Zeg je zorg, dan zeg je personeelstekort. Het gaat de afgelopen jaren over bijna niets anders. Hoge administratieve lasten, weinig handen aan het bed, vakantieroosters die niet rond te krijgen zijn en jongeren die steeds langer moeten wachten op toegang tot jeugdzorg. Tijdens, maar ook in de nasleep van de coronacrisis, werden we nog eens extra pijnlijk met de neus op de schrijnende feiten gedrukt: de zorg loopt op haar tandvlees.

Zorgorganisaties staan dan ook te springen om nieuwe collega’s, terwijl nieuwsberichten over de zorg een steeds onaantrekkelijker beeld schetsen van hoe het is om er te werken. Minder mensen betekent meer werkdruk, en meer werkdruk betekent vervolgens weer – je raadt het al – minder mensen. Dit is een vicieuze cirkel die zo snel mogelijk moet worden doorbroken.

Willen we dit blijvend oplossen, dan moeten we in de zorg extra goed luisteren naar de mensen die hun baan opzeggen. Bijna een kwart van de zorgprofessionals die hun baan in de zorg opzeggen, verlaat namelijk óók de sector. En dan hebben we het nog niet eens over de zorgmedewerkers die hun baan in dienstverband opzeggen, om vervolgens als ZZP-er weer in de zorg aan de slag te gaan.

Maar zit daar niet juist een verband? Want de redenen waarom zorgprofessionals de zorgsector verlaten, vertonen bijzonder veel overeenkomsten met de redenen waarom een toenemend aantal mensen kiest om als ZZP-er in de zorg te beginnen. Zo zeggen zorgprofessionals in dienstverband hun baan het vaakst op vanwege te hoge werkdruk, maar ook vanwege de druk om uren te verantwoorden. De beweegredenen om als ZZP-er in de zorg te starten, zijn onder andere een betere werk-privé balans (flexibiliteit) en meer autonomie in het eigen werk.

Luister goed naar de beweegredenen om ZZP-er te worden en leer daarvan.

Zorgorganisaties beklagen zich vaak over het toenemende aantal ZZP-ers. Zo zouden ze teveel macht hebben en bijvoorbeeld bij de dienstverdeling ‘de krenten uit de pap vissen’, waardoor vaste medewerkers de minder populaire diensten krijgen. Dit zijn inderdaad lastige praktische dilemma’s. Maar: erger je je alleen aan dit fenomeen, dan sla je de plank mis. Voor velen is het ZZP-schap namelijk de énige vorm om in de zorg te kunnen blijven werken. Van die behoefte aan flexibiliteit en autonomie moet de zorgsector in zijn geheel leren. Gebeurt dat niet, dan zal deze trend alléén maar groeien, zeker bij de jongere generatie. Want vooral de twintigers en dertigers van nu leven niet meer om te werken, maar werken om te leven.

De twintigers en dertigers van nu leven niet meer om te werken, maar werken om te leven.

Moeten we het ZZP-ers dan helemaal naar de zin maken? Integendeel, de focus moet liggen op het tevreden stellen van je huidige medewerkers, zodat vertrekken (of het ZZP-schap) niet eens in ze opkomt. Het ZZP-schap is in mijn optiek niets anders dan een roep om verandering. Luister daarom extra goed naar je vertrekkende medewerkers, dan weet je waar de belangrijkste problemen zitten die om een oplossing vragen. Ongetwijfeld zul je dan ook horen dat de administratieve lasten moeten worden verminderd, en daarvoor kun je ons dan weer bellen 😉

Zo behoud je young professionals in de zorg
Luister ook de aflevering van Tenzinger Talk waarin Vincent vertelt hoe je young professionals kunt behouden in de sector.

Met de invoering van de jeugdwet in 2015 veranderde de uitvoering en financiering van de jeugdzorg ingrijpend. De variatie in de manier van toewijzen door gemeenten en de manier hoe zorgaanbieders de zorg moeten declareren heeft veel uitdagingen opgeleverd voor zorgaanbieders. Het geven van inzicht in welke mate de zorgtoewijzing al is uitgenut aan zorgmedewerkers, is 8 jaar na de transitie van de jeugdzorg naar gemeenten bijvoorbeeld nog steeds een knelpunt bij zorgorganisaties. Vaak moeten medewerkers hiervoor telefoontjes plegen richting de cliëntenadministratie, die diverse lijstjes moeten combineren om die vraag te kunnen beantwoorden. Dit resulteert in een hoge administratieve last voor zowel hulpverleners als de cliëntenadministratie.

Bij een gehandicaptenzorgorganisatie die o.a. zorg levert binnen het sociaal domein (jeugdwet/ WMO) was er de behoefte om dit knelpunt op te lossen door een rapport met actuele uitnutting van zorgtoewijzingen te ontwikkelen. Tenzinger Business Consultancy is gevraagd om hierbij te helpen en levert de projectleider.

Aanpak ontwikkelen stuurinformatie

Er is een ontwikkelteam opgericht met een data-engineer, een data-analist en 3 medewerkers van de cliëntenadministratie, allen afkomstig van de zorgaanbieder. Er is gestart met 1 regio van de zorgaanbieder met de financieringsvorm PxQ (uurtje-factuurtje), om klein te beginnen, data te testen en vervolgens de informatie te verbreden naar de andere regio’s. Toen gestart werd met de financieringsvorm trajectfinanciering (met diverse subvarianten) is de samenstelling van het ontwikkelteam aangepast waardoor een regio die veel te maken heeft met deze financieringsvorm goed vertegenwoordigd was.

Om te weten welke wensen de eindgebruiker heeft voor dit rapport zijn er creatiesessies en meedenksessies georganiseerd. Naar aanleiding van deze sessies is de focus gelegd op informatievoorziening voor de zorgmedewerker, aangezien dit de primaire gebruiker is van deze informatie. Eenvoud, het werken met kleurtjes als signalering en realtime informatie waren kernwoorden die naar voren kwamen in de creatiesessies. Ook is aangegeven hoe de uitnutting inzichtelijk moest worden gemaakt t.o.v. van de zorgtoewijzing (bijv. per week, maand, looptijd van de toewijzing). Zo is de informatiebehoefte van de ‘business’ zo goed mogelijk bij de ‘techniek’ terecht gekomen.

Het laten landen van stuurinformatie in de organisatie

Dit project houdt niet op na het opleveren van deze stuurinformatiewens. Grofweg zijn er drie stadia:

• Zorgen dat het rapport klopt
• Zorgen dat het rapport werkt
• Zorgen dat het rapport landt

De meeste zorgorganisaties zijn er goed in dat hetgeen opgeleverd wordt kloppend is en vervolgens ook werkt, maar tijd besteden dat het echt geïntegreerd is in het dagelijks werk, is vaak onderbelicht. Bij deze klant is het laten landen van deze stuurinformatie nog in volle gang. Er zijn informatiesessies georganiseerd voor managers zorg en managers bedrijfsvoering en er is een filmpje gemaakt van een interview met 2 ambulant hulpverleners die enthousiaste gebruikers van het rapport zijn. Zo’n filmpje levert een mooie implementatieboost op, door dit breed in de organisatie te delen. Daarnaast worden er analyserapporten voor de cliëntadministratie ontwikkeld, zodat zij makkelijk kunnen achterhalen als er fouten in het rapport geconstateerd worden. Betreft dit bijvoorbeeld een registratiefout (actie medewerker) of betreft het een technisch mankement (actie data afdeling)? De cliëntenadministratie krijgt een belangrijke functie in het op orde houden van het rapport. Zo wordt voorkomen dat medewerkers het rapport mogelijk niet meer gaan gebruiken doordat zij door fouten geen vertrouwen meer hebben in het rapport.

Het uiteindelijke doel: tijd teruggeven aan de zorg

Zorgmedewerkers zijn nu al minder tijd bezig zijn met bijhouden, uitzoeken en navragen in hoeverre de zorgtoewijzing al is uitgenut. Doordat er inzicht is, komen overschrijdingen van het afgegeven volume minder voor. En dit zorgt voor minder regelwerk voor toewijzingen met terugwerkende kracht om alsnog geleverde uren te kunnen factureren. Kortom hulpverleners kunnen direct al meer tijd besteden aan de directe zorglevering aan hun cliënten.

Heeft jouw zorgorganisatie ook last van overschrijdingen op uitnuttingen indicaties? En heb je behoefte aan inzicht op uitnuttingen en hierbij hulp nodig om dit goed op te zetten? Business Consultancy van Tenzinger kan jouw organisatie helpen bij het opzetten van een soortgelijk project. Lees onze brochure voor meer informatie.

In deze aflevering praat Boris Hololtcheff met Topaze-bestuurder en innovator in jeugd- en ouderenzorg Jeroen Slootmans.

Ze praten over hun gezamenlijke passie: innoveren. Dat doen ze om de zorg dichterbij de cliënt te organiseren, effectiever te maken en toegankelijk te houden voor iedereen. Wat heb je er voor nodig om succesvol te kunnen innoveren? Een slim idee alleen is niet genoeg. Je hebt mensen nodig die in je geloven. Je hebt geld nodig, veel geld. Tijd. Een cultuur waarin ruimte is voor innovatie en waar de veranderbereidheid groot is. Maar vooral heb je mensen nodig die jouw ideeën omarmen en er als ambassadeurs mee de organisatie ingaan zodat je er met elkaar voor kunt zorgen dat het slaagt. Want, innoveren doe je niet alleen! Daarvoor hebben we iedereen nodig.

Luister de podcast hieronder of via Spotify of Apple.

Slimme software

Medicore is een opeenstapeling van functionaliteiten en code. Er zijn veel mensen betrokken bij de ontwikkeling van onze software. Samen met opdrachtgevers, product managers en consultants wordt bepaald: wat gaan we doen? Hoe gaan we het doen? Hoeveel tijd kost het om iets te bouwen? Met als uiteindelijk doel om kwalitatieve software te leveren die het werk van zorgverleners, behandelaren, de zorgadministratie en eigenlijk alle mensen die (dagelijks) met het ECD werken makkelijker te maken, waardoor zij meer tijd overhouden voor de taken waar zij het allerbeste in zijn.

Ontwikkelen is als een huis

De ontwikkeling van software kun je vergelijken met een koophuis: om een verdieping toe te voegen moet er eerst een ontwerp gemaakt worden. Ook moet gecontroleerd worden of de fundering de nieuwe constructie kan houden en hoe het leidingwerk moet lopen. Bij nieuwe functionaliteiten in het ECD moeten we nadenken over: hoe moeten de schermen eruit gaan zien? Welke processen worden geactiveerd als een eindgebruiker op een knop in het ECD klikt? Het inbouwen van één knop lijkt eenvoudig, maar achter de schermen kan het zijn dat er bijvoorbeeld tientallen tabellen nodig zijn om alle benodigde gegevens te verzamelen en vast te leggen. Dat vergt best wat uitzoekwerk, want je wilt geen kortsluiting.

Ontwikkelteams

Onze developers werken in verschillende ontwikkelteams. Al vóór de start van een release bepalen de ontwikkelteams het releasedoel: wat willen we in de komende release opleveren? Ieder team werkt in sprints. Dit zijn korte periodes van twee weken waarbij een team elke sprint werkt aan zo’n 8 tot 10 user stories (brokjes functionaliteit). Al bij de voorbereiding van het ontwikkelen van nieuwe functionaliteit wordt ook gekeken naar de informatieveiligheid en de snelheid van de software. Na 4 sprints bouwen we alle nieuwe user stories in het ECD. De allerlaatste week testen we alles van voor tot achter zodat we goed weten dat alle functionaliteiten doen wat ze moeten doen en het ECD stabiel blijft.

Ieder ontwikkelteam bestaat uit:

• Een product owner die zicht houdt op de voortgang van het ontwikkelproces.
• Een front-end developer die werkt aan de zichtbare wijzigingen in de Medicore schermen, zoals het toevoegen van knoppen en de lay-out.
• Een back-end developer die zorgt dat de processen aan de achterkant van de software goed draaien als een Medicore gebruiker in het ECD op een knop drukt.
• Een user experience (UX) specialist die zorgt dat de software zo gebruiksvriendelijk mogelijk is, ook voor mensen die slechtziend of kleurenblind zijn.
• Een tester die de nieuwe software van voor tot achteren test.
• Een analyst die de wet- en regelgeving nauwlettend in de gaten houdt.
• Een technisch schrijver die ervoor zorgt dat opdrachtgevers op de hoogte zijn van de nieuwste functionaliteiten in Medicore.

Software uitleveren naar opdrachtgevers

Zodra alle nieuwe functionaliteit door de ontwikkelteams uitvoerig zijn getest en klaar zijn om uitgeleverd te worden, wordt alle nieuwe software samengevoegd tot één pakket. Dit pakket leveren zij op aan de afdeling DevOps. Zij zorgen ervoor dat de nieuwe functionaliteiten op de juiste manier en het juiste tijdstip via een release bij onze opdrachtgevers terecht komt. Daarnaast werken onze DevOps collega’s aan integraties en koppelingen met Medicore, waardoor gegevens niet onnodig tussen applicaties uitgewisseld hoeven worden.

Ik heb vroeger bij grote werkgevers als Shell en T-systems gewerkt. Toch ligt mijn intrinsieke motivatie in de zorg. Mijn passie en kennis ligt niet aan het bed, maar in de ict en techniek. Ik ben trots dat ik er bij Tenzinger op mijn manier aan kan bijdragen dat een zorgverlener zijn of haar werk optimaal kan uitvoeren. – Marcel van den berg, Teammanager Medicore development

Wanneer de nieuwe functionaliteit is opgeleverd op de Medicore omgevingen ondersteunt consultancy opdrachtgevers met de nieuwe software. In de volgende blog in deze reeks vertellen onze Medicore consultants meer over hun rol.

Je hoeft maar aan het woord ‘data’ te denken en je wordt al overspoeld met enorme – en oneindige – mogelijkheden die het gebruik van data biedt. Ook in de zorg wordt het potentieel van data steeds meer benut om te kunnen sturen op betere en betaalbare zorg.

Maar wie een heel klein beetje verder kijkt, ziet al snel dat het gebruik van data grote impact kan hebben op mensen. Maatschappelijke discussies te over als het bijvoorbeeld gaat om het gebruik van data door de overheid om “efficiënter” toeslagen te kunnen toekennen. Dit laat zien dat het gebruik van data ook heel veel vragen oproept. Juridische én ethische vragen. In de zorg zie je dat terug in vragen als ‘maak ik geen inbreuk op het medisch beroepsgeheim?’ of ‘moet ik mijn cliënten informeren of misschien wel om toestemming vragen?’

Ingewikkelde vragen die kunnen voelen alsof ze innovatie belemmeren. ‘Strenge privacyregels hinderen (medisch) onderzoek’ of ‘de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) blokkeert het gebruik van data voor nieuwe ontwikkelingen’ zijn uitspraken die ik vaak hoor. Maar is dat ook echt zo?

Aristoteles, filosoof en de grondlegger van de ethiek, had het duizenden jaren geleden al niet alleen over de ethos, maar ook over de retorica. Het ging voor hem niet alleen over ‘het juiste doen’, maar ook over ‘aantoonbaar’ het juiste doen. Ofwel; om de externe verantwoording van ons handelen. Dit zijn woorden die we nu ook vaak horen in het maatschappelijke debat over het gebruik van data of de inzet van algoritmen. Aristoteles is dus nog best bij de tijd. Maar wat betekent het voor ons als we data (meer) willen gebruiken?

Om te beginnen gaat het erom dat we de voordelen van het gebruik van data maximaliseren en tegelijkertijd risico’s moeten voorkomen of beperken. We mogen het vertrouwen van de cliënt niet beschadigen. Des te meer reden dat we ons bewust zijn van ethische en juridische dilemma’s en hierin bewuste en expliciete afwegingen maken die we ook kunnen uitleggen.

We mogen het vertrouwen van de cliënt niet beschadigen.

Waar hebben we het eigenlijk over als we de vraag of de AVG en ethiek het gebruik van data belemmeren, leggen naast de uitgangspunten die hier van ons gevraag worden? Op de weegschaal van de ethiek hebben we het over de beginselen respect voor de menselijke autonomie, voorkomen van schade, rechtvaardigheid en verantwoording. Op de juridische weegschaal wegen we de beginselen van transparantie, voorkomen of minimaliseren van risico’s, rechtmatigheid en aantoonbaarheid.

Geen onlogische beginselen als ik dit bekijk vanuit de bril van de cliënt of maatschappij. Het gebruik van data zal in bepaalde gevallen impact hebben op de privacy van cliënten. Het gaat erom dat we de juiste keuze maken op basis van de juiste afwegingen tussen verschillende waarden en belangen. Dat vraagt om een debat en soms het maken van lastige keuzes.

Uiteindelijk gaat het erom dat we goed kunnen uitleggen wat we doen, waarom en welke maatregelen we nemen om de belangen van de cliënt bij zowel de bescherming van zijn gegevens als het leveren van goede zorg veilig te stellen. By design zorgen we er zo ook voor dat de rechten van cliënten worden gewaarborgd.

Data ethiek; een kwestie van lastige vragen, die er voor zorgen dat de cliënt centraal staat.

Dit artikel stond ook in het Zorgverslimmers magazine 2023, dat bomvol innovatieve oplossingen en ideeën staat. Heb je het magazine gemist? Vraag het dan gratis aan ontvang het digitaal of per post.

In deze aflevering praat Boris Hololtcheff met zorgbestuurder Marco Meerdink.

Het personeelstekort in de zorg is wat Marco noemt ‘een fact of live’. Iets wat we niet op korte termijn oplossen en waar we slimmer mee om moeten gaan. Marco is bestuurder bij ouderenzorgorganisatie Careyn, die zowel zorg thuis aan 20.000 cliënten als 2000 cliënten in zorgcentra levert.

In deze aflevering bespreken we met Marco tal van oorzaken, hoe het toch komt dat het aantal ZZP-ers in zorgberoepen enorm stijgt en wat zorgorganisaties kunnen doen om een aantrekkelijkere werkgever te worden.

Luister de podcast hieronder of via Spotify of Apple.

Van daily auditing naar inzicht en actie voor procesoptimalisatie

Sprekers: Iris Gielen, Business consultant Tenzinger en Eric de Groot, Business developer 6Gorilla’s

Dinsdag 13 juni, 11:30 – 12:00 uur
Ontdek de drie niveaus van procesoptimalisatie en maak de stap van daily auditing naar concrete acties om daarmee de efficiëntie van je registratieprocessen te verhogen. In deze sessie laten Eric de Groot van 6Gorilla’s en Iris Gielen van Tenzinger Business consultancy zien hoe dit in combinatie met signalen vanaf de werkvloer kan leiden tot verbetering en borging van processen. En dát draagt bij aan minder omzetverlies en meer werkgeluk binnen jouw zorgorganisatie.

Hoe innoveren we samen sneller?

Paneldiscussie onder leiding van Siep Kosse, met bestuurder en innovator in jeugd- en ouderenzorg Jeroen Slootmans, expert in verandermanagement Willemijn Dekker van Human Connection, CTO Kees Haverkamp van Yes we can clinics en Tenzinger CEO Boris Hololtcheff

Dinsdag 13 juni, 13:00 – 13:30 uur
Op Zorg & ICT kom je prachtige innovatieve oplossingen tegen die de zorg slimmer en efficiënter kunnen maken. Maar hoe zetten we deze innovaties meer, beter en vooral sneller in? Hoe zorgen we ervoor dat de veranderbereidheid bij zorgorganisaties groeit en zorgprofessionals innovaties omarmen? Want met een enorm personeelstekort is dit het moment om flinke stappen te zetten. In deze paneldiscussie legt Siep Kosse zorgbestuurders, innovators en veranderkundigen prikkelende stellingen voor om met elkaar succesfactoren te bepalen om samen sneller te innoveren, zodat we de uitdagingen in de zorg écht aan kunnen pakken. We nodigen je van harte uit om met ons mee te praten en te denken!

Data science masterclass no more no-shows

Spreker: Anton Kuijer, Data scientist bij 6Gorilla’s

Woensdag 14 juni, 13:00 – 13:30 uur
No shows kosten geld. En tijd. Maar erger nog is de impact ervan op de behandeling en kwaliteit van zorg. Dat was voor GGz Breburg reden om samen met 6Gorilla’s op ontdekkingsreis te gaan in hun data en te onderzoeken of er mogelijkheden zijn om no-shows te verminderen. En die zijn er! Tijdens deze masterclass vertellen over de opzet van het onderzoek, waar we tegenaan liepen en wat jij daarvan kunt leren. In september start onze échte Masterclass van 7 sessies. Wil jij ook no-shows verminderen en deelnemen aan de Masterclass in september? Laat je dan nu alvast inspireren tijdens deze mini masterclass en kijk wat je alvast kunt voorbereiden om in september succesvol je eigen traject onder begeleiding van de 6Gorilla’s Data scientists te starten.

Verslim en versnel je zorgadministratieve processen met robotisering

Spreker: Arjan Hoogendijk, teammanager Financiële en Zorgadministratie bij Cure4

Donderdag 15 juni, 13:00 – 13:30 uur
Veel administratieve werkzaamheden zijn repetitieve handelingen die veel tijd kosten. Denk aan het inboeken van inkoopfacturen, het aanvragen van VOG’s of het versturen van aanmaningen. Met Robotic Process Automation (RPA) neemt een virtuele robot deze taken over. En dat heeft veel voordelen: een robot is nooit ziek en werkt ook in het weekend door. Er zijn nog veel meer processen te bedenken die veel slimmer en sneller kunnen. In deze sessie laten we met praktijkvoorbeelden zien hoe RPA werkt en hoeveel tijd jij hiermee kunt besparen.

Slimme API’s verbeteren GGZ en jeugdzorg

Spreker: Arriejanne Brouwer, Manager Productmanagement Medicore

Donderdag 15 juni, 13:45 – 14:15 uur
Het IT-landschap bij zorgaanbieders groeit en applicaties worden steeds intelligenter. Ook in de geestelijke gezondheidszorg en jeugdzorg. Naast de standaard applicaties zoals het ECD, HR-software en e-health komt het steeds vaker voor dat zorginstellingen in de GGZ en jeugdzorg ook zelf applicaties ontwikkelen om de zorg te verbeteren. Al deze applicaties verzamelen waardevolle data die je kunt inzetten voor slimmere en kwalitatievere zorg. Tenminste, als deze data op de juiste plek landen en op de juiste plek veilig worden vastgelegd. In deze sessie vertelt Arriejanne Brouwer, Manager Product management Medicore over de rol van applicaties binnen een zorginstelling, het belang van API’s in het gefragmenteerde IT-landschap bij zorgaanbieders en waarom IT-managers dit gefragmenteerde IT-landschap zouden moeten omarmen.

Overzicht over alle informatie

Het ECD raakt (bijna) alle processen binnen grote én kleine zorgorganisaties; dossiervoering, facturatie, rapportages en de accountantscontrole. Wanneer er weinig tot geen toezicht is op de inrichting van de applicaties binnen een zorginstelling zal de applicatie in veel gevallen niet op de meest efficiënte manier gebruikt worden. Dit brengt inefficiëntie en risico’s met zich mee. Grip op dataverwerking en beheer van de systemen wordt steeds belangrijker en complexer. Gelukkig zijn er dus de functioneel applicatiebeheerders!

Duo-rol

De toegevoegde waarde van functioneel applicatiebeheer zit hem juist in de duo-rol, namelijk 1: het kunnen inzoomen in een applicatie en 2: het overzicht bewaken over alle informatie binnen de organisatie. Daarvoor is kennis, kunde en duidelijkheid nodig, zodat zorgverleners kunnen doen wat zij het liefste doen: het bieden van de beste zorg voor hun cliënten.

Heb je een uitdaging op het gebied van functioneel applicatiebeheer omdat er bijvoorbeeld een vacature openstaat of er een grote wijziging aan komt binnen jouw organisatie? Of twijfel je om te starten met een functioneel applicatiebeheerder, maar weet je dit nog niet zeker? Neem dan contact met ons op. Wij denken graag met je mee. Wij helpen onze opdrachtgevers met:

1. Meewerkende voorman functioneel applicatiebeheer
2. Teamleider Functioneel Beheer
3. Beheertrainingen
4. Advies vormgeven en borgen beheerprocessen
5. Releasecoördinatie
6. Wijzigingencoördinator
7. Standaard testdraaiboek
8. Vormgeven communicatiematrix en key-useroverleg