Staatssecretaris van Ooijen sprak van een grenzeloze groei die niet langer te organiseren en betalen valt. Naar zijn mening wordt er te veel gewezen naar de overheid en de jeugdzorg zelf, waar jongeren met milde problematiek meer opgevangen moeten worden vanuit het sociale netwerk, zoals ouders en sport-, muziek- en sociale verenigingen. Deze uitspraak dat te veel kinderen ondersteuning krijgen, ontving veel maatschappelijke kritiek. Er wordt onder andere vanuit maatschappelijke welzijnsorganisaties betoogd dat de stijgende zorgvraag gevolg is van toenemende stress en problematiek onder jongeren. Deze jongeren maken zich steeds meer zorgen om zaken zoals klimaatverandering, betaalbaarheid van woningen en toegankelijkheid van onderwijs.

Wanneer komt de politiek nou echt in actie?

In het politieke landschap is er bewustzijn van de enorme urgentie rondom het aanpakken van de druk op de jeugdzorg. De Eerste en Tweede kamer hebben in de afgelopen jaren diverse spoeddebatten gevoerd en herhaaldelijk de regering een deadline gesteld om de hervormingsagenda jeugd en financiële kaders met gemeenten af te spreken. Echter heeft dit tot nu toe geen concrete resultaten of duidelijke acties opgeleverd. Sharon Stellaard, promovendsus Vrije Universiteit Amsterdam, spreekt in haar onderzoek naar beleidsvorming rondom jeugdzorg zelfs van een ‘boemerangbeleid’. Uit haar onderzoek blijkt dat de hervormingsagenda primair wordt bepaald aan de hand van onbedoelde gevolgen van het voorgaande beleid. Hiermee worden problemen vooruitgeschoven en is er weinig werkelijke vooruitgang in jeugdzorg de afgelopen 40 jaar.

Hoewel er onlangs (eindelijk!) een conceptversie overeen is gekomen voor een hervormingsagenda, inclusief financiële kaders voor de komende jaren in de jeugdzorg, zijn de reacties vanuit betrokken partijen hier gematigd positief over. Er is duidelijk nog genoeg werk aan de winkel.

Welke ontwikkelingen zien we bij jeugdzorgaanbieders?

Wij zien wij dat jeugdzorgorganisaties veel moeite hebben met deze trage ontwikkelingen rondom de hervormingsagenda. Zij willen graag meewerken aan de transformatie van de jeugdzorg en deelnemen aan de diverse initiatieven, maar zonder financiële middelen en een duidelijk doel kunnen zij hieraan geen uitvoering geven. Dit levert vervolgens flinke vertraging op van de hoognodige transformatie van de jeugdzorg.

Een van de grootste problemen op dit moment zijn de wachtlijsten in de jeugdzorg. Het goed leveren van zorg en in zorg nemen van jeugdigen is een grotere uitdaging door de krappe arbeidsmarkt en drukkende budgetten bij jeugdzorgaanbieders. Andere ervaren problemen die efficiëntie van zorg en goede zorglevering in de weg zitten zijn onder andere:

• Weinig (of geen inzicht) in wachtlijsten, overige processen en data.
• Knelpunten van stakeholders in het verwijzingsproces.
• Weinig uniformiteit in samenwerking met andere zorgaanbieders.
• Inzicht in de in-, door en uitstroom van cliënten is onvoldoende.
• Geen inzicht in (regionale) clientreizen.

Er heerst een zichtbare behoefte bij jeugdzorgorganisaties om wel door middel van data hun eigen processen en zorgaanbod te verbeteren om meer tijd en geld te kunnen besteden aan het primaire doel: het leveren van zorg voor kinderen en gezinnen.

Hoe moet het nu verder?

Hoe moet het nu verder met de aanpak van de wachtlijstproblematiek? Het belangrijkste punt is dat de overheid en gemeenten tot een goede uitvoering van de hervormingsagenda komen waarmee de uitvoerende partijen (Gecertificeerde instellingen, jeugdzorgaanbieders e.a.) werkelijk aan de slag kunnen.

Jeugdzorgaanbieders kunnen zelf ook al stappen zetten. Allereerst kunnen jeugdzorgaanbieders aan de slag gaan met data-initiatieven om te komen tot inzichten in bijvoorbeeld wachtlijstproblematiek in je eigen regio. Op basis van deze data-initiatieven kunnen jeugdzorgaanbieders vervolgens de knelpunten in hun eigen processen identificeren en gaan aanpakken.

Er zijn in de afgelopen jaren veel initiatieven geweest die niet of moeizaam van de grond zijn gekomen. Het wordt tijd om mens, data, systeem en proces samen te brengen in een aanpak die ook rekening houdt met quick wins en nieuwe perspectieven. Het is tijd voor een effectievere actie voor een betere jeugdzorg!

Wil je meer weten over dit onderwerp?

Wil je meer weten over dit onderwerp? Blijf op de hoogte van de blogreeks via onze nieuwsbrief rondom wachtlijstproblematiek in de jeugdzorg. In deze reeks gaan wij het hebben over ervaren obstakels in het wachtlijstproces, het bundelen van data als oplossing, wachttijd verzachten, aanpakken van regionale cliëntreizen en verbeteren van door- en uitstroom van jeugdigen.

Het ECD is een applicatie die veel organisatorische processen van onze opdrachtgevers raakt. Daarom is het belangrijk dat het ECD ondersteuning biedt voor de primaire werkprocessen van zorgprofessionals en ondersteunende afdelingen. Medicore consultants zorgen er met hun kennis voor dat het ECD zo goed mogelijk aansluit op de wensen en behoeftes van opdrachtgevers en werken samen met onze projectleiders die zorgdragen dat projecten goed verlopen.

Contact met Medicore opdrachtgevers

Het grootste deel van de tijd besteden onze consultants aan Medicore opdrachtgevers en eindgebruikers. Zo komen consultants veel bij onze opdrachtgevers over de vloer voor implementaties van het Medicore ECD, het verzorgen van trainingen en optimalisaties. Ook sluiten onze consultants regelmatig aan bij klantfocussessies en (online) afspraken met verschillende medewerkers van praktijken en instellingen. Zo weten zij goed wat er bij de eindgebruikers speelt en waar wensen en uitdagingen in het zorgproces liggen.

Interne spil in het web

Deze kennis gebruiken onze consultants om intern met verschillende afdelingen te schakelen. Zo werken onze consultants veel samen met developers, devops, customer service en accountmanagement. Samen met onze opdrachtgevers kijken onze consultants mee bij het ontwikkelen en opleveren van nieuwe functionaliteiten.

Daarnaast ondersteunen consultants opdrachtgevers bij het in gebruik nemen van nieuwe functionaliteiten waar nodig en denken zij mee in het eventueel aanpassen van bepaalde werkwijzen die binnen de organisatie gebruikt worden, zodat processen zo goed mogelijk aansluiten bij de software. Hierdoor worden eindgebruikers zo veel mogelijk ontzorgd en houden zij tijd over voor het bieden van kwalitatieve zorg.

Betrokken bij ontwikkeling

Veel van onze consultants zijn stakeholder van een bepaald ontwikkelteam. Dat houdt in dat ze de product owners van de development teams voorzien van input voor nieuwe functionaliteiten of verbeteringen in het EPD. Tevens kunnen zij op basis van hun ervaringen en contacten bij onze opdrachtgevers meedenken over de prioriteit van toekomstige ontwikkelwensen.

Ondersteuning bij beheer

Naast onze consultants beschikt het team ook over een functioneel applicatiebeheerder die grote én kleine zorgaanbieders tijdelijk kan ondersteunen bij grote ECD projecten, als interim teamleider functioneel applicatiebeheer of wanneer er een onvervulde vacature openstaat.

Wil je meer weten over het werk van onze consultants of optimalisaties in Medicore? Neem gerust contact met ons op. Wij denken graag met je mee.

Toegankelijk zijn

Mayke is kort na de start van Mindler in Nederland aangetrokken om ‘de achterkant’ van het bedrijf op poten te zetten. De voorkant was namelijk wel helder. Die bestaat uit een app waarmee cliënten zelf een behandelaar kunnen kiezen en rechtstreeks in zijn of haar agenda een sessie kunnen inplannen. Naast online gesprekken met een psycholoog vormen de e-learningmodules en zelfhulpprogramma’s, zoals vragenlijsten en oefeningen, een belangrijk onderdeel van de behandeling. “Onze belangrijkste kernwaarde is dat we toegankelijk zijn”, zegt Mayke. “We geven onze cliënten regie. Ze kunnen op basis van een foto en introductietekst zelf kiezen met welke behandelaar ze het liefst in zee gaan en kunnen vervolgens rechtstreeks in de agenda van die behandelaar een afspraak inplannen.”

Deze online vorm van zorg vult een gat in de markt, zo blijkt. Zowel het aantal cliënten als het aantal behandelaars dat graag op deze manier werkt, groeit enorm. De waardering van cliënten is hoog. Het rapportcijfer voor Mindler op ZorgkaartNederland was in 2022 een 9. Op dit moment is de waardering over 2023 zelfs nog hoger: 9,6. Dat komt onder meer doordat de nieuwe processen rond het Zorgprestatiemodel (ZPM) wat beter zijn ingeregeld, waardoor cliënten minder ergernissen van administratieve aard hebben.

Doorverwijzing

Dat is te danken aan Mayke en haar zorgadministratieteam. Want hun voornaamste taak is ervoor zorgen dat administratief alle processen lopen zoals ze moeten lopen. Ze vertelt: “Toen ik begon, was er naast de app voor cliënten bijna nog niets.” De app was al vertaald naar het Nederlands en aangepast op de Nederlandse markt, maar moest ook aansluiten op Nederlandse wet- en regelgeving. “Een belangrijk verschil tussen Nederland en Zweden is dat je hier een verwijzing van de huisarts nodig hebt om de zorg vergoed te krijgen, terwijl je in Zweden zonder verwijzing terecht kunt voor vergoede zorg. Daarom moesten wij in de app een selectiecriterium inbouwen.”

Cliënten kunnen op drie manieren binnenkomen:

• De eerste is dat cliënten van Mindler hebben gehoord en op eigen initiatief de app downloaden, maar nog geen verwijzing hebben. Mayke: “Alle mensen die de app downloaden komen in een vragenlijst terecht, een keuzemenu waar ze met ja of nee kunnen antwoorden. Pas als ze overal ja op antwoorden, kunnen ze een afspraak inplannen. Bij een nee krijgen ze een venster dat vertelt wat in hun geval de volgende stap is, bijvoorbeeld naar de huisarts gaan om een verwijzing te bespreken.”
• De tweede manier is via een verwijsbrief van de huisarts. In dat geval neemt Mindler de cliënt op in het Medicore ECD en stuurt via e-mail een bericht met instructies over de app.
• De derde manier is dat mensen via hun werkgever binnenkomen om preventieve gesprekken te voeren.

Cliënten boeken een afspraak via de app, die via een API synchroniseert met de agenda in Medicore.

Juiste gegevens

De kwaliteit van data is een uitdaging. “Er zitten regelmatig fouten in verwijsbrieven, zoals telefoonnummers en e-mailadressen die niet kloppen. Voor ons zijn die twee dingen juist heel belangrijk”, zegt Mayke.  Het telefoonnummer heeft Mindler nodig voor de two-factor autorisatie (een code die je via SMS krijgt om te controleren of jij echt de persoon bent de je zegt te zijn) en het e-mailadres voor het doorsturen van de huiswerkopdrachten die cliënten moeten maken. Niet kloppende gegevens zorgen voor veel frustratie, merkt ze. “Cliënten kiezen juist voor ons, omdat wij geen wachtlijsten hebben. Dan is het heel vervelend als je niet kunt inloggen in de app omdat er een oud telefoonnummer aan ons is doorgeven. Want op dat moment komt een cliënt alsnog in allerlei vertragende processen terecht.” Mindler heeft dan ook geprobeerd om dit proces voor verwijzers verder te verduidelijken met meer informatie op de website en een duidelijke instructie in Zorgdomein. Een ander vraagstuk waar Mayke zich over boog, was het koppelen van de agenda’s in de Mindler app en het Medicore ECD. “Want cliënten boeken zelf hun afspraak via de app. Via een API synchroniseert de agenda in de app met de agenda in Medicore.”

Aanpassen aan het zorgprestatiemodel

In 2022 stond voor Mayke vrijwel al haar werk in het teken van het aanpassen van processen aan het zorgprestatiemodel (ZPM). Er klinkt een diepe zucht als het woord valt. “Het is vanuit administratief oogpunt verschrikkelijk”, zegt ze eerlijk. “We hadden ons administratieve proces echt goed op orde. We gebruikten de automatische signaleringen in ons ECD, die ons waarschuwden als we iets niet goed of onvolledig hadden geregistreerd. Het kwam daardoor zelden voor dat we een behandeling niet konden declareren, we hadden goed inzicht in het administratieve proces.” Dat inzicht is verdwenen omdat de ECD’s voor de GGZ gedeeltelijk opnieuw ingericht moesten worden volgens de nieuwe declaratierichtlijnen van het ZPM, terwijl de softwareleveranciers daar nauwelijks tijd voor kregen. Het gevolg was dat ECD-leveranciers al lang blij waren dat ze hun basisfunctionaliteit min of meer gereed hadden toen het ZPM inging. Maar alle handige dingen die ECD-software zo waardevol maken, waren tijdelijk niet beschikbaar.

Toekomst

Natuurlijk heeft Mayke nog wensen. Zoals het ontwikkelen van meer API’s tussen de Mindler app en het Medicore ECD. “Nu hebben we twee koppelingen: de basisgegevens in het ECD worden automatisch gecheckt met de gegevens die cliënten zelf invullen in de app. En we synchroniseren de agenda-afspraken. Op termijn willen we nog veel verder integreren.” Want op dit moment werken zowel de psychologen als de cliënten nog met twee systemen: Medicore en de Mindlerapp. “Onze cliënten maken gebruik van onze app voor het volgen van e-healthmodules. Daarnaast gebruiken ze het Medicore cliëntenportaal voor het invullen van vragenlijsten. We maken dat zo makkelijk mogelijk door cliënten via e-mail een link te sturen naar een vragenlijst die voor hen klaarstaat in het portaal. Dat werkt op zich prima en dat vinden cliënten gelukkig ook wel duidelijk, maar het zou natuurlijk fantastisch zijn als we op termijn de app en Medicore zo kunnen integreren dat het voor cliënten lijkt dat ze nog maar met één omgeving werken.”

Ook voor psychologen zou het veel waarde toevoegen als zij gevoelsmatig in één applicatie kunnen werken. Mayke: “Aan de achterkant zal dat altijd Medicore zijn. Het zou alleen mooi zijn als onze psychologen vanuit Medicore onder water zo kunnen doorstromen naar de Mindler-app.”

Acceptatie van online zorg

Wensen genoeg dus nog. Al blijft de allerbelangrijkste wens van Mayke dat online blended psychologische zorg volledig geaccepteerd raakt, bij zowel huisartsen, zorgverzekeraars als andere stakeholders. Want dat is nog altijd niet het geval, ziet Mayke. “We moeten nog veel uitleggen, bijvoorbeeld dat laagdrempelige zorg op langere termijn bijdraagt aan een afname van de zorgvraag. Je kunt met tijdige zorg problemen in een vroegtijdig stadium aanpakken en voorkomt zo dat een cliënt een beroep moet doen op specialistische zorg.” Ook merkt Mindler dat de richtlijnen voor digitale zorg achterlopen op de snelle ontwikkelingen in het veld. Zo sluit de wetgeving vaak onvoldoende aan op de huidige realiteit. “Denk bijvoorbeeld aan cliënten die tijdelijk in het buitenland wonen. Er zijn geen duidelijke richtlijnen hoe je daarmee omgaat. In het verleden moest je de behandeling stoppen, maar bij ons kunnen cliënten vanaf iedere plek ter wereld hun behandeling voortzetten.”

Voorbeelden digitale zorg

Door dit soort ouderwetse denkbeelden blijven de mooie voorbeelden van de meerwaarde van digitale zorg soms onderbelicht. Terwijl er zoveel positieve voorbeelden zijn. “Wij hadden een cliënt die al jaren rondliep in de GGZ en maar niet verder kwam met de probleemoplossing. Dat lukte in eerste instantie ook niet met onze psycholoog, totdat tijdens een sessie de kat op schoot sprong en de cliënt zich zichtbaar ontspande en zich daardoor openstelde voor hulp. Op dat moment vond de psycholoog de sleutel die nooit zou zijn gevonden als de cliënt fysiek naar de afspraak had moeten komen.” Alle reden dus om meer in te zetten op digitale zorg. En alle reden voor Tenzinger om hard te werken aan verdere integratie tussen de e-health apps en Medicore.

Dit artikel stond ook in het Zorgverslimmers magazine 2023, dat bomvol innovatieve oplossingen en ideeën staat. Heb je het magazine gemist? Vraag het dan gratis aan ontvang het digitaal of per post.

Al langere tijd zien we dat steeds meer gemeenten hun inkoopstrategie aanpassen en de contractering van zorg via hoofd- en onderaannemerschap organiseren. Eén van de redenen hiervoor is dat gemeenten met minder partijen contracten willen hebben. Een andere ontwikkeling die we zien is dat zorgaanbieders steeds meer gaan werken in samenwerkingsverbanden.  

Wat is hoofd- en onderaannemerschap?  

Bij hoofd- en onderaannemerschap huurt een zorgaanbieder, de hoofdaannemer, een andere zorgaanbieder, de onderaannemer, in om bepaalde zorg te verlenen. Hierbij blijft de hoofdaannemer verantwoordelijk voor de kwaliteit van zorg en de verantwoording naar de financier (gemeente). Onderaannemers leveren de zorg aan de cliënt, maar de verantwoordelijkheid richting de financier ligt bij de hoofdaannemer. De onderaannemer declareert de geleverde zorg bij de hoofdaannemer.  

Eind 2019 schreef collega Amy Ahluwalia, productmanager bij Tenzinger al over hoofd- en onderaannemerschap in de jeugdzorg. Inmiddels alweer meer dan drie jaar geleden, maar de uitdagingen uit deze eerdere publicatie spelen vandaag de dag nog steeds.  

Administratieve lasten 

Een grote uitdaging bij hoofd- en onderaannemerschap is dat het proces in de basis is ingericht voor ondersteuning van het financieel-administratieve proces: gemeenten hebben de administratieve lasten voor een groot deel bij zorgaanbieders neergelegd. Of dit bewust is of niet, als zorgaanbieder heb je hier mee te maken. Als hoofdaannemer moet je rekening houden met de criteria waaraan een nieuwe zorgvraag zorg moet voldoen. Dit vraagt om een beleid, want vind je het als zorgaanbieder wenselijk om administratiekantoor te zijn zonder kwaliteitstoezicht vanuit je eigen zorgorganisatie? 

De ondersteuning van ICT bij hoofd- en onderaannemerschap 

ICT kan een rol spelen in het verlagen van de administratieve lasten. Zo kunnen hoofdaannemers die gebruikmaken van het Medicore ECD de productie van onderaannemers automatisch inlezen. Hierdoor hoef je informatie niet handmatig over te nemen en kan deze eenvoudig ingediend worden bij de financier. Andersom werkt dit ook zo voor onderaannemers: als onderaannemer hoef je het productiebestand niet handmatig over te typen, maar kun je deze eenvoudig exporteren om deze aan te leveren bij de hoofdaannemer.  

Hoe bewaak je de kwaliteit van zorg?  

Het uitgangspunt van alle betrokken partijen bij hoofd- en onderaannemerschap in de zorg is het bieden van de best mogelijke hulp aan cliënten. De hoofdaannemer heeft contracten met de gemeente en blijft daarom verantwoordelijk voor de kwaliteit van zorg. Het is een terechte vraag om na te denken hoe je als hoofdaannemer de kwaliteit van zorg bewaakt als de cliënt in zorg is bij een andere zorgaanbieder. Een voorbeeld hoe je als zorgaanbieder kunt sturen op kwaliteit is het werken met kwaliteitsnormen van de beroepsgroep en/of ISO-normen. Een andere mogelijkheid is het uitvragen van periodieke updates over het zorgplan of het zorgtraject. Als hoofdaannemer heb je het recht om deze informatie uit te vragen. Zo kun je aantonen aan de financier hoe de zorg verloopt en geeft jou als zorgaanbieder meer inzage in de geleverde zorg. Hierdoor kun je als zorgaanbieder eventuele risico’s rondom kwaliteit van zorg beperken. 

Financiële kwaliteitsbewaking 

Eén van de grootste risico’s bij hoofd- en onderaannemerschap is dat je als hoofdaannemer uitbetaalt aan de onderaannemer, maar nog geen vergoeding ontvangen hebt vanuit de financier (gemeente). Dit vraagt om een goed proces voor het ontvangen en uitbetalen van facturen. Periodieke rapportages voor uitbetalingen aan onderaannemers naast je ontvangsten vanuit de financier kunnen helpen om grip te houden op de financiële situatie. Door realtime inzicht kun je op tijd bijsturen indien je constateert dat bepaalde partijen niet tijdig factureren en/of uitbetalen. Zo voorkom je dat je als zorgaanbieder financieel risico loopt.  

Medicore biedt de mogelijkheid om als hoofdaannemer onderaannemers op een veilige en juridisch correcte wijze te laten werken in het ECD. Hierdoor heb je als hoofdaannemer actueel inzicht in de productie die je zelf en onderaannemers realiseren op de betreffende behandeling. Zo voorkom je dat de werkvoorraad oploopt tot hogere (risicovolle) bedragen. 

Veel afdelingen betrokken

Doordat hoofd- en onderaannemerschap afwijkt van de reguliere financieringsvormen is het een proces met veel losse kleine processtapjes. Deze vele losse stapjes zijn bij zorgaanbieders vaak ondergebracht over veel verschillende afdelingen, zoals de zorgadministratie, accountmanagement, de financiële administratie, zorgverleners en natuurlijk de cliënt. Hierbij schuilt het risico dat het overzicht zoek is, waardoor je de controle uit het oog verliest. Het is belangrijk om scherp te hebben wie er regiehouder is over hoofd- en onderaannemerschap en welke afdeling verantwoordelijk is voor welk onderdeel binnen het proces. 

Gegevensuitwisseling 

Bij samenwerking is veilige gegevensuitwisseling van essentieel belang. Want hoe zorg je ervoor dat iedereen beschikt over de benodigde informatie? En hoe wissel je deze informatie op een efficiënte en veilige manier uit, zodat de informatie ook eenvoudig terug te vinden is? Er ontbreekt een standaard. Idealiter bestaat er één werkwijze waarbij de informatie op eenzelfde manier uitgewisseld kan worden. Dit zou het proces een stuk efficiënter en veiliger maken. In andere zorgsectoren zoals de ggz en ouderenzorg bestaan er al standaarden die de uitwisseling van gegevens op een gestandaardiseerde en veilige manier mogelijk maken, zoals het VIPP programma, Koppeltaal en het Inzicht programma.  

Zolang er een standaard ontbreekt blijft hoofd- en onderaannemerschap een uitdaging, vanwege het grote aantal handelingen en betrokkenen. Het gaat niet lukken om het gehele proces volledig te automatiseren, maar met een gestandaardiseerd proces en een goed beleid kun je de risico’s wel substantieel verkleinen.  

Op 7 december 2023 organiseert Tenzinger een webinar over het onderwerp hoofd- en onderaannemerschap.   

Loopt jouw zorgorganisatie tegen uitdagingen rondom de organisatie van hoofd- en onderaannemerschap aan? Neem gerust contact met ons op. Wij denken graag met je mee!  

De zorg verslimmen met datagedreven oplossingen, dat is de missie van Tenzinger. Klinkt mooi, maar voor velen ook erg abstract. Daar kan Derkje Andrée Wiltens, Business consultant bij Tenzinger, zich alles bij voorstellen. “Veel van onze klanten houden handmatig allerlei Excellijstjes bij. Ze zien niet in dat ze daarmee dubbel werk doen, want die informatie staat meestal ook al ergens in hun ECD, HR-systeem of financiële administratie. Als je de informatie die je vastlegt combineert met informatie uit andere systemen en bronnen, heb je een veel betere basis om analyses te maken waardoor je real-time inzicht krijgt in de stand van zaken.”

Declaratiedashboard

Lilian Roos, dataconsultant bij Cure4, het label van Tenzinger dat zich specialiseert in outsourcing, kan tientallen voorbeelden noemen van lijstjes die kunnen worden omgezet in visuele dashboards. Het is haar dagelijkse werk om hierover na te denken. “Bij Cure4 nemen wij de zorg-, financiële, salaris- en/of personeelsadministratie van zorgorganisaties over. We kijken dan altijd hoe we de administratieve processen eenvoudiger kunnen inrichten, zodat we dezelfde hoeveelheid werk met minder mensen kunnen doen.” Het maken van dashboards op basis van informatie die al in een financieel systeem, HR-systeem of EPD wordt vastgelegd, is één van die manieren.

Ze noemt als voorbeeld een declaratiedashboard, dat met een druk op de knop inzichtelijk maakt hoe hoog je budgetplafond is, hoeveel je van dat geld al hebt gedeclareerd en aan welke producten. Het dashboard zou een voorspelling kunen maken waar je aan het eind van het jaar op uitkomt, rekening houdend met de in- en uitstroom van cliënten en de productiviteit van de behandelaren. “De stand van zaken rond declaraties is één van de belangrijkste KPI’s waar het management van een zorgorganisatie op stuurt, maar om goed inzicht te verkrijgen schrapen ze vaak informatie uit allerlei systemen bij elkaar. Dat is niet alleen tijdrovend, maar ook foutgevoelig. Bij Tenzinger bouwen wij dashboards die continu real-time inzicht geven in de status.”

Maatwerk of kant-en-klaar dashboard

Dit kunnen maatwerk dashboards zijn, specifiek ontwikkeld voor één organisatie en precies aansluitend bij de manier waarop die organisatie haar zorgadministratie en financiële administratie heeft ingericht. Maar Cure4 heeft voor MijnZorgDeclaratie ook een kant-en-klaar dashboard ontwikkeld voor kleinere zorgorganisaties. “Hun bedrijfsvoering is namelijk redelijk ‘recht-toe-recht-aan’, waardoor een standaard dashboard goed werkt. Bij grote organisaties met meerdere locaties en meerdere vormen van zorg is het complexer. Er zijn dan verschillende manieren waarop je je zorgadministratie kunt inrichten en daarom is in die gevallen vrijwel altijd maatwerk nodig”, zegt Lilian.

De dashboards worden gebouwd door 6Gorilla’s. Doris Bakker, BI-consultant bij 6Gorilla’s, zegt: “Ons specialisme is om data te vertalen naar informatie waar je op kunt sturen. Daar komt veel bij kijken. Je moet allereerst weten: welke informatie heb je precies nodig om betere beslissingen te kunnen nemen? Dat betekent dat we goed moeten doorvragen, want vaak zit er een vraag achter de vraag. Daarna kijken we: welke data hebben we nodig om deze vraag te beantwoorden? Vervolgens is het de kunst om deze data, die vaak in verschillende systemen staat, centraal te ontsluiten op ons dataplatform. Dit platform is in staat om ruwe data uit verschillende systemen te converteren naar de juiste zorgstandaarden, waardoor de data klaar is voor analyse. Tot slot denken wij na over de visualisatie: hoe presenteren we de informatie zo dat het duidelijk is en de eindgebruiker die slechts op één manier kan interpreteren en er direct mee aan de slag kan?”

Gecombineerde data geven je een veel betere basis om analyses te maken

Van voortraject tot nazorg

Drie labels van Tenzinger werken intensief met elkaar samen, vertelt Derkje. “De Tenzinger Business consultants hebben veel toegevoegde waarde in het voortraject. Wij zijn gespecialiseerd in procesoptimalisatie en kennen daardoor de processen van onze opdrachtgevers goed. We zien bij welke organisatieonderdelen en processen er een informatiebehoefte is en weten goed hoe we hierop kunnen inspelen. Voor het daadwerkelijk ontsluiten, structureren en standaardiseren van de data werken we samen met 6Gorilla’s. Zij hebben ook veel expertise in het bouwen en valideren van de dashboards, waarna wij de implementatie verzorgen en ervoor zorgen dat ze in de praktijk ook daadwerkelijk worden gebruikt. We zijn dus echt een verlengstuk van elkaar.” Derkje en Doris hebben Lilian erbij gevraagd omdat zij vakinhoudelijk veel weet van datavisualisatie. “Ik denk veel na over storytelling: hoe presenteer ik de informatie zo dat het dashboard een verhaal vertelt? Ik wil graag dat een dashboard voor zich spreekt en dat het aanzet tot actie doordat je in één oogopslag ziet: dit loopt niet goed dus hier moet ik iets aan doen”, legt Lilian uit.

Helder doel

Eén van de opdrachtgevers waar de drie dames voor aan de slag gingen, is iHUB, een organisatie die jeugdzorg, speciaal onderwijs en jeugd-ggz biedt. Omdat de organisatie zo breed en divers is, zijn er veel verschillende softwareapplicaties in gebruik. Er is een grote behoefte aan sturing op basis van gecombineerde data die verspreid staat over meerdere applicaties. Derkje: “Zij hebben een informatieanalist in dienst die al veel voorwerk had gedaan. Hij had circa twintig KPI’s geformuleerd waar iHUB op wil gaan sturen. Hij had ook al uitgezocht welke data nodig zijn om dat inzicht te verschaffen. Wij hebben meegedacht over welke mensen wat gaan doen met de stuurinformatie en wat dat dan betekent voor hoe je die informatie weergeeft. Want een locatiemanager wil andere gegevens zien dan een behandelaar of manager bedrijfsvoering.” Toen dit helder was, kon de data worden ingeladen in het dataplatform van 6Gorilla’s, zodat de data gestructureerd en gestandaardiseerd kon worden.

Pas daarna kon het team beginnen met het bouwen van de dashboards. Doris: “Op basis van de eerste inventarisatie gaan we de diepte in. We merken dat opdrachtgevers in hun hoofd vaak al een idee hebben van wat ze willen zien, maar als we doorvragen blijkt dat verschillende mensen verschillende verwachtingen hebben. Het komt ook regelmatig voor dat ze data registreren op een andere manier dan hoe we die vooraf bedacht hebben. Dan moeten we dus een andere oplossing bedenken of de views zo aanpassen dat het dashboard wel de juiste data samenbrengt. Ook kan het zijn dat de brondata onvolledig is, waardoor er eerst een datakwaliteitsproject moet worden gestart.”

Onderbuikgevoel kwantificeren

Datagedreven werken levert verschillende voordelen op. Anders dan wat je weleens in de ICT-vakmedia leest, leidt het zelden tot volledig nieuwe inzichten, zegt Lilian. “Het is negen van de tien keer zo dat de data een bepaald onderbuikgevoel bevestigen. Ze helpen om een gevoel te kwantificeren. In plaats van ‘ik heb het idee dat de wachtlijst langer wordt’ kun je zeggen: voor deze vorm van zorg is de wachtlijst nu zoveel weken en voor deze vorm van zorg zoveel weken. Je kunt veel preciezer de vinger op de zere plek leggen en daardoor ook beter en gedetailleerder onderbouwen waardoor dat komt.”

Sommige dashboards geven ook feedback op de manier van werken, denk bijvoorbeeld aan een dashboard over declaratiefouten en niet gedeclareerde zorg. “Je kunt in een dashboard redenen inzichtelijk maken waarom bepaalde zorg niet kon worden gedeclareerd. Zo geef je gerichte feedback op basis waarvan een zorgorganisatie zijn processen kan verbeteren”, zegt Lilian. “Zo’n KPI gaat dan echt leven en mensen gaan hun best doen om de fouten te reduceren.”

Een dashboard moet aanzetten tot actie: dit loopt niet goed, hier moet ik iets aan doen

En het wordt nog interessanter als dashboards ook een voorspellende functie hebben. Op basis van de status van de huidige behandeltrajecten en de indicaties van cliënten op de wachtlijst, kun je bijvoorbeeld voorspellen welke zorg je over een halfjaar levert. Zo kun je beter anticiperen op wat komen gaat. De voordelen liggen dus op diverse vlakken. Derkje concludeert dan ook: “Het ontwikkelen van dashboards vraagt natuurlijk een initiële investering. Maar het is in deze tijd van krapte op de arbeidsmarkt echt zonde dat medewerkers handmatig Excellijstjes moeten maken, terwijl wij je kunnen helpen de data vanuit de verschillende systemen te combineren en inzichtelijk te maken. Uiteindelijk verdien je de investering ook terug. Die kans moet je niet laten lopen.”

Dit artikel stond ook in het Zorgverslimmers magazine 2023, dat bomvol innovatieve oplossingen en ideeën staat. Heb je het magazine gemist? Vraag het dan gratis aan en ontvang het digitaal of per post. 

Zeg je zorg, dan zeg je personeelstekort. Het gaat de afgelopen jaren over bijna niets anders. Hoge administratieve lasten, weinig handen aan het bed, vakantieroosters die niet rond te krijgen zijn en jongeren die steeds langer moeten wachten op toegang tot jeugdzorg. Tijdens, maar ook in de nasleep van de coronacrisis, werden we nog eens extra pijnlijk met de neus op de schrijnende feiten gedrukt: de zorg loopt op haar tandvlees.

Zorgorganisaties staan dan ook te springen om nieuwe collega’s, terwijl nieuwsberichten over de zorg een steeds onaantrekkelijker beeld schetsen van hoe het is om er te werken. Minder mensen betekent meer werkdruk, en meer werkdruk betekent vervolgens weer – je raadt het al – minder mensen. Dit is een vicieuze cirkel die zo snel mogelijk moet worden doorbroken.

Willen we dit blijvend oplossen, dan moeten we in de zorg extra goed luisteren naar de mensen die hun baan opzeggen. Bijna een kwart van de zorgprofessionals die hun baan in de zorg opzeggen, verlaat namelijk óók de sector. En dan hebben we het nog niet eens over de zorgmedewerkers die hun baan in dienstverband opzeggen, om vervolgens als ZZP-er weer in de zorg aan de slag te gaan.

Maar zit daar niet juist een verband? Want de redenen waarom zorgprofessionals de zorgsector verlaten, vertonen bijzonder veel overeenkomsten met de redenen waarom een toenemend aantal mensen kiest om als ZZP-er in de zorg te beginnen. Zo zeggen zorgprofessionals in dienstverband hun baan het vaakst op vanwege te hoge werkdruk, maar ook vanwege de druk om uren te verantwoorden. De beweegredenen om als ZZP-er in de zorg te starten, zijn onder andere een betere werk-privé balans (flexibiliteit) en meer autonomie in het eigen werk.

Luister goed naar de beweegredenen om ZZP-er te worden en leer daarvan.

Zorgorganisaties beklagen zich vaak over het toenemende aantal ZZP-ers. Zo zouden ze teveel macht hebben en bijvoorbeeld bij de dienstverdeling ‘de krenten uit de pap vissen’, waardoor vaste medewerkers de minder populaire diensten krijgen. Dit zijn inderdaad lastige praktische dilemma’s. Maar: erger je je alleen aan dit fenomeen, dan sla je de plank mis. Voor velen is het ZZP-schap namelijk de énige vorm om in de zorg te kunnen blijven werken. Van die behoefte aan flexibiliteit en autonomie moet de zorgsector in zijn geheel leren. Gebeurt dat niet, dan zal deze trend alléén maar groeien, zeker bij de jongere generatie. Want vooral de twintigers en dertigers van nu leven niet meer om te werken, maar werken om te leven.

De twintigers en dertigers van nu leven niet meer om te werken, maar werken om te leven.

Moeten we het ZZP-ers dan helemaal naar de zin maken? Integendeel, de focus moet liggen op het tevreden stellen van je huidige medewerkers, zodat vertrekken (of het ZZP-schap) niet eens in ze opkomt. Het ZZP-schap is in mijn optiek niets anders dan een roep om verandering. Luister daarom extra goed naar je vertrekkende medewerkers, dan weet je waar de belangrijkste problemen zitten die om een oplossing vragen. Ongetwijfeld zul je dan ook horen dat de administratieve lasten moeten worden verminderd, en daarvoor kun je ons dan weer bellen 😉

Zo behoud je young professionals in de zorg
Luister ook de aflevering van Tenzinger Talk waarin Vincent vertelt hoe je young professionals kunt behouden in de sector.

Met de invoering van de jeugdwet in 2015 veranderde de uitvoering en financiering van de jeugdzorg ingrijpend. De variatie in de manier van toewijzen door gemeenten en de manier hoe zorgaanbieders de zorg moeten declareren heeft veel uitdagingen opgeleverd voor zorgaanbieders. Het geven van inzicht in welke mate de zorgtoewijzing al is uitgenut aan zorgmedewerkers, is 8 jaar na de transitie van de jeugdzorg naar gemeenten bijvoorbeeld nog steeds een knelpunt bij zorgorganisaties. Vaak moeten medewerkers hiervoor telefoontjes plegen richting de cliëntenadministratie, die diverse lijstjes moeten combineren om die vraag te kunnen beantwoorden. Dit resulteert in een hoge administratieve last voor zowel hulpverleners als de cliëntenadministratie.

Bij een gehandicaptenzorgorganisatie die o.a. zorg levert binnen het sociaal domein (jeugdwet/ WMO) was er de behoefte om dit knelpunt op te lossen door een rapport met actuele uitnutting van zorgtoewijzingen te ontwikkelen. Tenzinger Business Consultancy is gevraagd om hierbij te helpen en levert de projectleider.

Aanpak ontwikkelen stuurinformatie

Er is een ontwikkelteam opgericht met een data-engineer, een data-analist en 3 medewerkers van de cliëntenadministratie, allen afkomstig van de zorgaanbieder. Er is gestart met 1 regio van de zorgaanbieder met de financieringsvorm PxQ (uurtje-factuurtje), om klein te beginnen, data te testen en vervolgens de informatie te verbreden naar de andere regio’s. Toen gestart werd met de financieringsvorm trajectfinanciering (met diverse subvarianten) is de samenstelling van het ontwikkelteam aangepast waardoor een regio die veel te maken heeft met deze financieringsvorm goed vertegenwoordigd was.

Om te weten welke wensen de eindgebruiker heeft voor dit rapport zijn er creatiesessies en meedenksessies georganiseerd. Naar aanleiding van deze sessies is de focus gelegd op informatievoorziening voor de zorgmedewerker, aangezien dit de primaire gebruiker is van deze informatie. Eenvoud, het werken met kleurtjes als signalering en realtime informatie waren kernwoorden die naar voren kwamen in de creatiesessies. Ook is aangegeven hoe de uitnutting inzichtelijk moest worden gemaakt t.o.v. van de zorgtoewijzing (bijv. per week, maand, looptijd van de toewijzing). Zo is de informatiebehoefte van de ‘business’ zo goed mogelijk bij de ‘techniek’ terecht gekomen.

Het laten landen van stuurinformatie in de organisatie

Dit project houdt niet op na het opleveren van deze stuurinformatiewens. Grofweg zijn er drie stadia:

• Zorgen dat het rapport klopt
• Zorgen dat het rapport werkt
• Zorgen dat het rapport landt

De meeste zorgorganisaties zijn er goed in dat hetgeen opgeleverd wordt kloppend is en vervolgens ook werkt, maar tijd besteden dat het echt geïntegreerd is in het dagelijks werk, is vaak onderbelicht. Bij deze klant is het laten landen van deze stuurinformatie nog in volle gang. Er zijn informatiesessies georganiseerd voor managers zorg en managers bedrijfsvoering en er is een filmpje gemaakt van een interview met 2 ambulant hulpverleners die enthousiaste gebruikers van het rapport zijn. Zo’n filmpje levert een mooie implementatieboost op, door dit breed in de organisatie te delen. Daarnaast worden er analyserapporten voor de cliëntadministratie ontwikkeld, zodat zij makkelijk kunnen achterhalen als er fouten in het rapport geconstateerd worden. Betreft dit bijvoorbeeld een registratiefout (actie medewerker) of betreft het een technisch mankement (actie data afdeling)? De cliëntenadministratie krijgt een belangrijke functie in het op orde houden van het rapport. Zo wordt voorkomen dat medewerkers het rapport mogelijk niet meer gaan gebruiken doordat zij door fouten geen vertrouwen meer hebben in het rapport.

Het uiteindelijke doel: tijd teruggeven aan de zorg

Zorgmedewerkers zijn nu al minder tijd bezig zijn met bijhouden, uitzoeken en navragen in hoeverre de zorgtoewijzing al is uitgenut. Doordat er inzicht is, komen overschrijdingen van het afgegeven volume minder voor. En dit zorgt voor minder regelwerk voor toewijzingen met terugwerkende kracht om alsnog geleverde uren te kunnen factureren. Kortom hulpverleners kunnen direct al meer tijd besteden aan de directe zorglevering aan hun cliënten.

Heeft jouw zorgorganisatie ook last van overschrijdingen op uitnuttingen indicaties? En heb je behoefte aan inzicht op uitnuttingen en hierbij hulp nodig om dit goed op te zetten? Business Consultancy van Tenzinger kan jouw organisatie helpen bij het opzetten van een soortgelijk project. Lees onze brochure voor meer informatie.

In deze aflevering praat Boris Hololtcheff met Topaze-bestuurder en innovator in jeugd- en ouderenzorg Jeroen Slootmans.

Ze praten over hun gezamenlijke passie: innoveren. Dat doen ze om de zorg dichterbij de cliënt te organiseren, effectiever te maken en toegankelijk te houden voor iedereen. Wat heb je er voor nodig om succesvol te kunnen innoveren? Een slim idee alleen is niet genoeg. Je hebt mensen nodig die in je geloven. Je hebt geld nodig, veel geld. Tijd. Een cultuur waarin ruimte is voor innovatie en waar de veranderbereidheid groot is. Maar vooral heb je mensen nodig die jouw ideeën omarmen en er als ambassadeurs mee de organisatie ingaan zodat je er met elkaar voor kunt zorgen dat het slaagt. Want, innoveren doe je niet alleen! Daarvoor hebben we iedereen nodig.

Luister de podcast hieronder of via Spotify of Apple.