In deze aflevering praat Boris Hololtcheff met zorgbestuurder Marco Meerdink.

Het personeelstekort in de zorg is wat Marco noemt ‘een fact of live’. Iets wat we niet op korte termijn oplossen en waar we slimmer mee om moeten gaan. Marco is bestuurder bij ouderenzorgorganisatie Careyn, die zowel zorg thuis aan 20.000 cliënten als 2000 cliënten in zorgcentra levert.

In deze aflevering bespreken we met Marco tal van oorzaken, hoe het toch komt dat het aantal ZZP-ers in zorgberoepen enorm stijgt en wat zorgorganisaties kunnen doen om een aantrekkelijkere werkgever te worden.

Luister de podcast hieronder of via Spotify of Apple.

Van daily auditing naar inzicht en actie voor procesoptimalisatie

Sprekers: Iris Gielen, Business consultant Tenzinger en Eric de Groot, Business developer 6Gorilla’s

Dinsdag 13 juni, 11:30 – 12:00 uur
Ontdek de drie niveaus van procesoptimalisatie en maak de stap van daily auditing naar concrete acties om daarmee de efficiëntie van je registratieprocessen te verhogen. In deze sessie laten Eric de Groot van 6Gorilla’s en Iris Gielen van Tenzinger Business consultancy zien hoe dit in combinatie met signalen vanaf de werkvloer kan leiden tot verbetering en borging van processen. En dát draagt bij aan minder omzetverlies en meer werkgeluk binnen jouw zorgorganisatie.

Hoe innoveren we samen sneller?

Paneldiscussie onder leiding van Siep Kosse, met bestuurder en innovator in jeugd- en ouderenzorg Jeroen Slootmans, expert in verandermanagement Willemijn Dekker van Human Connection, CTO Kees Haverkamp van Yes we can clinics en Tenzinger CEO Boris Hololtcheff

Dinsdag 13 juni, 13:00 – 13:30 uur
Op Zorg & ICT kom je prachtige innovatieve oplossingen tegen die de zorg slimmer en efficiënter kunnen maken. Maar hoe zetten we deze innovaties meer, beter en vooral sneller in? Hoe zorgen we ervoor dat de veranderbereidheid bij zorgorganisaties groeit en zorgprofessionals innovaties omarmen? Want met een enorm personeelstekort is dit het moment om flinke stappen te zetten. In deze paneldiscussie legt Siep Kosse zorgbestuurders, innovators en veranderkundigen prikkelende stellingen voor om met elkaar succesfactoren te bepalen om samen sneller te innoveren, zodat we de uitdagingen in de zorg écht aan kunnen pakken. We nodigen je van harte uit om met ons mee te praten en te denken!

Data science masterclass no more no-shows

Spreker: Anton Kuijer, Data scientist bij 6Gorilla’s

Woensdag 14 juni, 13:00 – 13:30 uur
No shows kosten geld. En tijd. Maar erger nog is de impact ervan op de behandeling en kwaliteit van zorg. Dat was voor GGz Breburg reden om samen met 6Gorilla’s op ontdekkingsreis te gaan in hun data en te onderzoeken of er mogelijkheden zijn om no-shows te verminderen. En die zijn er! Tijdens deze masterclass vertellen over de opzet van het onderzoek, waar we tegenaan liepen en wat jij daarvan kunt leren. In september start onze échte Masterclass van 7 sessies. Wil jij ook no-shows verminderen en deelnemen aan de Masterclass in september? Laat je dan nu alvast inspireren tijdens deze mini masterclass en kijk wat je alvast kunt voorbereiden om in september succesvol je eigen traject onder begeleiding van de 6Gorilla’s Data scientists te starten.

Verslim en versnel je zorgadministratieve processen met robotisering

Spreker: Arjan Hoogendijk, teammanager Financiële en Zorgadministratie bij Cure4

Donderdag 15 juni, 13:00 – 13:30 uur
Veel administratieve werkzaamheden zijn repetitieve handelingen die veel tijd kosten. Denk aan het inboeken van inkoopfacturen, het aanvragen van VOG’s of het versturen van aanmaningen. Met Robotic Process Automation (RPA) neemt een virtuele robot deze taken over. En dat heeft veel voordelen: een robot is nooit ziek en werkt ook in het weekend door. Er zijn nog veel meer processen te bedenken die veel slimmer en sneller kunnen. In deze sessie laten we met praktijkvoorbeelden zien hoe RPA werkt en hoeveel tijd jij hiermee kunt besparen.

Slimme API’s verbeteren GGZ en jeugdzorg

Spreker: Arriejanne Brouwer, Manager Productmanagement Medicore

Donderdag 15 juni, 13:45 – 14:15 uur
Het IT-landschap bij zorgaanbieders groeit en applicaties worden steeds intelligenter. Ook in de geestelijke gezondheidszorg en jeugdzorg. Naast de standaard applicaties zoals het ECD, HR-software en e-health komt het steeds vaker voor dat zorginstellingen in de GGZ en jeugdzorg ook zelf applicaties ontwikkelen om de zorg te verbeteren. Al deze applicaties verzamelen waardevolle data die je kunt inzetten voor slimmere en kwalitatievere zorg. Tenminste, als deze data op de juiste plek landen en op de juiste plek veilig worden vastgelegd. In deze sessie vertelt Arriejanne Brouwer, Manager Product management Medicore over de rol van applicaties binnen een zorginstelling, het belang van API’s in het gefragmenteerde IT-landschap bij zorgaanbieders en waarom IT-managers dit gefragmenteerde IT-landschap zouden moeten omarmen.

Overzicht over alle informatie

Het ECD raakt (bijna) alle processen binnen grote én kleine zorgorganisaties; dossiervoering, facturatie, rapportages en de accountantscontrole. Wanneer er weinig tot geen toezicht is op de inrichting van de applicaties binnen een zorginstelling zal de applicatie in veel gevallen niet op de meest efficiënte manier gebruikt worden. Dit brengt inefficiëntie en risico’s met zich mee. Grip op dataverwerking en beheer van de systemen wordt steeds belangrijker en complexer. Gelukkig zijn er dus de functioneel applicatiebeheerders!

Duo-rol

De toegevoegde waarde van functioneel applicatiebeheer zit hem juist in de duo-rol, namelijk 1: het kunnen inzoomen in een applicatie en 2: het overzicht bewaken over alle informatie binnen de organisatie. Daarvoor is kennis, kunde en duidelijkheid nodig, zodat zorgverleners kunnen doen wat zij het liefste doen: het bieden van de beste zorg voor hun cliënten.

Heb je een uitdaging op het gebied van functioneel applicatiebeheer omdat er bijvoorbeeld een vacature openstaat of er een grote wijziging aan komt binnen jouw organisatie? Of twijfel je om te starten met een functioneel applicatiebeheerder, maar weet je dit nog niet zeker? Neem dan contact met ons op. Wij denken graag met je mee. Wij helpen onze opdrachtgevers met:

1. Meewerkende voorman functioneel applicatiebeheer
2. Teamleider Functioneel Beheer
3. Beheertrainingen
4. Advies vormgeven en borgen beheerprocessen
5. Releasecoördinatie
6. Wijzigingencoördinator
7. Standaard testdraaiboek
8. Vormgeven communicatiematrix en key-useroverleg

Het is onze missie om oplossingen te ontwikkelen die zorgverleners zo ondersteunen dat zij zich kunnen focussen op het leveren van kwalitatieve zorg, zonder zich druk te hoeven maken over administratieve zaken die nodig zijn voor facturatie en verantwoording. Goede software ontwikkelen begint met een goede stip op de horizon. Daar zijn onze product managers verantwoordelijk voor. Binnen Tenzinger zijn het Arriejanne Brouwer, Maarten van Vulpen en Amy Ahluwalia die continu kijken waar zorgaanbieders nu, maar ook in de toekomst behoefte aan hebben.

Aangesloten bij landelijke initiatieven

De ontwikkelingen in de zorg gaan snel. Om te weten welke ontwikkelingen er in de toekomst op ons af gaan komen sluit Amy Ahluwalia regelmatig aan bij landelijke overleggen vanuit bijvoorbeeld het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS). Zo zijn we al snel op de hoogte van eventuele stelselwijzigingen, veldafspraken of wijzigende wet- en regelgeving. Deze informatie koppelen wij ook weer terug aan onze opdrachtgevers en eindgebruikers. De belangrijkste wettelijke wijzigingen voor 2023 vind je terug in onze Wetgevingsradar ggz, sociaal domein en medisch specialistische zorg.

Feedback ophalen

Wie weten er nou beter welke functionaliteiten belangrijk zijn in het ECD dan de eindgebruikers van Medicore? Daarom zijn onze product managers veel in gesprek met onze opdrachtgevers en eindgebruikers. Via één-op-één gesprekken, klantfocussessies en evenementen halen we input op bij eindgebruikers om vervolgens de vertaling te maken naar nieuwe functionaliteiten in Medicore.

Na het vaststellen van de ontwikkelthema’s en roadmap vindt de overdracht plaats naar de product owners, development en DevOps. In de volgende blog in deze reeks vertellen deze afdelingen hoe zij impact maken.

Even voorstellen 

Erik-Jan Davids werkt sinds 2020 als CISO bij Tenzinger. Na een opleiding computertechniek heeft Erik-Jan de afgelopen 25 jaar verschillende leiderschapsrollen bij diverse organisaties bekleed. Bij Tenzinger werken vindt hij waardevol, omdat de maatschappelijke impact van zijn werk zo relevant is. Als CISO bij Tenzinger is Erik-Jan de vraagbaak voor normen, best practices en wet- en regelgeving rondom informatiebeveiliging. Hij is dagelijks bezig met het adviseren, controleren en inspireren van de organisatie op het gebied van informatiebeveiliging, en vanuit zijn rol ook direct betrokken bij de productontwikkeling. Hij gelooft in een decentrale aanpak, waarbij security een geïntegreerd onderdeel is van alles wat we doen. Eigenlijk kun je Erik-Jan zien als de dirigent voor het gezamenlijke Tenzinger security orkest!   

Eigenlijk kun je Erik-Jan zien als de dirigent voor het gezamenlijke Tenzinger security orkest!   

Hoe belangrijk is informatiebeveiliging in de zorg? 

“De veiligheid en privacy van cliënten en patiënten is voor zorgaanbieders prioriteit nummer één. Steeds meer administratie in de zorg gebeurt digitaal. Informatiesystemen zoals ECD’s en portalen zijn daarom cruciaal en de afhankelijkheid van deze systemen neemt alleen maar toe. De data in zorginformatiesystemen is enorm belangrijk voor zorgaanbieders, maar ook waardevol voor criminelen. Door de gevoeligheid van de informatie die in ECD’s en portalen zijn vastgelegd, zien criminelen en hackers de zorg als een belangrijk doelwit. Bij een gijzeling van systemen komen zorgprocessen tot stilstand, wat als drukmiddel gebruikt wordt om losgeld te betalen. Dit gaat soms om miljoenen euro’s.  

Als zorgaanbieder ben je verantwoordelijk voor de gegevens van jouw cliënten. Je wilt niet dat cliëntinformatie op straat komt te liggen en cliënten slachtoffer worden van fraude. Daarbij komt de dreiging van boetes en reputatieschade bij het openbaar maken van gestolen gegevens. Informatiebeveiliging moet, naast het leveren van kwalitatieve zorg, dus absoluut één van de hoogste prioriteiten zijn voor zorgaanbieders.” 

Wat zie je als de grootste uitdagingen, nu en in de toekomst? 

Toenemende dreiging 

“De ontwikkelingen in de wereld van informatiebeveiliging gaan razendsnel. Cybercriminelen zijn meedogenloos en hebben steeds meer middelen tot hun beschikking. Als gevolg moeten (zorg)organisaties steeds meer tijd, geld en aandacht besteden aan het bestrijden van cybercriminaliteit. Tijd, geld en aandacht die al schaars is en ten koste gaat van de primaire activiteiten zoals het leveren van goede zorg.” 

Digitale gegevensuitwisseling 

“De zorg staat voor een enorme opgave waarbij verdere digitalisering, de inzet van data en het uitwisselen van gegevens juist een belangrijk onderdeel vormen van de oplossing. Het digitaal uitwisselen van gegevens biedt enorme voordelen, zoals het niet meer hoeven versturen van gevoelige (cliënt)informatie via onbeveiligde mails of papieren documenten. Tegelijkertijd maakt deze digitaliseringsslag het aanvalsgebied voor hackers weer groter en nemen de bijbehorende risico’s toe. De veiligheid van het kunnen uitwisselen van gegevens wordt dus alleen maar belangrijker.” 

Groeiende kosten voor informatieveiligheid 

“Bovenstaande ontwikkelingen maken dat zorgaanbieders, maar ook wij als ECD-leverancier, hogere kosten moeten maken voor het beheersen van deze risico’s. Ontwikkelingen op het gebied van gegevensuitwisseling en het ontsluiten van data vereisen dat software die een aantal jaren geleden ontwikkeld zijn als een ‘gesloten’ systeem waar gegevens binnen de applicatie bleven nu aangepast moeten worden om deze gegevens op een veilige manier te kunnen uitwisselen met gekoppelde systemen. Je kunt dit vergelijken met een wat ouder huis waar je een verdieping op wil zetten. Je moet eerst de fundering aanpassen voordat de woning klaar is voor de nieuwe verdieping.” 

Wat doet Tenzinger om informatie in de zorg veilig te houden? 

“Informatiebeveiliging is een complex en veelomvattend onderwerp wat diep ingebakken zit binnen onze organisatie. Samen met onze Privacy Officer Marieke van Dijk informeren en trainen we medewerkers over privacy en informatieveiligheid. Het is belangrijk dat de basis op orde is en dat risico’s worden beheerst. Om dit te bereiken hebben we bij Tenzinger een informatiebeveiligingsmanagementsysteem (ISMS) ingericht dat gecertificeerd is volgens de NEN 7510 norm. Een ISMS bestaat uit een stelsel van beleidsregels, processen en beheersmaatregelen en is samengesteld op basis van behoeften en verwachtingen van opdrachtgevers, stakeholders en onze beoordeling van de informatiebeveiligingsrisico’s. Dit ISMS wordt continu doorontwikkeld en bijgewerkt om te blijven voldoen aan de normen en richtlijnen.” 

Meer over de maatregelen die wij nemen om de informatie in onze software veilig te houden vind je in ons whitepaper ‘Veilig werken met een SaaS ECD’.  

Waar werken wij nu aan en wat merken onze opdrachtgevers daarvan? 

“Ik krijg regelmatig vragen hoe we ontwikkelingen in onze software op het gebied van informatiebeveiliging kunnen laten zien aan onze opdrachtgevers. Dat is soms best lastig. De onderwerpen privacy, security en technisch onderhoud nemen een steeds prominentere plek in op onze roadmap. Dit jaar is er zelfs een extra deel van het budget gereserveerd. Niet omdat onze software niet veilig is, maar om toekomstbestendig te blijven en de veiligheid op de lange termijn te kunnen garanderen. 

Er is waarde die je kunt zien en waarde die je niet direct kunt zien, een beetje als de bekende ijsberg. Zo nemen wij maatregelen die zichtbaar zijn aan de voorkant van onze software, zoals het inloggen via 2-factor-authenticatie, maar doen wij ook optimalisaties in de code van de software. Daar merken onze opdrachtgevers niet direct iets van, maar het is onderhoud die nodig is om te zorgen dat we hoge kwaliteit producten kunnen blijven leveren – nu en in de toekomst. Een voorbeeld hiervan is de Tenzinger Identificatie Service. Hiermee zetten we een stap in het veilig kunnen uitwisselen van gegevens, zonder dat zorgprofessionals opnieuw hoeven in te loggen in aan Medicore gekoppelde applicaties. Hiermee maken we gegevensuitwisseling veiliger en maken we het switchen tussen systemen voor zorgprofessionals eenvoudiger, een win-win situatie.” 

Wat kunnen zorgaanbieders zelf doen rondom het thema security en privacy? 

“De data in systemen is eigendom van de zorgorganisatie, daarom is het belangrijk voor zorgaanbieders om hier een beleid op te voeren. Laat je door jouw ECD/EPD aanbieder goed informeren over de mogelijkheden die de software biedt. Wij implementeren onze software via een best practice implementatie. Onderdeel hiervan is ook de inrichting van rollen en autorisaties. Hiermee bedoelen we dat het stukje ‘wie mag wat zien in de software’ goed wordt ondervangen. Zo zorg je er als zorginstelling voor dat gevoelige cliëntinformatie alleen beschikbaar is voor de juiste personen.” 

Het is belangrijk om te beseffen dat een keten zo sterk is als de zwakste schakel. Wij ontzorgen onze opdrachtgevers voor een groot deel op het gebied van informatiebeveiliging, maar het blijft een gedeelde verantwoordelijkheid. Daarom hieronder mijn tips voor zorgaanbieders:  

• Gebruik sterke wachtwoorden
• Zorg voor een goede beveiliging in de eigen ICT-omgeving 
• Overweeg het gebruik van IP whitelisting 
• Maak een calamiteitenplan om goed voorbereid te zijn 
• Bewaar gegevens zo veel mogelijk binnen het ECD 
• Sluit systemen af voor medewerkers die niet meer werkzaam zijn”