Kwantitatieve gegevens

Bij de kwantitatieve gegevens gaat het om de aanlevering van de cijfers over de verleende onvrijwillige zorg. Dit moet een XML bestand zijn wat opgebouwd is volgens bepaalde specificaties. Deze specificaties kun je hier terugvinden. De ECD leverancier is verantwoordelijk voor het kunnen genereren van een dergelijk bestand. Hier hoef je als organisatie dus niet zelf voor te zorgen. Deze gegevens moeten minimaal twee keer per jaar worden aangeleverd, 6 weken na het verstrijken van het half jaar (half augustus of half februari).

Kwalitatieve gegevens

Bij de kwalitatieve gegevens gaat het om een analyse over de verleende onvrijwillige zorg van het vorige jaar. Deze moet ieder jaar worden opgeleverd in juli. Wat er precies in deze analyse moet staan is beschreven in artikel 7 van de regeling Zorg en Dwang, welke is gepubliceerd in de Staatscourant op 7 november 2019. De vorm waarin de analyse wordt aangeleverd staat vrij. Dit betekent dat de zorgaanbieder zelf mag bepalen op welke wijze deze gegevens worden vormgegeven. Dit mag in tabellen, grafieken, een tekstuele beschrijving of met afbeeldingen zijn etc.

De inspectie vindt het allereerst belangrijk dat de (kwalitatieve) analyse zorgaanbieders zelf inzicht geeft in de effecten van hun beleid rondom onvrijwillige zorg. De analyse geeft vervolgens de inspectie inzicht in de manier waarop zorgaanbieders terughoudend en zorgvuldig omgaan met deze ingrijpende vorm van zorg: heeft de zorgaanbieder geleerd van de manier waarop onvrijwillige zorg is ingezet? Is de juiste zorg op de juiste plaats geboden en is voldoende geprobeerd om onvrijwillige zorg te voorkomen? Zijn de belangen van cliënten voldoende beschermd? Heeft de cliëntenraad een advies gegeven over de analyse?

De analyse wordt een structureel onderdeel van het jaarverslag (kwaliteitsjaarverslag of kwaliteitsrapport) dat zorgaanbieders opstellen op basis van het kwaliteitskader van hun sector.

Pilot Gegevensaanlevering toezichtsinformatie Wzd

In september 2020 is er een pilot van start gegaan met verschillende partijen: IGJ, VWS, VGN, Actiz, verschillende zorgorganisaties en een drietal leveranciers. Namens Tenzinger neem ik, Heike Brandes (Productmanager), deel aan deze pilotgroep. Deze pilot bestaat uit twee werkgroepen en een stuurgroep. De ene werkgroep richt zich op de inhoud (wat wordt er aangeleverd?) en de andere werkgroep richt zich op het aanleverbestand (hoe wordt het aangeleverd?). Deze pilot heeft als doel om tot een aanlevering te komen die met zo min mogelijk extra administratieve last voor de zorgaanbieders te genereren is en die de IGJ een goede informatiepositie geeft om de toezichthoudende rol te kunnen vervullen.

Huidige stand van zaken pilot

Inmiddels zijn er vanuit het ECD Fierit verschillende proefaanleveringen gedaan. De laatste inconsistenties zijn uit de XML gehaald en de specificaties zijn nog op enkele punten aangepast om beter aan te sluiten bij de praktijk. Ook vanuit de deelnemende klanten van Tenzinger (De Trans en Philadelphia) zijn proefaanleveringen gedaan bij de IGJ. De pilot is echter nog niet afgerond. Door het terugtrekken van één van de leveranciers heeft de IGJ nog niet genoeg gegevens om te bepalen of hun informatiepositie hiermee geborgd is. Vanuit Tenzinger wordt nu opgeschaald om ook vanuit andere klanten proefaanleveringen te kunnen doen en de IGJ op deze manier van de benodigde input te kunnen voorzien om zo de pilot te kunnen afronden. Zo is er ook vanuit zorgorganisatie Koraal een extra proefaanlevering gedaan.

Als de specificaties definitief zijn, kunnen we de programmatuur de XML laten genereren en uitleveren aan alle klanten. Deze ligt immers al klaar voor uitlevering. Eerder is er, door de uitloop van de pilot, 6 weken uitstel gegeven. Hierdoor is de deadline verschoven van half augustus naar eind september. In de maand juli is duidelijk geworden dat er nog meer uitstel wordt verleend. De bespreking van het wetsvoorstel om de Wzd aanlevering op BSN nummer te mogen doen is namelijk verplaatst tot na het zomerreces. De IGJ laat begin oktober weten wat de nieuwe aanleverdatum gaat worden.

Tot die tijd vraagt de IGJ om nog géén aanleveringen te doen. Zie ook het nieuwsbericht hierover.

Coulance vanuit IGJ

De IGJ is zich bewust van het feit dat niet iedereen volledig de informatie kan aanleveren. Redenen hiervoor zijn dat de ECD’s niet tijdig zijn aangepast, de registratie nog niet volledig is of omdat er nog niet voldoende zicht is op de reeds vastgelegde gegevens. Er is afgesproken dat zorgaanbieders de informatie aanleveren die wel beschikbaar is en/of dat de analyse gedaan wordt op basis van de reeds beschikbare gegevens. Er zullen geen boetes worden verstrekt indien de aanlevering niet volledig of niet accuraat is.

Voorbereidende werkzaamheden voor aanlevering: vestigingsnummer

Er is één ding wat wel echt op orde moet zijn: de registratie van het vestigingsnummer. Elke fysieke locatie waar onvrijwillige zorg wordt verleend moet beschikken over een vestigingsnummer. Deze is eerder nooit vastgelegd in het ECD, omdat daar is tot nu toe nooit aanleiding voor is geweest. Aangezien het nu wel verplicht is, zijn er in onze ECD’s extra mogelijkheden opgenomen om het vestigingsnummer vast te leggen. Deze vestigingsnummers zijn ook verplicht om op te nemen in de aanlevering. Heeft jouw organisatie nog niet voor alle locaties een vestigingsnummer aangevraagd bij de KvK? Doe dit dan alsnog. Ga eventueel in overleg met de IGJ als jullie verwachten dit niet tijdig gereed te hebben.

Heb je hulp nodig bij het vastleggen van de vestigingsnummers in het ECD?

Neem contact op met ons Projectbureau via projectbureau@tenzinger.com en we plannen hulptroepen voor je in.

De Waerden kende Tenzinger al via het bedrijfsonderdeel Cure4. “Ik had de teams er al enigszins op voorbereid dat de beslissing van Tenzinger om de ECD’s te vervangen de verbetering kon betekenen die we nodig hadden”, vertelt hij. “Toen wij kort daarna besloten dat we uit de Carante Groep zouden stappen, hebben we Fierit in een groot aantal sessies en demo’s met medewerkers geanalyseerd en beoordeeld en besloten dat we, om de continuïteit te borgen, dat we beter direct de overstap naar Fierit konden maken. We hebben genoeg vertrouwen in Tenzinger en in de oplossing.”

Mobile first

André: “We zijn er echt van overtuigd dat het de beste oplossing voor ons is”, vertelt Van Bentum verder. “Niet alleen vanwege die continuïteit, maar ook omdat we inmiddels – mede onder invloed van het feit dat nu met corona iedereen vanuit huis werkt – de beslissing hadden genomen om volledig mobile first te gaan. In die keuze past de app van Fierit natuurlijk heel goed. Verder zijn we voor de cliënt- en verwantengegevens samen met Tenzinger een directe koppeling met AFAS op het ECD aan het maken. Dat is ook waar we naar op zoek waren. Het ging ons niet alleen om het ECD , maar om het creëren van een samenwerking die voor zowel De Waerden als Tenzinger toegevoegde waarde heeft.”

Zorgvuldig implementatieproces

Voor de implementatie van het ECD ligt al een plan klaar. De planning is dat de implementatie per 1 oktober gereed is. Dan wordt drie maanden schaduw gedraaid en op 1 januari 2022 gaat de knop om. “Een spannend project, zeker omdat we veel trajecten tegelijk hebben lopen nu we net uit de Carante Groep zijn gestapt”, zegt Van Bentum. “Maar we zijn druk bezig de organisatie erop voor te bereiden. In dit kader zijn we ook bezig alle medewerkers uit te rusten met smartphones met alle relevante apps erop. Dan hebben we een kanaal waarmee we ze niet alleen met het nieuwe ECD kunnen laten werken, maar ze ook kunnen bereiken voor mail en intranet en alle andere applicaties die wij bij De Waerden gaan gebruiken.”

Voor de begeleiding vanuit Tenzinger van het implementatieproces worden op dit moment de afspraken gemaakt. “Tenzinger heeft hier een draaiboek voor”, zegt Van Bentum. “We doen alles stap voor stap want we willen het klein houden en gaan dus niet met een big bang over. Je moet mensen erin meenemen en daarvoor willen we de tijd nemen die ervoor nodig is.”

Partnerschap

Het is voor ons erg belangrijk dat Fierit een cloud oplossing is”, zegt Van Bentum, “omdat we afscheid nemen van onze eigen servers en overgaan naar Google, we gaan dus alles via internet doen.”

Al met al sluit de keuze voor het ECD Fierit dus goed aan op de visie en strategie van De Waerden op het gebied van ict. “De stap naar mobile first is vooral voor onze ambulante medewerkers een belangrijke verbetering”, stelt Van Bentum. “Voor de woonlocaties hebben we er nog geen ervaring mee, maar ook daar zal steeds meer via de mobiel gaan. In dat kader is het dus belangrijk dat het partnerschap met Tenzinger verder gaat dan alleen voor de implementatie van het ECD. Het is dan ook zeker ons beider intentie dit een partnerschap voor een langere termijn te laten zijn. Als partners kunnen we echt in de frontlinie met elkaar oplopen in de ontwikkelingen voor de sector gehandicaptenzorg.”

Boris Hololtcheff, CEO van Tenzinger, onderstreept dit: “Tenzinger biedt een integrale oplossing. Implementatie van een ECD is meer dan alleen een IT-traject. We kunnen de uitdagingen van de gehandicaptenzorg alleen aangaan als we gezamenlijk kijken naar innovatieve oplossingen. Optimalisatieslagen maken. We zijn trots dat De Waerden de overstap maakt. Dit bevestigt dat we met Tenzinger de juiste weg zijn ingeslagen.”

Over De Waerden

De Waerden biedt ondersteuning aan mensen met een beperking die bijdraagt aan een gelukkig bestaan en werkt aan een samenleving waarin iedereen een bijdrage mag leveren. Ze ondersteunen kinderen, volwassenen, ouderen en gezinnen waarvan één of beide ouders een verstandelijke beperking heeft.

Susanne Bentvelsen is sinds 1 januari 2017 lid van de raad van bestuur van Aveleijn, de Twentse zorgorganisatie voor mensen met een verstandelijke beperking. Automatisering speelde al een belangrijke rol in de functie die ze daarvoor bekleedde als bestuurder van Bevolkingsonderzoek Oost. “Het borstkankeronderzoek zette in 2011 de stap naar digitalisering”, vertelt ze, “een aardverschuiving in de manier van werken, voor mij heel leerzaam.”

Bij Aveleijn verscheen het onderwerp digitalisering ook weer direct op haar agenda. “De organisatie was daarin achterop geraakt”, vertelt ze, “en was net bezig met een transformatieplan om weer up-to-date te worden. We hebben dit opgepakt in goede samenwerking met de nieuwe manager ict die rond dezelfde tijd aantrad, en hebben hier in de afgelopen jaren echt grote stappen in gezet. Dit heeft ons in staat gesteld om inmiddels de focus te verleggen van de puur technische kant van de zaak naar de praktische kant. Hierbij gaat het om de ondersteuning van onze missie en visie: de dienstverlening aan onze cliënten en medewerkers ondersteunen en richting geven aan het administratieve proces en de bedrijfsvoering.”

Het grote belang van digitalisering

Digitalisering heeft hiermee een heel belangrijke plaats in de organisatie gekregen, stelt Bentvelsen. “We investeren er veel in”, zegt ze. “We hebben een actief innovatieprogramma, op basis van ons uitgangspunt dat de ict er voor iedereen moet zijn, medewerkers en cliënten dus. We vinden het belangrijk dat beiden digivaardig zijn. We hebben digicoaches voor onze medewerkers. En we betrekken onze cliënten in het onderzoeken van de waarde van nieuwe digitale toepassingen in ons living lab. Steeds meer van onze cliënten bewegen zich in de digitale omgeving. We zijn ook gestart met een helpdesk waarin cliënten andere cliënten ondersteunen om gebruik te leren maken van de digitale toepassingen die voor hen van waarde kunnen zijn. De ict wordt daarmee echt een verbindend element in onze organisatie.”

De cliënten van Aveleijn zijn divers: van mensen met een licht verstandelijke beperking tot mensen die een zware meervoudige beperking hebben en van jong tot oud. “We hebben cliënten die al jaren bij ons wonen, op een van onze ruim vijftig intramurale locaties”, zegt Bentvelsen. “Maar we hebben ook zo’n dertig dagbestedingslocaties en begeleiden cliënten ambulant. Heel veel van onze cliënten raken steeds meer vertrouwd met digitalisering en weten de toepassingen goed te gebruiken. Belangrijk, vinden we, want het versterkt hun eigen regie. Ze hoeven niet meer terug te vallen op hun begeleiders om ze te herinneren aan een afspraak bij de kapper bijvoorbeeld.”

Verbeterstappen

Ondanks de sprong die Aveleijn in de laatste vier jaar heeft gemaakt, zijn nog steeds stappen te zetten op het gebied van digitalisering. “Het is niet alleen een feestje”, zegt Bentvelsen, “dat is het alleen als het werkt zoals je dat wilt en dat doet het nog niet altijd. Het is belangrijk dat applicaties goed afgestemd zijn op de gebruikerswensen. Het ECD levert tot op een bepaald niveau zeker wel maatwerk, maar is deels ook nog generiek. Het is gericht op individuen, maar wij hebben ook cliënten die als individu én als gezin worden begeleid. De verbinding tussen die twee kan soms ingewikkeld zijn.”

Zo zijn er meer uitdagingen. Bentvelsen vervolgt: “In de bedrijfsvoering is het nog steeds een uitdaging om de administratieve lasten te beperken. Bovendien hebben de medewerkers te maken met veel systemen: voor personeelsplanning, registratie, declaratie et cetera. Medewerkers die nieuw binnenkomen bij Aveleijn moeten daar echt aan wennen. Oudere medewerkers trouwens ook. Cliënten zijn soms digivaardiger dan medewerkers, en dan kunnen medewerkers hen niet altijd goed helpen als ze een vraag krijgen.”

Eindelijk tijd

Inmiddels is binnen Aveleijn het project Eindelijk tijd opgezet om de ontwikkelingen op ict-gebied de goede kant op te sturen. Bentvelsen legt uit: “Het registratieproces is ingezet vanuit het Wmo-domein. Daarin moest een koppeling tussen de begeleiding vanuit onze organisatie en de gemeentelijke financiering worden gelegd. Dat is echt anders dan de Wlz-registratie, waarin dat soort product gedreven tijdschrijven minder aan de orde is. We moesten tot een vorm van registratie komen die zowel nauwkeuriger is als makkelijker voor onze medewerkers. Die was immers erg omslachtig voor ze. Zo wilden we erop sturen om de juiste inzet voor cliënten te leveren. Hier zaten nogal wat moeilijkheden in.”

Aveleijn besloot een ict-veranderstrategie in samenwerking met de gebruikers. “Ons uitgangspunt hierbij was dat applicaties pas goed werken als ze de gebruikers ondersteunen”, zegt Bentvelsen, “als ze de juiste informatie op het juiste moment bieden dus, en bovendien passend in het beleid van de organisatie.” Hierbij koos Aveleijn voor de scrum-methode. “Steeds in korte sessies een onderdeel van het systeem aanpassen”, legt Bentvelsen uit. “Een ideale manier om regelmatig kleine successen te vieren. Bovendien zet het de medewerkers dicht op het proces en zien ze dus het belang ervan. De medewerkers krijgen de gelegenheid om aan te geven wat wel en niet goed werkt en worden met leermiddelen ondersteund om nieuwe toepassingen snel onder de knie te krijgen. Ik heb zelf een paar van die sessies bijgewoond en ben onder de indruk geraakt van hoe goed dit werkt.”

Partnerschap

Aveleijn werkt met het ECD Fierit. Hierin is nu in eerste instantie voor de ambulante zorg en de dagbesteding de overstap gemaakt naar het vernieuwde registratie platvorm. De volgende stap is dit ook te doen voor de cliënten die wonen bij Aveleijn. “Voor de medewerkers betekent dit dat de registratie echt gemakkelijker wordt”, zegt Bentvelsen. “Tenzinger werkt aan de voorkant van het proces mee aan de invulling van onze veranderstrategie waar het om het ECD gaat. Je hebt elkaar nodig om het te kunnen doorontwikkelen, voor ons is partnerschap dus belangrijk. Van onze kant uit betekent dit ook dat we voor die doorontwikkeling van het systeem de gebruikersexpertise inzetten. Bijvoorbeeld om het individu en het gezin een plaats te geven, wat ik zojuist al noemde als een van de ontwikkelpunten die we echt belangrijk vinden. Helemaal in lijn met wat ik ook al zei over onze doelstelling dat applicaties makkelijk bruikbaar moeten zijn voor iedereen. Dat bereik je alleen door een goede samenwerking met Tenzinger.”

Hierom is de afspraak gemaakt tussen Aveleijn en Tenzinger om iedere drie maanden te evalueren op basis van de vraag: waar staan we nu? “De expertise van Tenzinger met het systeem koppelen aan onze wensen voor een optimaal gebruik ervan is in ons beider voordeel”, zegt Bentvelsen. “Door op deze manier invulling te geven aan het partnerschap hopen wij ook te bereiken dat Tenzinger ons gebruikersperspectief nog beter kan meenemen in de architectuur van de systemen die het ontwikkelt.”

Voor Olav van de Reijken, directeur Commercial & Business Innovations bij Tenzinger, is dat partnerschap essentieel. “Zorginstellingen digitaliseren in hoog tempo”, zegt hij. “Hierin speelt Fierit als primaire applicatie voor veel instellingen een grote rol. In de implementatie daarvan staat ook voor ons partnerschap nadrukkelijk voorop. Als je de tijd neemt om samen op zoek te gaan naar de verbinding tussen de perspectieven zorg en techniek, zie je dat digitalisering tot mooie projecten leidt die ook echt landen bij de zorgmedewerkers. Dan vergroot je de adoptie van zorginnovatie.”

Vergoten van grip op bedrijfsvoering

Wie de grip op de bedrijfsvoering wil vergroten, moet ervoor zorgen dat de data in het actueel, accuraat en volledig zijn. Dat betekent dat het voor zorgverleners makkelijk moet zijn om registraties te doen. De zorgverleners staan immers aan de bron van alle registraties. Dit is een voorbeeld waarbij het ECD van cruciaal belang is. Bij de keuze voor een nieuw of ander EPD is het ook belangrijk om te kijken naar businesscase: wat kost het ECD of EPD? Wat is de toegevoegde waarde van het ECD of EPD? En wat zijn de belangrijkste eisen om te kiezen voor een ECD.

Na een demonstratie van de software voor het elektronisch cliëntendossier weet je in hoeverre een software leverancier aansluit op de wensen en behoeftes van jou en jouw collega’s. Wil je meer informatie over de businesscase van een ECD of met ons in contact komen? Wij gaan graag met je in gesprek over de mogelijkheden.