product owners, development en DevOps. In de volgende blog in deze reeks vertellen deze afdelingen hoe zij impact maken.

 

 

Heb je een vraag?

Maarten van Vulpen

Zorgverslimmer bij Tenzinger

Neem contact opNeem contact op

Ook interessant

Klantverhaal13 mei 2024

Papieren dossiers zijn verleden tijd dankzij Fierit

Na meer dan vijftig jaar werken met papieren cliëntendossiers, was de White Yellow Cross Care Foundation (WYCCF) op Sint Maarten toe aan digitalisering.
Lees meer +
Whitepaper07 mei 2024

Whitepaper Samenwerkingsverbanden Jeugdzorg

Al jaren streven organisaties in het jeugdzorgdomein naar integrale jeugdhulp, waarbij ‘één gezin, één plan’ het uitgangspunt is. Dit vraagt om samenwerkingsverbanden in de jeugdzorg. De grote vraag is: hoe richt je zo’n samenwerkingsverband op de meest efficiënte en effectieve wijze in? En hoe voorkom je dat het administratief een chaos wordt?
Lees meer +
Klantverhaal29 apr 2024

Samenwerkingsverbanden jeugdzorg

Om de jeugdzorg te verbeteren, is beter en breder gebruik van data onmisbaar. Rutger Brouwer van jeudgzorgorganisatie iHUB en Maarten van Vulpen van Medicore zijn al jaren samen bezig aan een ingewikkelde innovatiepuzzel die ervoor moet zorgen dat samenwerken makkelijker gaat en hulp voor cliënten efficiënter wordt.
Lees meer +
Whitepaper16 dec 2022

Wetswijzigingen 2023-2024

Zorgwetgevingsradar ggz, sociaal domein en medisch specialistische zorg

De zorg is continu in beweging. Zo ook de wet- en regelgeving. Heb je een goed overzicht van welke wijzigingen er in 2023 ingaan en wat er na die tijd op je af gaat komen? In deze wetgevingsradar komen de wijzigingen met de grootste impact aan bod.

Bekijk profielBekijk profiel

Weet welke wetswijzigingen er op je af komen

Ieder jaar verandert er veel in de Nederlandse wet- en regelgeving. Om op de hoogte te blijven nemen wij deel aan diverse overlegstructuren met betrekking tot de veranderingen. Hierdoor zijn we niet alleen tijdig op de hoogte, maar hebben we ook een stem in de uitwerking van deze wijzigingen. Tenzinger implementeert jaarlijks de nieuwe wet- en regelgeving in haar producten. Wij delen ons kennis graag in deze wetgevingsradar.

Deze wetgevingsradar is ingedeeld in verschillende aandachtsgebieden: 

  • Integraal Zorgakkoord
  • Geestelijke gezondheidszorg (GGZ)
  • Sociaal domein (jeugdzorg)
  • Medisch specialistische zorg
  • Privacy en informatiebeveiliging
  • Ontwikkelingen 2023 – 2027

 

Dit whitepaper is gebaseerd op de nieuwe wet- en regelgeving die gepubliceerd is door de Nederlandse Zorgautoriteit (NZa), Zorginstituut Nederland, Rijksoverheid, het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport en landelijke programma’s.

Mail mij deze whitepaper

Vul onderstaand formulier in om de whitepaper te ontvangen.

Ook interessant

Whitepaper09 dec 2021

Hoe een ECD het pleegzorgproces ondersteunt

In dit whitepaper lees je over de trends en ontwikkelingen in pleegzorg en hoe een ECD zorgorganisaties ondersteunt.
Lees meer +
Whitepaper12 apr 2021

Grip op zorg door financiële sturing

In de whitepaper Grip op zorg door financiële sturing lees je hoe je meer grip krijgt op de bedrijfseconomische kant van het zorgproces, hoe je de zorgvraag beter kunt voorspellen en hoe je een realistische begroting maakt.
Lees meer +
Whitepaper09 nov 2021

Beter wachtrijmanagement met de Tenzinger wachtrijverslimmers

De wachtlijsten in de zorg groeien al jaren. En hoewel iedereen het belang ziet van het goed meten van de werkelijke wachttijden, zijn het verstrekken van inzicht in wachttijden en capaciteit taken die in de meest zorgorganisaties worden overgelaten aan secretariaten of zorgadministraties.
Lees meer +
Whitepaper10 nov 2022

Slimme zorg

Meer tijd voor zorg met slimme signaleringen

Steeds meer zorgorganisaties zien de meerwaarde van slimme signaleringen in hun zorgadministratie. Denk aan signalen wanneer een verwijsbrief ontbreekt of wanneer je bij een cliënt over een indicatie heen dreigt te gaan. Je kunt deze signalen ook inzetten aan de zorginhoudelijke kant. Op die manier gebruik je je ECD niet alleen om te registreren en te declareren, maar ook om de efficiency van zorgverleners te verhogen.

In deze whitepaper gaan we dieper in op hoe je je ECD volautomatisch signalen kunt laten genereren op basis van zorginhoudelijke triggers.

Maarten van Vulpen

Zorgverslimmer bij Tenzinger

Bekijk profielBekijk profiel

Het ECD: geen declaratiesysteem maar zorgsoftware

Het ECD is ooit bedacht als registratie- en declaratiesysteem. De eerste generatie ECD’s waren ook volledig zo opgezet, met als gevolg dat ze voor de zorgverlener heel onhandig waren om mee te werken. De huidige generatie ECD’s is gelukkig ontworpen met het proces op de werkvloer als uitgangspunt. Het ECD als je behulpzame collega. Tenzinger investeert met producten zoals het zorgverlenersportaal, het Wellbee cliëntportaal en de Tenzinger Zorgapp in het verhogen van het gebruiksgemak van de software op de werkvloer. Met de Zorgapp is het bijvoorbeeld heel makkelijk om op een smartphone registraties te doen en je workload van de dag in te zien.

Met slimme signaleringen:

  • Verslim je zorgprocessen
  • Verhoog de kwaliteit van zorg
  • Verlaag de werkdruk

Mail mij deze whitepaper

Vul onderstaand formulier in om de whitepaper te ontvangen.

Ook interessant

Whitepaper09 dec 2021

Hoe een ECD het pleegzorgproces ondersteunt

In dit whitepaper lees je over de trends en ontwikkelingen in pleegzorg en hoe een ECD zorgorganisaties ondersteunt.
Lees meer +
Blog26 jul 2022

Drie tips voor meer grip op pleegzorgkosten

Het komt geregeld voor dat gemaakte kosten niet volledig gedekt worden vanuit de pleegzorgvergoeding of aanvullende vergoedingen. Een ingewikkeld vraagstuk bij pleegzorg is; wie draait er op voor de gemaakte kosten voor de jeugdige? Lees meer in deze blog
Lees meer +
Whitepaper09 nov 2021

Beter wachtrijmanagement met de Tenzinger wachtrijverslimmers

De wachtlijsten in de zorg groeien al jaren. En hoewel iedereen het belang ziet van het goed meten van de werkelijke wachttijden, zijn het verstrekken van inzicht in wachttijden en capaciteit taken die in de meest zorgorganisaties worden overgelaten aan secretariaten of zorgadministraties.
Lees meer +

Schrijf je in voor onze nieuwsbrief

Zo ben jij elke maand op de hoogte van de laatste ontwikkelingen in de zorg!