Hawking Healthcare Technology biedt met onder meer Discovery een intelligente applicatie die de registratietijd meer dan halveert. Het Medicore ECD is de stevige ruggengraat die zorgt voor facturatiezekerheid.
API-platform zorgt voor naadloze integratie
Het beste van twee werelden: Discovery en Medicore
Door de naadloze integratie van Discovery met het Medicore ECD krijgen zorgprofessionals een gebruiksvriendelijke, datagedreven én tijdbesparende applicatie waarmee ze veel makkelijker kunnen registreren en verslagleggen. Dat levert heel veel tijd én veel meer slaap op, vertelt Bram, die teamcaptain jongerencoaches is bij Yes We Can Clinics.
Intelligente en gebruiksvriendelijke software
Hawking Healthcare Technology (Hawking) – onderdeel van de Yes We Can Healthcare Group – ontwikkelt intelligente software voor de geestelijke gezondheidszorg en jeugdzorg. Met de suite CareOS leveren zij zeer gebruiksvriendelijke software voor zorgprofessionals in de GGZ en jeugdzorg. Bram Lammers is teamcaptain jongerencoaches bij Yes We Can Clinics en begeleidt jongeren tussen de 13 en 27 jaar oud met psychische problemen, verslavingen of gedragsproblemen. De fellows – zoals Yes We Can Clinics deze jongeren noemt – volgen een programma van tien weken. “Ik wil zo veel mogelijk tijd besteden aan de jongeren”, vertelt Bram. “Zij volgen een intensief traject en we bouwen in een korte tijd een intieme band met elkaar op. Ik wil niet met een laptop of tablet rondlopen, dat staat het contact alleen maar in de weg. Daarom gaan we pas rapporteren als de jongeren in bed liggen.”
Het grootste voordeel van Discovery is voor mij dat rapporteren me veel minder tijd kost en dat geeft me meer rust en letterlijk meer slaap. Daardoor loop ik aan het einde van de week ook nog met frisse energie over de groep.
Discovery voor registratie en verslaglegging
Bram werkt al een jaar met Discovery. En sinds hij met Discovery zijn verslaglegging doet, slaapt hij ongeveer 4 keer per week 1,5 uur langer. “Na een late dienst zaten we vaak tot diep in de nacht verslagen te typen. Nu klikken we met gestandaardiseerde tags en koppen die specifiek voor mij bedoeld zijn de verslagen bij elkaar. Dat kan bijvoorbeeld zijn: prettig contact met de groep. Of: sportte fanatiek mee. Vroeger moesten we dit allemaal uittypen,” legt Bram uit. “Het grootste voordeel van Discovery is voor mij dat rapporteren me veel minder tijd kost en dat geeft me meer rust en letterlijk meer slaap. Daardoor loop ik aan het einde van de week ook nog met frisse energie over de groep.”
Applicaties specifiek op jouw rol als behandelaar
De functies voor de verslaglegging van Bram en zijn collega’s zijn specifiek voor hun beroepen samengesteld. De verslagen bieden input voor MDO’s en helpen dus niet alleen de jongerencoaches, maar ook de psychologen en psychiaters om in minder tijd en met meer inzicht een goed beeld te vormen van de ontwikkeling van de fellows. Alle applicaties van Hawking zijn gemaakt rondom de fellow en zorgprofessional. Johan Linssen, COO van de Yes We Can Healthcare Group, vertelt: “Al onze applicaties moeten onze collega’s slimmer maken in aanzienlijk minder tijd én moeten specifiek voor hun beroepsgroep zijn gemaakt. Dat doen we met Discovery, maar bijvoorbeeld ook met Honeygrid. Gebaseerd op een model van drie gerenommeerde psychiaters kun je daarin op intuïtieve wijze klachtenpatronen samenstellen en via een ingebouwde en besloten ChatGPT heel snel een diagnose en behandelplan schrijven. Nog steeds helemaal gepersonaliseerd en op maat voor ieder individu, maar in minder tijd en met veel meer inzicht. Voor jezelf, maar ook voor de families die ons vertrouwen om zorg te mogen leveren. De gewonnen tijd kunnen ze gedeeltelijk aan de fellows of in andere organisaties, cliënten, besteden, maar we moedigen het juist ook aan dat ze meer tijd en rust voor zichzelf pakken. Bij Yes We Can hebben we een credo: ‘Alles voor de fellow’. Dat kan alleen als je je volledig op hen kan richten.”
Medicore als ruggengraat van je zorgorganisatie
Eén van de uitgangspunten van Hawking is dat ze alleen intelligente software bouwen die nog niet bestaat. Als er al iets betrouwbaars en betaalbaars in de markt aanwezig is, bouwen ze het niet na. Denk bijvoorbeeld aan producten als ChatGPT, maar ook Medicore. “Een ECD nabouwen zit niet in onze plannen. Want met Medicore hebben we al een heel goede basis waar we bovenop zijn gaan bouwen. Medicore is een fantastische ruggengraat van je zorgadministratie en wij bieden de technische functionaliteiten aan zorgverleners om het werk echt goed en makkelijker te kunnen doen. We werken daarom liever samen als partners,” vertelt Johan.
Datamanagement voor betere zorg
“Ons werk is nog steeds 100% mensenwerk: contact maken met je fellow of cliënt. Maar met onze software verzamelen we op een geavanceerde manier data met voorspellend en objectiverend vermogen die op microniveau bruikbaar is voor een psycholoog, op mesoniveau voor zorgorganisaties en op macroniveau laat zie of we ons zorggeld goed besteden,” legt Johan uit. Met de producten uit de CareOS suite zijn ze goed op weg. Meer data, betekent ook meer inzicht in kwaliteit van zorg. Op dit moment zet Hawking ook zijn eerste stappen met de National Health Services (NHS) in Engeland en verschillende Nederlandse GGZ-instellingen. “NHS is de grootste zorgorganisatie van de wereld. Op grotere schaal werken gaat Hawking en de NHS in staat stellen om real-time informatie over effectiviteit en veiligheid in klinieken te krijgen, en sneller te kunnen leren hoe we nog betere zorg leveren.”
Naadloze integratie via het Medicore API-platform
Door de naadloze integratie van Discovery met Medicore via het API-platform krijgen zorgprofessionals een gebruiksvriendelijke, data-gedreven én tijdbesparende applicatie. Youri Broekhuizen is Product Owner Integratie en interoperabiliteit bij Medicore en verantwoordelijk voor de ontwikkeling van het API-platform dat integraties met software zoals Discovery mogelijk maakt. “De grote kracht van de software van Hawking is dat het volledig aanpasbaar is op de eigen werkprocessen en terminologie. Medicore loopt voorop in connectiviteit en is juist sterk in andere vitale onderdelen van het proces, zoals ervoor zorgen dat alles ook netjes gefactureerd kan worden,” legt hij uit. Realtime verwerking van gegevens door een goede integratie via het Medicore API-platform is daarvoor onmisbaar.
Het beste van twee werelden
“We gebruiken API’s voor bijvoorbeeld het verwerken van afspraken, intakes of verslagen die zijn gemaakt in Discovery of HoneyGrid. De API’s zorgen ervoor dat we in Medicore alle benodigde automatische validaties voor declarabiliteit uit kunnen voeren, zodat het facturatieproces soepel doorloopt. Andersom komt er juist ook veel waardevolle informatie terug, bijvoorbeeld in de vorm van signaleringen en beslisondersteunende inzichten. Met de combinatie van ons Medicore ECD met de CareOS suite heb je daarom als zorginstelling best of both worlds,” zegt Youri.
Dit artikel verscheen november 2023 op Skipr.
Prinsjesdag 2023
Alle plannen voor de zorg voor 2024 en verder op een rij
De toenemende vergrijzing in combinatie met het personeelstekort zorgen ervoor dat de toegankelijkheid, betaalbaarheid en kwaliteit van de zorg sterk onder druk komen te staan. De kloof tussen zorgvraag en zorgaanbod wordt steeds groter en de zorguitgaven rijzen de pan uit. De zorg kent een aantal grote uitdagingen voor de komende jaren, die een slimme (zorg-)oplossing vergen.
In deze blog nemen we je mee in de plannen voor de zorg die op prinsjesdag zijn gepresenteerd.
Integraal Zorgakkoord
Om deze (toekomstige) uitdagingen aan te kunnen als maatschappij, zijn er in het Integraal Zorgakkoord (IZA) afspraken gemaakt over het betaalbaar, toegankelijk en kwalitatief houden van de zorg. Denk bijvoorbeeld aan het organiseren van passende zorg. Het kabinet heeft daarvoor afspraken gemaakt met gemeenten en een groot aantal maatschappelijke partijen binnen en buiten de zorg. Ze zijn vastgelegd in het Integraal Zorgakkoord (IZA). Hiervoor is van 2023 tot en met 2027 € 2,8 miljard beschikbaar gesteld.
Ook zal er worden geïnvesteerd in digitalisering en gegevensuitwisseling. Slimme digitale oplossingen moeten bijdragen aan het aangenamer maken van het werk van zorgprofessionals. Zo is er in 2024 € 9,3 miljoen beschikbaar voor de elektronische verpleegkundige overdracht. Daarmee zijn (wijk)verpleegkundigen minder tijd kwijt aan administratie.
Stijgende zorgpremie
De grotere vraag naar zorg in combinatie met hogere lonen en inflatie resulteren opnieuw in een stijging van de zorgkosten in 2024. Om deze kosten te kunnen dekken gaat de premie van de basisverzekering in 2024 met ongeveer € 12 per maand omhoog. De totale zorgpremie in 2024 stijgt daarmee gemiddeld tot € 149 per maand. Dit is de hoogste stijging sinds 2008. Het eigen risico is opnieuw bevroren op € 385.
De zorgtoeslag wordt in 2024 maximaal € 127 per maand. In 2023 werd de zorgtoeslag eenmalig verhoogd vanwege de dalende koopkracht. Deze verhoging vervalt in 2024.
Zorg en ondersteuning voor ouderen
Het kabinet trekt in 2024 € 345 miljoen uit voor het programma Wonen, Ondersteuning en Zorg voor ouderen (WOZO). Met dit programma worden ouderen ondersteund om zo lang mogelijk zelfstandig thuis te wonen, zelfredzaam te blijven en meer gebruik te maken van technische innovaties die hen ondersteunen in het dagelijks leven.
Daarnaast zijn twee omstreden bezuinigingen in de ouderenzorg uitgesteld, omdat plannen hiervoor nog onvoldoende waren uitgewerkt. Verder wordt het budget voor de uitvoering van de langdurige zorg verhoogd met € 220 miljoen, omdat steeds meer mensen een beroep doen op de langdurige zorg.
Mooie trends naar meer thuis wonen, maar personeelstekorten leiden tot schaarste en veel druk op het huidige personeelsbestand. Hoe mooi is het als de ondersteuning van ouderen met digitalisering en inzet van robots zou kunnen zorgen voor een verlaging van de werkdruk van zorgverleners.
Toegankelijke jeugdzorg
In 2024 wordt voor de jeugdzorg in totaal € 1,45 miljard beschikbaar gesteld. Dat geld gaat naar de gemeenten. Tegelijkertijd zijn er maatregelen opgenomen in de Hervormingsagenda jeugd. In dit plan hebben de rijksoverheid, gemeenten, aanbieders, professionals en cliëntenorganisaties afspraken gemaakt die moeten leiden tot een beter werkend jeugdzorgstelsel. Voor de uitvoering hiervan is in 2024 en 2025 respectievelijk € 91 en € 95 miljoen uitgetrokken. Naar verwachting zullen de afspraken zorgen voor een besparing van € 374 miljoen.
Enkele voorbeelden van deze afspraken zijn:
- specialistische zorg beter organiseren voor de meest kwetsbare kinderen;
- duidelijke keuzes over de reikwijdte van de jeugdhulp;
- meer en beter wijkgericht werken, waardoor de hulp en ondersteuning aan gezinnen op een overzichtelijkere manier aangeboden wordt.
Wet Maatschappelijke Ondersteuning (WMO)
Voor de Wmo wordt er een inkomensafhankelijke eigen bijdrage ingevoerd. Het kabinet hoopt hiermee de druk op gemeenten om Wmo-voorzieningen beschikbaar te houden te verminderen.
Meer aandacht voor preventie
Het kabinet zet opnieuw in op preventieve gezondheidsmaatregelen. In 2024 wordt er € 13,9 miljoen beschikbaar gesteld voor het verstrekken van subsidies ter bevordering van de kwaliteit, toegankelijkheid en betaalbaarheid van de curatieve geestelijke gezondheidszorg.
Samenwerken aan slimmere zorg
De grote uitdagingen waar de zorg de komende jaren voor staat, vergen creatieve en (zorg)verslimmende oplossingen, zodat er meer tijd beschikbaar komt voor de zorg. Als gevolg van de personeelstekorten en verzwaarde administratieve lasten, zijn zorgorganisaties veelal bezig met pleisters plakken in plaats van innoveren. Terwijl innovatie juist kan bijdragen aan het behouden van personeel en het verslimmen van processen. Werkplezier is juist belangrijk en het verminderen van bijvoorbeeld de administratielast kan daaraan bijdragen. Want efficiënt ingerichte processen leiden niet allen tot lagere zorgkosten en hogere zorgkwaliteit, maar ook tot het behoud van medewerkers.
Neem contact op
Blog
Wachtlijsten in de jeugdzorg: van databehoefte naar inzicht
Voor jeugdzorgaanbieders is het een ingewikkelde puzzel om grip te krijgen op de langer wordende wachtlijsten en toenemende wachttijden, zoals je ook kon lezen in onze vorige blog over de wachtlijstproblematiek. Toenemende wachtlijsten zorgen voor stijgende maatschappelijke kosten voor het ondersteunen van onze jongeren. We zien de trend dat jongeren gemiddeld 10 maanden moeten wachten op jeugdzorg. Kan dat echt niet anders? Want bij langere wachttijden, neemt de problematiek bij jongeren en gezinnen vaak verder toe en is er uiteindelijk meer en zwaardere zorg nodig.
Het begint al met de ogenschijnlijk simpele vraag hoe je inzicht krijgt in je (regionale) wachtlijsten. Realtime wachtlijstdata ontbreekt vaak en zonder deze data is er geen inzicht en daardoor kan er onvoldoende gestuurd worden. De praktijk laat zien dat er veel ‘onnodige’ administratieve handelingen verricht worden, zoals het bijhouden van eigen Excel lijstjes die niet gedeeld worden tussen verwijzers en zorgaanbieders. Iedereen probeert naar eer en geweten te handelen en deze wachtlijsten zo goed als mogelijk aan te pakken. Maar er ontstaat onvermijdelijk ruis tussen zorgaanbieders en verwijzers vanwege het handmatig bijhouden van wachtlijstinformatie. Daarnaast blijft het tijdrovend en foutgevoelig om handmatig al die data te verzamelen en actueel te houden in Excel. En, het voldoet niet aan de privacy wetgeving, want je kunt het wel afschermen met rollen en rechten wie wat mag zien, maar in de praktijk gebeurt dit weinig.
Kortom, het is een enorm karwei om in Excel je wachtlijstinformatie bij te houden en daarmee tot enigszins betrouwbare stuurinformatie te komen. Hoe maak je dit makkelijker?
Welke knelpunten ervaren zorgaanbieders met wachtlijstdata?
Om deze vraag te beantwoorden, moeten we drie knelpunten overwinnen die het belemmeren goede stuurinformatie te krijgen uit wachtlijstdata. Deze knelpunten zijn:
- Er is geen realtime inzicht in de wachtlijsten is. Zonder extra hulpmiddelen is het namelijk een onmogelijk karwei om deze gegevens automatisch uit meerdere bronnen te halen. Als je bijvoorbeeld met meerdere zorgorganisaties samenwerkt, dan moet de data voor wachtlijsten uit meerdere ECD’s (of andere bronnen) komen. Om dat samen te brengen is ontzettend complex. Ook binnen een zorgorganisatie is vaak wachtlijstinformatie al gefragmenteerd geregistreerd. Elke locatie of afdeling heeft vaak een eigen wachtlijst, en vaak ook nog eens in een Excel lijstje in plaats van vanuit het ECD.
- Het tweede knelpunt brengt ons bij de vraag hoe moet worden omgegaan met jongeren die op meerdere wachtlijsten staan bij meerdere jeugdzorgaanbieders. Jongeren die zich bij meerdere zorgaanbieders aanmelden, komen automatisch op meerdere wachtlijsten te staan zonder dat jeugdzorgaanbieders onderling dit van elkaar weten, laat staan een gemeente. Dit vertroebelt het zicht en blokkeert daardoor een gemeenschappelijke aanpak om wachttijden te verkorten.
- Knelpunt drie betreft het onderling uitwisselen van wachtlijstgegevens. Tot nu toe is het voor alle partijen onbegonnen werk om op basis van juiste, gemeenschappelijke informatie samen te werken. Onvoldoende standaardisering van informatie (bijvoorbeeld gemeenschappelijke definities van wachtlijsten/wachttijden), het (onvermijdelijke) gebruik van verschillende informatiesystemen (zoals ECD’s) en het ontbreken van een platform waarop deze informatie gebundeld en gedeeld kan worden; het zijn allemaal factoren die hobbels vormen bij regionale samenwerking rondom wachtlijsten. Vaak worden bijvoorbeeld ook appels met peren opgeteld, zoals cliënten voor interne wachtlijst versus een externe wachtlijst (nieuwe cliënten). Zie dan maar eens je krachten te bundelen als er onvoldoende gemeenschappelijke informatie is om een beslissing over te nemen. Wat kun je doen om deze problemen op te lossen?
Drie tips om je wachtlijstdata te verbeteren en meer inzicht te krijgen
Om inzicht te krijgen in je wachtlijstdata en om de kwaliteit van deze (wachtlijst)data te verbeteren kun je aan een aantal knoppen draaien. Een belangrijke randvoorwaarde is dat het versterken van je stuurinformatie en processen alleen goed werkt als je datakwaliteit voldoende op orde is. Deze knoppen zijn:
Creëer een goede data-infrastructuur
Een goede data-infrastructuur is essentieel om informatie uit te wisselen tussen zorgorganisaties. Zowel voor je eigen zorgorganisatie als in samenwerkingsverbanden is het belangrijk dat je een goede data-infrastructuur neerzet waarbij de wachtlijstinformatie (bijvoorbeeld cliëntgegevens en aanmeldinformatie) kan uitwisselen met betrokken partijen, zodat dit niet meer handmatig per mail (of post) verstuurd hoeft te worden. Een centraal dataplatform kan hiervoor uitkomst bieden.
Wissel regionaal data uit door middel van een dataplatform
Met een centraal dataplatform kun je realtime inzicht krijgen in je wachtlijstinformatie en deze informatie snel en makkelijk delen met andere stakeholders. Als je dit regionaal organiseert met andere zorgaanbieders, dan heeft dat – ook al is het heel complex – grote meerwaarde voor een jongere en behandelaar. Denk bijvoorbeeld aan het kunnen voorspellen van een piek in behoeften aan een bepaalde therapievorm. Of bijvoorbeeld aan het effectief inzetten van vroegtijdige interventies om escalatie te voorkomen. Door te analyseren waar de grootste behoeften liggen en welke interventies het meest effectief zijn, openen zich nieuwe deuren voor verbeterde capaciteitsplanning, betere samenwerking met andere jeugdzorgaanbieders en betere preventie. Hierdoor kunnen jongeren beter en sneller de zorg krijgen die ze nodig hebben, waardoor de wachttijden kunnen dalen.
Gebruik standaarden
Belangrijk punt om te vermelden is dat je moet werken met standaarden, zoals overeenstemming in definities van wachtlijsten en wachttijden en bestaande technieken om informatie te kunnen uitwisselen. Zo hoef je niet voor elke stap opnieuw het wiel uit te vinden. Als je vervolgens de data-infrastructuur op orde hebt, kun je mooie stappen zetten om datagedreven werken te gaan werken!
Neem contact op
adviesrapport wachtlijsten jeugdzorg
In de toekomst zijn jongeren sneller aan de beurt. Als we nú de wachtlijsten verslimmen.
Jongeren staan gemiddeld 10 maanden op een wachtlijst voordat ze geholpen kunnen worden in de jeugdzorg. Kan dat nou echt niet anders?
Ouderenzorg
GRIP op probleemgedrag in de ouderenzorg
GRIP op probleemgedrag is een effectieve methode bij ouderen met dementie. Probleemgedrag – of onbegrepen gedrag – komt veel voor bij verpleeghuisbewoners met dementie. Roepen, onrustig zijn of geagiteerd reageren; het zorgt voor een verminderde kwaliteit van leven bij bewoners en een verhoogde belasting van het personeel.
GRIP geeft handvatten aan het multidisciplinaire team om de onderliggende oorzaken van het probleemgedrag te vinden en daar met elkaar een oplossing voor te vinden. Onderliggende oorzaken van probleemgedrag kunnen bijvoorbeeld onvervulde behoeften zijn, stress of de manier waarop ouderen proberen om te gaan met veranderingen in hun leven.
Doel van GRIP
- kwaliteit van leven van mensen met dementie verbeteren
- mensen met dementie, en hun naasten, voelen zich prettiger
- minder gebruik van psychofarmaca, waarvan het effect en de bijwerkingen onduidelijk zijn
Kijk en luister naar de ervaringen met GRIP via deze video:
Over GRIP
GRIP is door GERION in samenwerking met het UKON-netwerk en UNO-VUmc ontwikkeld en door onderzoeker Sandra Zwijsen geïmplementeerd en geëvalueerd.
Voor wie?
Psychogeriatrische afdelingen van verpleeghuizen en voor kleinschalige woonvormen. Ook ambulante- en thuiszorgteams werken met GRIP. Het ideale GRIP-team bestaat uit een zorgmedewerker (bijvoorbeeld EVV-er of geriatrisch verpleegkundige), een arts of manager (bijvoorbeeld teamleider, kwaliteitsfunctionaris) en een psycholoog.
GRIP in 4 stappen
- Vroegtijdig vaststellen van probleemgedrag door verbeterde signalering door verzorging, aan de hand van een scorelijst (NPI-Q). Het advies is om elke 6 maanden de bewoners van de afdeling te screenen.
- Afhankelijk van de signalen, kan eventuele analyse van het gedrag plaatsvinden met behulp van een werkblad, dat wordt doorgegeven aan de arts (bij een lichamelijke oorzaak) en/of aan de psycholoog (bij een mogelijk psychische oorzaak).
- Als er sprake is van probleemgedrag, is de volgende stap het opstellen van een behandelplan, -doel en evaluatiemoment door de arts en/of psycholoog.
- Evaluatie van de behandeling met het team door de arts of psycholoog.
GRIP in Fierit
De stappen voor Methodisch werken met GRIP kunnen vanuit ons ECD Fierit ondersteund worden. De methode GRIP is daarvoor gestandaardiseerd, aanvullend met workflow (taken komen automatisch op de takenlijst) en een plan structuur. Er kan gerapporteerd worden op de doelen en interventies die zijn opgesteld via GRIP. Ook kunnen deze getoond worden in de ZorgApp.
Randvoorwaarden om GRIP in Fierit goed te gebruiken
- Gebruik van workflow en de takenlijst
- Autorisaties per rol zodat taken bij de juiste gebruikersgroepen naar voren komen
- Methodische training in GRIP. Neem voor een train-de-trainer cursus contact op met GERION.
Wil je meer weten over deze module? Neem dan contact met ons op!
Heb je een vraag?
Zorgverslimmen met Tenzinger
In de toekomst is er meer tijd + aandacht + geld voor zorg
Sturen op data
Zo ontdek je verbeterkansen
Steeds meer zorgorganisaties zien de meerwaarde van datagedreven werken en het belang van het nemen van beslissingen op basis van data, in plaats van op onderbuikgevoel.
Drie Tenzinger-consultants geven advies
Zo word je een datagedreven zorgorganisatie
Steeds meer zorgorganisaties zien hoe waardevol de informatie is die ze toch al opslaan in hun systemen. De kunst is om die waarde eruit te halen en zo de zorg te verslimmen. Drie Tenzinger labels werken intensief samen om opdrachtgevers die willen sturen op data te helpen. Derkje, Doris en Lilian vertellen hoe zij dat doen.
De zorg verslimmen met datagedreven oplossingen, dat is de missie van Tenzinger. Klinkt mooi, maar voor velen ook erg abstract. Daar kan Derkje Andrée Wiltens, Business consultant bij Tenzinger, zich alles bij voorstellen. “Veel van onze klanten houden handmatig allerlei Excellijstjes bij. Ze zien niet in dat ze daarmee dubbel werk doen, want die informatie staat meestal ook al ergens in hun ECD, HR-systeem of financiële administratie. Als je de informatie die je vastlegt combineert met informatie uit andere systemen en bronnen, heb je een veel betere basis om analyses te maken waardoor je real-time inzicht krijgt in de stand van zaken.”
Declaratiedashboard
Lilian Roos, dataconsultant bij Cure4, het label van Tenzinger dat zich specialiseert in outsourcing, kan tientallen voorbeelden noemen van lijstjes die kunnen worden omgezet in visuele dashboards. Het is haar dagelijkse werk om hierover na te denken. “Bij Cure4 nemen wij de zorg-, financiële, salaris- en/of personeelsadministratie van zorgorganisaties over. We kijken dan altijd hoe we de administratieve processen eenvoudiger kunnen inrichten, zodat we dezelfde hoeveelheid werk met minder mensen kunnen doen.” Het maken van dashboards op basis van informatie die al in een financieel systeem, HR-systeem of EPD wordt vastgelegd, is één van die manieren.
Ze noemt als voorbeeld een declaratiedashboard, dat met een druk op de knop inzichtelijk maakt hoe hoog je budgetplafond is, hoeveel je van dat geld al hebt gedeclareerd en aan welke producten. Het dashboard zou een voorspelling kunen maken waar je aan het eind van het jaar op uitkomt, rekening houdend met de in- en uitstroom van cliënten en de productiviteit van de behandelaren. “De stand van zaken rond declaraties is één van de belangrijkste KPI’s waar het management van een zorgorganisatie op stuurt, maar om goed inzicht te verkrijgen schrapen ze vaak informatie uit allerlei systemen bij elkaar. Dat is niet alleen tijdrovend, maar ook foutgevoelig. Bij Tenzinger bouwen wij dashboards die continu real-time inzicht geven in de status.”
Maatwerk of kant-en-klaar dashboard
Dit kunnen maatwerk dashboards zijn, specifiek ontwikkeld voor één organisatie en precies aansluitend bij de manier waarop die organisatie haar zorgadministratie en financiële administratie heeft ingericht. Maar Cure4 heeft voor MijnZorgDeclaratie ook een kant-en-klaar dashboard ontwikkeld voor kleinere zorgorganisaties. “Hun bedrijfsvoering is namelijk redelijk ‘recht-toe-recht-aan’, waardoor een standaard dashboard goed werkt. Bij grote organisaties met meerdere locaties en meerdere vormen van zorg is het complexer. Er zijn dan verschillende manieren waarop je je zorgadministratie kunt inrichten en daarom is in die gevallen vrijwel altijd maatwerk nodig”, zegt Lilian.
De dashboards worden gebouwd door 6Gorilla’s. Doris Bakker, BI-consultant bij 6Gorilla’s, zegt: “Ons specialisme is om data te vertalen naar informatie waar je op kunt sturen. Daar komt veel bij kijken. Je moet allereerst weten: welke informatie heb je precies nodig om betere beslissingen te kunnen nemen? Dat betekent dat we goed moeten doorvragen, want vaak zit er een vraag achter de vraag. Daarna kijken we: welke data hebben we nodig om deze vraag te beantwoorden? Vervolgens is het de kunst om deze data, die vaak in verschillende systemen staat, centraal te ontsluiten op ons dataplatform. Dit platform is in staat om ruwe data uit verschillende systemen te converteren naar de juiste zorgstandaarden, waardoor de data klaar is voor analyse. Tot slot denken wij na over de visualisatie: hoe presenteren we de informatie zo dat het duidelijk is en de eindgebruiker die slechts op één manier kan interpreteren en er direct mee aan de slag kan?”
Gecombineerde data geven je een veel betere basis om analyses te maken
Van voortraject tot nazorg
Drie labels van Tenzinger werken intensief met elkaar samen, vertelt Derkje. “De Tenzinger Business consultants hebben veel toegevoegde waarde in het voortraject. Wij zijn gespecialiseerd in procesoptimalisatie en kennen daardoor de processen van onze opdrachtgevers goed. We zien bij welke organisatieonderdelen en processen er een informatiebehoefte is en weten goed hoe we hierop kunnen inspelen. Voor het daadwerkelijk ontsluiten, structureren en standaardiseren van de data werken we samen met 6Gorilla’s. Zij hebben ook veel expertise in het bouwen en valideren van de dashboards, waarna wij de implementatie verzorgen en ervoor zorgen dat ze in de praktijk ook daadwerkelijk worden gebruikt. We zijn dus echt een verlengstuk van elkaar.” Derkje en Doris hebben Lilian erbij gevraagd omdat zij vakinhoudelijk veel weet van datavisualisatie. “Ik denk veel na over storytelling: hoe presenteer ik de informatie zo dat het dashboard een verhaal vertelt? Ik wil graag dat een dashboard voor zich spreekt en dat het aanzet tot actie doordat je in één oogopslag ziet: dit loopt niet goed dus hier moet ik iets aan doen”, legt Lilian uit.
Helder doel
Eén van de opdrachtgevers waar de drie dames voor aan de slag gingen, is iHUB, een organisatie die jeugdzorg, speciaal onderwijs en jeugd-ggz biedt. Omdat de organisatie zo breed en divers is, zijn er veel verschillende softwareapplicaties in gebruik. Er is een grote behoefte aan sturing op basis van gecombineerde data die verspreid staat over meerdere applicaties. Derkje: “Zij hebben een informatieanalist in dienst die al veel voorwerk had gedaan. Hij had circa twintig KPI’s geformuleerd waar iHUB op wil gaan sturen. Hij had ook al uitgezocht welke data nodig zijn om dat inzicht te verschaffen. Wij hebben meegedacht over welke mensen wat gaan doen met de stuurinformatie en wat dat dan betekent voor hoe je die informatie weergeeft. Want een locatiemanager wil andere gegevens zien dan een behandelaar of manager bedrijfsvoering.” Toen dit helder was, kon de data worden ingeladen in het dataplatform van 6Gorilla’s, zodat de data gestructureerd en gestandaardiseerd kon worden.
Pas daarna kon het team beginnen met het bouwen van de dashboards. Doris: “Op basis van de eerste inventarisatie gaan we de diepte in. We merken dat opdrachtgevers in hun hoofd vaak al een idee hebben van wat ze willen zien, maar als we doorvragen blijkt dat verschillende mensen verschillende verwachtingen hebben. Het komt ook regelmatig voor dat ze data registreren op een andere manier dan hoe we die vooraf bedacht hebben. Dan moeten we dus een andere oplossing bedenken of de views zo aanpassen dat het dashboard wel de juiste data samenbrengt. Ook kan het zijn dat de brondata onvolledig is, waardoor er eerst een datakwaliteitsproject moet worden gestart.”
Onderbuikgevoel kwantificeren
Datagedreven werken levert verschillende voordelen op. Anders dan wat je weleens in de ICT-vakmedia leest, leidt het zelden tot volledig nieuwe inzichten, zegt Lilian. “Het is negen van de tien keer zo dat de data een bepaald onderbuikgevoel bevestigen. Ze helpen om een gevoel te kwantificeren. In plaats van ‘ik heb het idee dat de wachtlijst langer wordt’ kun je zeggen: voor deze vorm van zorg is de wachtlijst nu zoveel weken en voor deze vorm van zorg zoveel weken. Je kunt veel preciezer de vinger op de zere plek leggen en daardoor ook beter en gedetailleerder onderbouwen waardoor dat komt.”
Sommige dashboards geven ook feedback op de manier van werken, denk bijvoorbeeld aan een dashboard over declaratiefouten en niet gedeclareerde zorg. “Je kunt in een dashboard redenen inzichtelijk maken waarom bepaalde zorg niet kon worden gedeclareerd. Zo geef je gerichte feedback op basis waarvan een zorgorganisatie zijn processen kan verbeteren”, zegt Lilian. “Zo’n KPI gaat dan echt leven en mensen gaan hun best doen om de fouten te reduceren.”
Een dashboard moet aanzetten tot actie: dit loopt niet goed, hier moet ik iets aan doen
En het wordt nog interessanter als dashboards ook een voorspellende functie hebben. Op basis van de status van de huidige behandeltrajecten en de indicaties van cliënten op de wachtlijst, kun je bijvoorbeeld voorspellen welke zorg je over een halfjaar levert. Zo kun je beter anticiperen op wat komen gaat. De voordelen liggen dus op diverse vlakken. Derkje concludeert dan ook: “Het ontwikkelen van dashboards vraagt natuurlijk een initiële investering. Maar het is in deze tijd van krapte op de arbeidsmarkt echt zonde dat medewerkers handmatig Excellijstjes moeten maken, terwijl wij je kunnen helpen de data vanuit de verschillende systemen te combineren en inzichtelijk te maken. Uiteindelijk verdien je de investering ook terug. Die kans moet je niet laten lopen.”
Dit artikel stond ook in het Zorgverslimmers magazine 2023, dat bomvol innovatieve oplossingen en ideeën staat. Heb je het magazine gemist? Vraag het dan gratis aan en ontvang het digitaal of per post.
Magazine aanvragenNeem contact op
Personeelstekort in de zorg
Personeel behouden in de zorg? Luister naar je ZZP-ers!
Vincent werkt sinds 2021 bij Tenzinger als Business Consultant en heeft een achtergrond in Gezondheidswetenschappen en Strategisch Human Resource Management. Hij houdt zich graag bezig met de zin en onzin van werken in de zorg.
Zeg je zorg, dan zeg je personeelstekort. Het gaat de afgelopen jaren over bijna niets anders. Hoge administratieve lasten, weinig handen aan het bed, vakantieroosters die niet rond te krijgen zijn en jongeren die steeds langer moeten wachten op toegang tot jeugdzorg. Tijdens, maar ook in de nasleep van de coronacrisis, werden we nog eens extra pijnlijk met de neus op de schrijnende feiten gedrukt: de zorg loopt op haar tandvlees.
Zorgorganisaties staan dan ook te springen om nieuwe collega’s, terwijl nieuwsberichten over de zorg een steeds onaantrekkelijker beeld schetsen van hoe het is om er te werken. Minder mensen betekent meer werkdruk, en meer werkdruk betekent vervolgens weer – je raadt het al – minder mensen. Dit is een vicieuze cirkel die zo snel mogelijk moet worden doorbroken.
Willen we dit blijvend oplossen, dan moeten we in de zorg extra goed luisteren naar de mensen die hun baan opzeggen. Bijna een kwart van de zorgprofessionals die hun baan in de zorg opzeggen, verlaat namelijk óók de sector. En dan hebben we het nog niet eens over de zorgmedewerkers die hun baan in dienstverband opzeggen, om vervolgens als ZZP-er weer in de zorg aan de slag te gaan.
Maar zit daar niet juist een verband? Want de redenen waarom zorgprofessionals de zorgsector verlaten, vertonen bijzonder veel overeenkomsten met de redenen waarom een toenemend aantal mensen kiest om als ZZP-er in de zorg te beginnen. Zo zeggen zorgprofessionals in dienstverband hun baan het vaakst op vanwege te hoge werkdruk, maar ook vanwege de druk om uren te verantwoorden. De beweegredenen om als ZZP-er in de zorg te starten, zijn onder andere een betere werk-privé balans (flexibiliteit) en meer autonomie in het eigen werk.
Luister goed naar de beweegredenen om ZZP-er te worden en leer daarvan.
Zorgorganisaties beklagen zich vaak over het toenemende aantal ZZP-ers. Zo zouden ze teveel macht hebben en bijvoorbeeld bij de dienstverdeling ‘de krenten uit de pap vissen’, waardoor vaste medewerkers de minder populaire diensten krijgen. Dit zijn inderdaad lastige praktische dilemma’s. Maar: erger je je alleen aan dit fenomeen, dan sla je de plank mis. Voor velen is het ZZP-schap namelijk de énige vorm om in de zorg te kunnen blijven werken. Van die behoefte aan flexibiliteit en autonomie moet de zorgsector in zijn geheel leren. Gebeurt dat niet, dan zal deze trend alléén maar groeien, zeker bij de jongere generatie. Want vooral de twintigers en dertigers van nu leven niet meer om te werken, maar werken om te leven.
De twintigers en dertigers van nu leven niet meer om te werken, maar werken om te leven.
Moeten we het ZZP-ers dan helemaal naar de zin maken? Integendeel, de focus moet liggen op het tevreden stellen van je huidige medewerkers, zodat vertrekken (of het ZZP-schap) niet eens in ze opkomt. Het ZZP-schap is in mijn optiek niets anders dan een roep om verandering. Luister daarom extra goed naar je vertrekkende medewerkers, dan weet je waar de belangrijkste problemen zitten die om een oplossing vragen. Ongetwijfeld zul je dan ook horen dat de administratieve lasten moeten worden verminderd, en daarvoor kun je ons dan weer bellen 😉
Zo behoud je young professionals in de zorg
Luister ook de aflevering van Tenzinger Talk waarin Vincent vertelt hoe je young professionals kunt behouden in de sector.
Heb je een vraag?