Het begint al met de ogenschijnlijk simpele vraag hoe je inzicht krijgt in je (regionale) wachtlijsten. Realtime wachtlijstdata ontbreekt vaak en zonder deze data is er geen inzicht en daardoor kan er onvoldoende gestuurd worden. De praktijk laat zien dat er veel ‘onnodige’ administratieve handelingen verricht worden, zoals het bijhouden van eigen Excel lijstjes die niet gedeeld worden tussen verwijzers en zorgaanbieders. Iedereen probeert naar eer en geweten te handelen en deze wachtlijsten zo goed als mogelijk aan te pakken. Maar er ontstaat onvermijdelijk ruis tussen zorgaanbieders en verwijzers vanwege het handmatig bijhouden van wachtlijstinformatie. Daarnaast blijft het tijdrovend en foutgevoelig om handmatig al die data te verzamelen en actueel te houden in Excel. En, het voldoet niet aan de privacy wetgeving, want je kunt het wel afschermen met rollen en rechten wie wat mag zien, maar in de praktijk gebeurt dit weinig.

Kortom, het is een enorm karwei om in Excel je wachtlijstinformatie bij te houden en daarmee tot enigszins betrouwbare stuurinformatie te komen. Hoe maak je dit makkelijker?

Welke knelpunten ervaren zorgaanbieders met wachtlijstdata?

Om deze vraag te beantwoorden, moeten we drie knelpunten overwinnen die het belemmeren goede stuurinformatie te krijgen uit wachtlijstdata. Deze knelpunten zijn:

• Er is geen realtime inzicht in de wachtlijsten is. Zonder extra hulpmiddelen is het namelijk een onmogelijk karwei om deze gegevens automatisch uit meerdere bronnen te halen. Als je bijvoorbeeld met meerdere zorgorganisaties samenwerkt, dan moet de data voor wachtlijsten uit meerdere ECD’s (of andere bronnen) komen. Om dat samen te brengen is ontzettend complex. Ook binnen een zorgorganisatie is vaak wachtlijstinformatie al gefragmenteerd geregistreerd. Elke locatie of afdeling heeft vaak een eigen wachtlijst, en vaak ook nog eens in een Excel lijstje in plaats van vanuit het ECD.
• Het tweede knelpunt brengt ons bij de vraag hoe moet worden omgegaan met jongeren die op meerdere wachtlijsten staan bij meerdere jeugdzorgaanbieders. Jongeren die zich bij meerdere zorgaanbieders aanmelden, komen automatisch op meerdere wachtlijsten te staan zonder dat jeugdzorgaanbieders onderling dit van elkaar weten, laat staan een gemeente. Dit vertroebelt het zicht en blokkeert daardoor een gemeenschappelijke aanpak om wachttijden te verkorten.
• Knelpunt drie betreft het onderling uitwisselen van wachtlijstgegevens. Tot nu toe is het voor alle partijen onbegonnen werk om op basis van juiste, gemeenschappelijke informatie samen te werken. Onvoldoende standaardisering van informatie (bijvoorbeeld gemeenschappelijke definities van wachtlijsten/wachttijden), het (onvermijdelijke) gebruik van verschillende informatiesystemen (zoals ECD’s) en het ontbreken van een platform waarop deze informatie gebundeld en gedeeld kan worden; het zijn allemaal factoren die hobbels vormen bij regionale samenwerking rondom wachtlijsten. Vaak worden bijvoorbeeld ook appels met peren opgeteld, zoals cliënten voor interne wachtlijst versus een externe wachtlijst (nieuwe cliënten). Zie dan maar eens je krachten te bundelen als er onvoldoende gemeenschappelijke informatie is om een beslissing over te nemen. Wat kun je doen om deze problemen op te lossen?

Drie tips om je wachtlijstdata te verbeteren en meer inzicht te krijgen

Om inzicht te krijgen in je wachtlijstdata en om de kwaliteit van deze (wachtlijst)data te verbeteren kun je aan een aantal knoppen draaien. Een belangrijke randvoorwaarde is dat het versterken van je stuurinformatie en processen alleen goed werkt als je datakwaliteit voldoende op orde is. Deze knoppen zijn:

Creëer een goede data-infrastructuur
Een goede data-infrastructuur is essentieel om informatie uit te wisselen tussen zorgorganisaties. Zowel voor je eigen zorgorganisatie als in samenwerkingsverbanden is het belangrijk dat je een goede data-infrastructuur neerzet waarbij de wachtlijstinformatie (bijvoorbeeld cliëntgegevens en aanmeldinformatie) kan uitwisselen met betrokken partijen, zodat dit niet meer handmatig per mail (of post) verstuurd hoeft te worden. Een centraal dataplatform kan hiervoor uitkomst bieden.

Wissel regionaal data uit door middel van een dataplatform
Met een centraal dataplatform kun je realtime inzicht krijgen in je wachtlijstinformatie en deze informatie snel en makkelijk delen met andere stakeholders. Als je dit regionaal organiseert met andere zorgaanbieders, dan heeft dat – ook al is het heel complex – grote meerwaarde voor een jongere en behandelaar. Denk bijvoorbeeld aan het kunnen voorspellen van een piek in behoeften aan een bepaalde therapievorm. Of bijvoorbeeld aan het effectief inzetten van vroegtijdige interventies om escalatie te voorkomen. Door te analyseren waar de grootste behoeften liggen en welke interventies het meest effectief zijn, openen zich nieuwe deuren voor verbeterde capaciteitsplanning, betere samenwerking met andere jeugdzorgaanbieders en betere preventie. Hierdoor kunnen jongeren beter en sneller de zorg krijgen die ze nodig hebben, waardoor de wachttijden kunnen dalen.

Gebruik standaarden
Belangrijk punt om te vermelden is dat je moet werken met standaarden, zoals overeenstemming in definities van wachtlijsten en wachttijden en bestaande technieken om informatie te kunnen uitwisselen. Zo hoef je niet voor elke stap opnieuw het wiel uit te vinden. Als je vervolgens de data-infrastructuur op orde hebt, kun je mooie stappen zetten om datagedreven werken te gaan werken!

Welke stakeholders zijn er binnen de jeugdzorg en wat is hun rol?

In het jeugdzorglandschap hebben we de volgende stakeholders:

• Verwijzers: Dit zijn de maatschappelijke organisaties zoals huisartsen, buurtteams, Ouder- en Kind-teams, maar ook gecertificeerde instellingen die jongeren mogen doorverwijzen naar (hoog)specialistische jeugdzorg. Als een jongere behoefte heeft aan specialistische jeugdhulp, dan komt deze eerst bij een verwijzer terecht voor een eerste inventarisatie van de zorgvraag. Daarna wordt de jongere verwezen naar het aanmeldloket van de desbetreffende specialistische aanbieder.
• Jeugdbeschermers: Zij begeleiden jongeren in hun zorgreis, op het moment dat ouders daar niet toe in staat zijn. Zij werken vaak voor een gecertificeerde instelling, die een jongere mag doorverwijzen naar een zorgaanbieder. Jeugdbeschermers kijken wat in het belang is van de jongere en zijn ondersteunend aan een gezin. Of ze zijn het eerste aanspreekpunt indien het gezag onder hun verantwoordelijkheid valt.
• Jongere: Dit is de centrale persoon waar het allemaal omdraait. In steeds meer situaties draait het om een probleem in de gezinssituatie, waardoor de jongere behoefte heeft aan zorg.
• Zorgaanbieder: Dit is de partij die op basis van een indicatie zorg mag leveren aan een jongere.
• Financier: Dat is de verantwoordelijke gemeente die betaalt voor de geleverde zorg, op basis van een afgegeven toewijzing.

De verwijzer

Verwijzers ervaren in het huidige systeem van verwijzen diverse knelpunten, waardoor ze een hoge werkdruk en administratielast ervaren. Zo vindt er veel communicatie op dit moment nog per e-mail, telefonisch of soms zelf per fax plaats. Dit is dan niet altijd een veilige wijze van communiceren conform de AVG. Daarnaast ondervinden verwijzers dat ze onvoldoende (realtime) inzicht hebben in het beschikbare zorgaanbod. Een belangrijke behoefte van verwijzers ligt in inzicht krijgen in wachttijden en het aanbod van zorgaanbieders.

De jeugdbeschermers

Jeugdbeschermers werken voor een gecertificeerde instelling, en begeleiden jongeren in hun zorgtraject op het moment dat ouders daar niet toe in staat zijn. Zij ervaren een zware administratieve last in het proces van verwijzen en begeleiden van jongeren naar de juiste zorg. Naast het gegeven dat er veel communicatie per e-mail en telefonisch plaatsvindt, moeten zij vaak ook veel en vaak uitgebreide rapportages schrijven (wat kan oplopen tot 27 pagina’s), wat logischerwijs leidt tot een hoge administratielast. Als zij inzicht zouden hebben in de wachtlijsten, dan kan daarmee de administratieve lasten al flink verlaagd worden. De behoefte van jeugdbeschermers is inzicht krijgen in de wachttijden en een substantiële verlaging van de administratieve lasten.

De jongeren

Jongeren ervaren lange wachttijden, zonder dat er duidelijk perspectief is op welk termijn zij kunnen starten met hun zorgtraject. Daarnaast ligt de oorzaak van een zorgvraag vaak binnen de gezinssituatie of sociale omgeving van een jongere, en niet zozeer op de jongere zelf. Naar mate de digitale mogelijkheden binnen de zorg exponentieel toenemen, groeit de behoefte van jongeren (en hun familie, sociale omgeving) om inzicht en regie te krijgen op hun eigen zorgproces. Idealiter zouden zij daar zelf ook nog op willen sturen. Gezien de groep met betrokkenen relatief groot is, wordt het goed afschermen en beheren van clientinformatie steeds belangrijker. Daarbij is het belangrijk dat de juiste toestemming wordt gegeven, voor wie wat mag zien. Al met al is de behoefte van jongeren om regie en inzicht op hun eigen zorgproces te krijgen.

De zorgaanbieders

Bij zorgaanbieders zitten de eerste knelpunten in het aanmeldingsproces. Hierin zijn de rode vlaggen vaak niet herkenbaar of worden deze te laat gesignaleerd. Daarnaast zorgt de AVG-regeling ervoor dat bij gegevensuitwisseling de zorgaanbieders beperkte informatie van de jongere mogen ontvangen en inzien tijdens de wachttijd. De zorgaanbieders hebben hierdoor niet altijd een heldere zorgvraag in beeld. Dit brengt het risico met zich mee dat de jongere niet voor de juiste behandeling op de wachtlijst staat en lastiger aansluitende ondersteuning kan ontvangen tijdens het wachtproces. Jongeren met complexe problematiek worden überhaupt minder snel aangenomen, omdat er vooraf onzekerheid is of de financiering voor deze zorg gaat rondkomen. Bij de jongeren die al in zorg zijn, is de uitstroom laag. Dat zorgt voor ophoping in de zorgketen en weinig ruimte voor nieuwe instroom. Vanuit deze ervaren knelpunten is er bij zorgaanbieders de behoefte aan meer inzicht in data van wachtlijsten, inzicht in de door- en uitstroom processen en de knelpunten binnen deze processen.

De financier

De financiers (gemeenten) hebben geen of weinig inzicht in de wachtlijsten van zorgaanbieders en beperkt inzicht in de zorgvraag in de regio. Er vindt ook weinig (wachtlijst)informatie-uitwisseling plaats tussen zorgaanbieders en gemeenten. Door gebrek aan inzichten en gegevensuitwisseling kan er niet gestuurd worden op het verdelen van de druk over de zorgaanbieders en de jongere hiermee sneller passende zorg te kunnen bieden in de regio. Vanuit de financier is er behoefte aan inzicht in wachtlijsten van zorgaanbieders.

Wat is er nodig om samenwerking en gegevensuitwisseling te stimuleren?

De meeste knelpunten ontstaan door te weinig inzicht en beperkte gegevensuitwisseling. Daarom is er genoeg ruimte voor optimaliseren van de samenwerking tussen verschillende instanties en (zorg)organisaties. Dit zorgt voor een optimale inzet van het beschikbare zorgaanbod, door bijvoorbeeld de mogelijkheid om de juiste match te maken tussen zorgvraag, behandeling bij een organisatie en mogelijk lagere wachttijd. Om de wachtlijsten en wachttijden inzichtelijk te maken en gericht te kunnen sturen op verbeteringen van knelpunten, zal er een data oplossing in moeten worden gezet die gegevensuitwisseling, AVG-proof, mogelijk maakt.

Staatssecretaris van Ooijen sprak van een grenzeloze groei die niet langer te organiseren en betalen valt. Naar zijn mening wordt er te veel gewezen naar de overheid en de jeugdzorg zelf, waar jongeren met milde problematiek meer opgevangen moeten worden vanuit het sociale netwerk, zoals ouders en sport-, muziek- en sociale verenigingen. Deze uitspraak dat te veel kinderen ondersteuning krijgen, ontving veel maatschappelijke kritiek. Er wordt onder andere vanuit maatschappelijke welzijnsorganisaties betoogd dat de stijgende zorgvraag gevolg is van toenemende stress en problematiek onder jongeren. Deze jongeren maken zich steeds meer zorgen om zaken zoals klimaatverandering, betaalbaarheid van woningen en toegankelijkheid van onderwijs.

Wanneer komt de politiek nou echt in actie?

In het politieke landschap is er bewustzijn van de enorme urgentie rondom het aanpakken van de druk op de jeugdzorg. De Eerste en Tweede kamer hebben in de afgelopen jaren diverse spoeddebatten gevoerd en herhaaldelijk de regering een deadline gesteld om de hervormingsagenda jeugd en financiële kaders met gemeenten af te spreken. Echter heeft dit tot nu toe geen concrete resultaten of duidelijke acties opgeleverd. Sharon Stellaard, promovendsus Vrije Universiteit Amsterdam, spreekt in haar onderzoek naar beleidsvorming rondom jeugdzorg zelfs van een ‘boemerangbeleid’. Uit haar onderzoek blijkt dat de hervormingsagenda primair wordt bepaald aan de hand van onbedoelde gevolgen van het voorgaande beleid. Hiermee worden problemen vooruitgeschoven en is er weinig werkelijke vooruitgang in jeugdzorg de afgelopen 40 jaar.

Hoewel er onlangs (eindelijk!) een conceptversie overeen is gekomen voor een hervormingsagenda, inclusief financiële kaders voor de komende jaren in de jeugdzorg, zijn de reacties vanuit betrokken partijen hier gematigd positief over. Er is duidelijk nog genoeg werk aan de winkel.

Welke ontwikkelingen zien we bij jeugdzorgaanbieders?

Wij zien wij dat jeugdzorgorganisaties veel moeite hebben met deze trage ontwikkelingen rondom de hervormingsagenda. Zij willen graag meewerken aan de transformatie van de jeugdzorg en deelnemen aan de diverse initiatieven, maar zonder financiële middelen en een duidelijk doel kunnen zij hieraan geen uitvoering geven. Dit levert vervolgens flinke vertraging op van de hoognodige transformatie van de jeugdzorg.

Een van de grootste problemen op dit moment zijn de wachtlijsten in de jeugdzorg. Het goed leveren van zorg en in zorg nemen van jeugdigen is een grotere uitdaging door de krappe arbeidsmarkt en drukkende budgetten bij jeugdzorgaanbieders. Andere ervaren problemen die efficiëntie van zorg en goede zorglevering in de weg zitten zijn onder andere:

• Weinig (of geen inzicht) in wachtlijsten, overige processen en data.
• Knelpunten van stakeholders in het verwijzingsproces.
• Weinig uniformiteit in samenwerking met andere zorgaanbieders.
• Inzicht in de in-, door en uitstroom van cliënten is onvoldoende.
• Geen inzicht in (regionale) clientreizen.

Er heerst een zichtbare behoefte bij jeugdzorgorganisaties om wel door middel van data hun eigen processen en zorgaanbod te verbeteren om meer tijd en geld te kunnen besteden aan het primaire doel: het leveren van zorg voor kinderen en gezinnen.

Hoe moet het nu verder?

Hoe moet het nu verder met de aanpak van de wachtlijstproblematiek? Het belangrijkste punt is dat de overheid en gemeenten tot een goede uitvoering van de hervormingsagenda komen waarmee de uitvoerende partijen (Gecertificeerde instellingen, jeugdzorgaanbieders e.a.) werkelijk aan de slag kunnen.

Jeugdzorgaanbieders kunnen zelf ook al stappen zetten. Allereerst kunnen jeugdzorgaanbieders aan de slag gaan met data-initiatieven om te komen tot inzichten in bijvoorbeeld wachtlijstproblematiek in je eigen regio. Op basis van deze data-initiatieven kunnen jeugdzorgaanbieders vervolgens de knelpunten in hun eigen processen identificeren en gaan aanpakken.

Er zijn in de afgelopen jaren veel initiatieven geweest die niet of moeizaam van de grond zijn gekomen. Het wordt tijd om mens, data, systeem en proces samen te brengen in een aanpak die ook rekening houdt met quick wins en nieuwe perspectieven. Het is tijd voor een effectievere actie voor een betere jeugdzorg!

Wil je meer weten over dit onderwerp?

Wil je meer weten over dit onderwerp? Blijf op de hoogte van de blogreeks via onze nieuwsbrief rondom wachtlijstproblematiek in de jeugdzorg. In deze reeks gaan wij het hebben over ervaren obstakels in het wachtlijstproces, het bundelen van data als oplossing, wachttijd verzachten, aanpakken van regionale cliëntreizen en verbeteren van door- en uitstroom van jeugdigen.

Begonnen vanaf nul

Samen met zijn vrouw Liesanne Bouwma richtte Gerard Karmenta in 2019 op. Waar Liesanne als uro-gynaecoloog en seksuoloog een berg aan medische kennis en ervaring heeft, ligt de expertise van Gerard aan de organisatorische en bedrijfskundige kant. “De kennis van ICT blijkt heel handig bij een zorginstelling, omdat er veel uitdagingen op het gebied van ICT horen bij het runnen van een kliniek.”

In 2019 behandelde Karmenta de eerste patiënt. Gerard vertelt: “Bij de oprichting begonnen we echt bij nul. In de eerste week hadden we één patiënt. Ook qua faciliteiten was er nog niet veel. We hadden een locatie, een laptop, een pc en een echotoestel. Wat betreft ICT was dat een voordeel, we hadden geen oude systemen waarmee we rekening moesten houden en konden alles modern optuigen. Daardoor werken we nu volledig in de cloud en kan ons team overal prettig en goed beveiligd werken.”

Inmiddels is de spreekkamer van toen een röntgenkamer geworden en heeft Karmenta twee nieuwe spreek/onderzoekskamers in Medisch Centrum Schijndel. Het team van Karmenta bestaat inmiddels uit 4 gynaecologen, een fertiliteitsarts en 2 urologen en 10 vaste medewerkers. Daarnaast is er een ‘flexibele schil’ met oproepkrachten en ZZP-ers die Karmenta onder andere inzet bij operaties op het OK-complex in Schijndel.

Keuze voor Medicore

Al snel wist Gerard dat een goedwerkend EPD nodig was om de geleverde zorg te kunnen vastleggen. In het selectietraject voor een nieuw EPD nodigde Gerard drie leveranciers uit. Een interessante ervaring, aangezien Gerard vanuit vorige functies gewend was om zelf aan de andere kant van de tafel te zitten.

Een belangrijk uitgangspunt bij de selectie van het EPD was de facturatie van de zorgproducten (DBC’s). Daarnaast zocht Gerard een leverancier met kennis van zorgprocessen in de medisch specialistische zorg. “Ik maakte mij de meeste zorgen over het goed kunnen factureren van onze zorg. Door positieve verhalen van andere zorgaanbieders wist ik: hier heeft Medicore ervaring mee. Zij kunnen ons verder helpen.“

Na de keuze voor Medicore startte de implementatie. “In het begin had ik als ICT’er slechts globale kennis van DBC’s en medische administratie”. Al snel besloot Gerard om versterking te zoeken in de vorm van Anky Buijs: een oude bekende met jarenlange ervaring in de zorg die veel zin had om met het Medicore EPD te gaan werken. Een schot in de roos volgens Gerard “Anky weet alles van medische administraties: ze weet heel goed hoe DBC’s in elkaar zitten en hoe je die declareert.”

Slimme inzet van ICT

Nu de basis op orde is, is Karmenta klaar om door te groeien. “Medicore ondersteunt ons in onze groei en strategie voor de toekomst. We hebben de basisadministratie van onze zorginstelling op poten gezet, maar nu willen we kijken naar het nóg slimmer inzetten van ICT voor onze medewerkers en patiënten om de zorg nog beter te maken, dichter bij de patiënt, laagdrempeliger en met minder kosten. Daarbij kan Tenzinger ondersteunen via het wellbee patiëntportaal, de Tenzinger Zorgapp en het zorgverlenersportaal. Maar ook door slimme koppelingen, zoals voor de boekhouding. Daar kijken we nu met Tenzinger naar.”

Kennis delen

Samen moeten we de zorg in de toekomst toegankelijk en betaalbaar houden. Kennisdeling is daarbij van belang. Als voorbeeld noemt Gerard de inzet van blended care bij behandelingen. “Tenzinger heeft ook veel opdrachtgevers in de ggz. Wij bieden ondersteuning voor vrouwen in de overgang. Daaraan zit een psychologische én een somatische kant. Voor die psychologische kant hebben ze in de ggz al mooie oplossingen met bijvoorbeeld video’s en e-health. Daar kunnen wij vanuit de medisch specialistische zorg van leren.”

“We hebben zin om samen met Tenzinger verder te groeien. Nu we een kritische en ook ervaren Medicore-gebruiker zijn geworden willen we bijvoorbeeld ook deel gaan nemen aan de expertsessies die vanuit Tenzinger worden georganiseerd om mee te denken. Eigenlijk staan we pas aan het begin, we hebben de basis gelegd en nu wordt het echt leuk.”

Op de foto: Liesanne Bouwma, uro-gynaecoloog, seksuoloog en medeoprichter bij Karmenta

Het ECD is een applicatie die veel organisatorische processen van onze opdrachtgevers raakt. Daarom is het belangrijk dat het ECD ondersteuning biedt voor de primaire werkprocessen van zorgprofessionals en ondersteunende afdelingen. Medicore consultants zorgen er met hun kennis voor dat het ECD zo goed mogelijk aansluit op de wensen en behoeftes van opdrachtgevers en werken samen met onze projectleiders die zorgdragen dat projecten goed verlopen.

Contact met Medicore opdrachtgevers

Het grootste deel van de tijd besteden onze consultants aan Medicore opdrachtgevers en eindgebruikers. Zo komen consultants veel bij onze opdrachtgevers over de vloer voor implementaties van het Medicore ECD, het verzorgen van trainingen en optimalisaties. Ook sluiten onze consultants regelmatig aan bij klantfocussessies en (online) afspraken met verschillende medewerkers van praktijken en instellingen. Zo weten zij goed wat er bij de eindgebruikers speelt en waar wensen en uitdagingen in het zorgproces liggen.

Interne spil in het web

Deze kennis gebruiken onze consultants om intern met verschillende afdelingen te schakelen. Zo werken onze consultants veel samen met developers, devops, customer service en accountmanagement. Samen met onze opdrachtgevers kijken onze consultants mee bij het ontwikkelen en opleveren van nieuwe functionaliteiten.

Daarnaast ondersteunen consultants opdrachtgevers bij het in gebruik nemen van nieuwe functionaliteiten waar nodig en denken zij mee in het eventueel aanpassen van bepaalde werkwijzen die binnen de organisatie gebruikt worden, zodat processen zo goed mogelijk aansluiten bij de software. Hierdoor worden eindgebruikers zo veel mogelijk ontzorgd en houden zij tijd over voor het bieden van kwalitatieve zorg.

Betrokken bij ontwikkeling

Veel van onze consultants zijn stakeholder van een bepaald ontwikkelteam. Dat houdt in dat ze de product owners van de development teams voorzien van input voor nieuwe functionaliteiten of verbeteringen in het EPD. Tevens kunnen zij op basis van hun ervaringen en contacten bij onze opdrachtgevers meedenken over de prioriteit van toekomstige ontwikkelwensen.

Ondersteuning bij beheer

Naast onze consultants beschikt het team ook over een functioneel applicatiebeheerder die grote én kleine zorgaanbieders tijdelijk kan ondersteunen bij grote ECD projecten, als interim teamleider functioneel applicatiebeheer of wanneer er een onvervulde vacature openstaat.

Wil je meer weten over het werk van onze consultants of optimalisaties in Medicore? Neem gerust contact met ons op. Wij denken graag met je mee.